Bài giảng Nhập môn về kỹ thuật - Chương 4: Quản lý dự án

Nhập môn về kỹ thuật

1

Chương 4

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nhập môn về kỹ thuật

MỤC ĐÍCH CỦA CHƯƠNG

• Sinh viên hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc và

công cụ sử dụng trong quản lý dự án.

• Giúp sinh viên nâng cao khả năng làm việc hiệu

quả trong một nhóm thực hiện dự án, hoặc trong

vai trò người quản lý dự án.

• Cải thiện kỹ năng giao tiếp của sinh viên thông qua

thảo luận, báo cáo và thuyết trình đồ án.

• Sinh viên có khả năng sử dụng các phần mềm như

Excel, Microsoft Project…để lập kế hoạch thực hiện

một dự án đã cho (đồ án môn học).

3-3

NỘI DUNG

4.1. Giới thiệu chung

4.2. Lập kế hoạch thực hiện dự án

4.3. Các công cụ quản lý dự án

3-4

4.1 Giới thiệu

• Dự án là gì?

– Dự án là một tập hợp các hoạt động được phối hợp

thống nhất, với các điểm bắt đầu và kết thúc xác

định, được tiến hành bởi một cá nhân hay tổ chức

nhằm đáp ứng các mục tiêu cụ thể trong vòng lịch

trình, chi phí, và các thông số hiệu quả qui định.

(BS 6079-1 “Guide to Project Management”)

– Một dự án không phải là một phần công việc bình

thường hàng ngày. Đây là công việc có tính nhất thời

và đặc biệt “nó có sự bắt đầu và kết thúc”.

– Một dự án tiêu tốn các nguồn lực như con người,

tiền bạc, vật liệu, và thời gian…tất cả đều có giới hạn.

3-5

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là khoa học (hay nghệ thuật) tổ

chức thực hiện các thành phần (nhiệm vụ) của

một dự án.

 Là tập hợp các nguyên tắc, phương pháp, và

kỹ thuật nhằm lập kế hoạch hiệu quả cho công

việc được định hướng mục tiêu.

3-6

Quản lý dự án là gì?

• Là phương pháp tổ chức và thực hiện các

nhiệm vụ

• Là khung cấu trúc nhằm trợ giúp một nhóm

làm việc hiệu quả

• Là các công cụ để trợ giúp thiết lập trình tự

thực hiện các công việc, phân tích mối liên

quan, các nguồn lực, xây dựng kế hoạch etc.

• Là công cụ theo dõi tiến độ dự án.

3-7

Các mảng của quản lý dự án

3-8

Các yêu cầu kỹ năng quản lý dự án hiệu quả

• Tính sáng tạo và linh hoạt

• Khả năng điều chỉnh để thay đổi

• Lập kế hoạch tốt

• Thương lượng

• Giải quyết xung đột

– win-win versus win-lose

3-9

Một dự án được thực hiện thành công, tức là:

1. Dự án phải được hoàn thành đúng thời hạn;

2. Dự án phải được thực hiện trong chi phí ngân

sách;

3. Dự án phải đáp ứng các yêu cầu chất lượng

theo quy định.

Các mục tiêu trên được thể hiện bởi tam giác quản

lý dự án: Mục tiêu - Kế hoạch - Nguồn lực

3-10

4.2. Lập kế hoạch dự á n

4.2.1. Tại sao cần phải lập kế hoạch dự án

và quản lý dự án?

• Lập kế hoạch dự án tốt là một trong những yếu tố quan

trọng nhất góp phần cho sự thành công của dự án và

của nhóm.

• Các dự án kỹ thuật thường phức tạp, yêu cầu nhiều

nhiệm vụ khác nhau được hoàn thành bởi những con

người khác nhau tại những thời điểm khác nhau. Các

nhiệm vụ này cần phải đồng hành với nhau đến tận

cùng và đáp ứng thời hạn cho trước và nhu cầu khách

hàng.

• Do đó dự án cần phải được tổ chức và tiến hành thực

hiện một cách có hệ thống nhằm đảm bảo sự thành

công.

3-11

4.2.2 Các câu hỏi cần thiết cho quá

trình lập kế hoạch:

• Việc đầu tiên mà nhóm thực hiện dự án nên làm là gì?

• Việc tiếp theo là gì?

• Dự án này cần bao nhiêu người để hoàn thành?

• Để hoàn thành dự án này, bạn cần cung cấp những

vật tư gì?

• Bạn dự kiến dự án sẽ diễn ra trong khoảng thời gian

bao lâu?

• Khi nào thì nhóm của bạn sẽ hoàn thành dự án?

• Làm sao bạn biết là nhóm của bạn đã hoàn thành dự

án?

3-12

4.2.3 Các bước tiến hành khi lập kế hoạch

dự án (1)

• Xác định mục tiêu dự án (xuất phát từ việc

phân tích các yêu cầu đặt ra).

• Xác định các nhiệm vụ của dự án.

• Xác định các mốc thời gian phải hoàn

thành một nhiệm vụ nào đó.

3-13

4.2.3 Các bước tiến hành khi lập kế

hoạch dự án (2)

• Đánh giá thời gian thực hiện (timelines)

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ.

• Lập tiến trình thực hiện (biểu đồ Gantt,

Pert…)

• Xác định chi phí nguồn lực (con người, tiền,

nguyên vật liệu)

• Theo dõi và giám sát thực hiện dự án.

3-14

Xây dựng điều lệ dự án

• Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch dự án là

xây dựng Điều lệ dự án.

• Điều lệ dự án là một bản tóm tắt dự án

• Các yếu tố trong điều lệ bao gồm :

– Kết quả cần đạt được? Thời gian thực hiện?

– Thông tin kế hoạch:

• Các nhiệm vụ và thời gian cần thiết để thực hiện

• Các mốc thời gian

• Nhóm dự án và vai trò của các thành viên

3-15

Xác định mục tiêu của dự án

• Phác thảo (outline) các mục tiêu cần đạt

được của dự án.

• Mô tả các kết quả cuối cùng của dự án và

ảnh hưởng của nó đến tổ chức thực hiện

dự án.

3-16

Xác định các nhiệm vụ

• Để việc lập kế hoạch đạt hiệu quả cao thì các nhiệm

vụ cần phải được định nghĩa chi tiết, dễ hiểu.

• Ví dụ:

Lập kế hoạch

– Hình thành ý tưởng

– Thiết kế

– Chế tạo

– Giao hàng…

• Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và trình tự

tiến hành

• Mối quan hệ giữa các nhóm nhiệm vụ

3-17

Xác định các mốc thời gian

•Mốc thời gian mà cá c nhiệm vụ phải hoàn

thành.

•Quá trì nh thực hiện dự á n cần được giá m

sá t

•Thời gian hoàn thành cá c cô ng đoạn của

dự á n

3-18

Xác định thời gian

•Xá c định thời gian cần thiết để

hoàn thành cá c nhiệm vụ.

•Đối với sinh viên, có thể chia cô ng

việc theo đơn vị tuần.

•Nên chia cá c nhiệm vụ thành

những giai đoạn ngắn.

•Hã y trung thành với thời gian mà

bạn đã xá c định.

3-19

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ

• Xác định các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ

và thứ tự của các nhiệm vụ.

• Nhóm các nhiệm vụ.

• Để tổ chức tốt các nhiệm vụ bạn có thể sử

dụng các công cụ như: biểu đồ Gantt, PERT

3-20