Bài giảng Nhập môn về kỹ thuật - Chương 6: Kỹ năng viết

CHƯƠNG 6: KỸ NĂNG VIẾT

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Giúp người học hiểu và biết:

•

Cách viết các bài báo cáo

Cách viết thư tín trong kinh doanh

Cách viết Dự án, Đề án,

6.1 Viết và sự cần thiết phải viết tốt

6.2 Cách viết thư tín trong kinh doanh

6.2.1 Thư tín và tầm quan trọng của nó trong kinh doanh

6.2.2 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh

6.2.3 Cách viết thư có hiệu quả, chiên thuật GIRO

6.2.4 Cách chọn từ ngữ, văn phong phù hợp, nguyên tắc STARS

6.2.5 Cách trình bày thư tín trong kinh doanh

6.3 Cách viết các báo cáo, đề án, dự án

6.3.1 Báo cáo và sự cần thiết phải có kỹ năng viết báo cáo

6.3.2 Quy trình viết đề án (The Proposal Writing Process)- Quy

trình 8 bước

a Bước 1 - Phân tích yêu cầu đối với đề án

b Bước 2 - Tiến hành nghiên cứu

c Bước 3 - Lập đề cương (KHXH)/ Thiết kế mẫu thử

(KHKT)

d Bước 4 - Tập trung vào những điểm mấu chốt

e Bước 5 - Sắp xếp những thông tin có được

f Bước 6 - Viết Dự án / Đề án

g Bước 7 - Làm cho ngắn gọn, thân thiện hơn

h Bước 8 - Làm cho súc tích, hấp dẫn hơn

6.4 Viết các tài liệu hướng dẫn

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

• Viết – theo nghĩa đen là tạo thành chữ bằng những nét vạch

tạo ra

• Viết là dùng chữ để nói lên ý kiến của mình trên giấy, trên

máy hay trên màn hình… để người đọc hiểu được mình muốn

gì ? Cần gì ?

• Sản phẩm viết là văn. Văn chính là người (Văn học là nhân

học).

• Đọc một bài viết, bài văn, bài báo, một bức thư, một bản báo

cáo hay một kế hoach , một thông báo hay một bản hướng

dẫn…người ta có thể hình dung ra người viết là người như thế

nào?, trình độ ra sao?, những điều được viết ra đây có đáng tin

cậy không?

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.1 Kỹ năng viết tốt sẽ giúp ta có được cảm tình của cấp trên,

của người có quyền tiếp nhận và sắp xếp công việc cho ta.

•Lần đầu cầm bài viết của bạn (một lá đơn xin xiệc, một tờ trình bày

nguyện vọng, một bản báo cáo hay một bức thư…), nếu thấy nó được

viết, hoặc được in ra trên một tờ giấy phẳng phiu, sạch sẽ, trình bày

sáng sủa, trang trọng, đúng quy cách, người đọc sẽ cảm thấy hài lòng

và cho rằng bạn là người cẩn thận, lịch sự, có lòng tự trọng và biết tôn

trọng người khác, vì vậy, bạn xứng đáng được tôn trọng, được quan

tâm, trọng dụng.

•Nếu bài viết được trình bày băng ngôn ngữ thích hợp, cách hành văn

trong sáng, trau chuốt, bài viết không phạm các lỗi chính tả, ngữ

pháp…, người đọc sẽ đánh giá bạn là người có trình độ, có văn hóa, và

có khả năng giao tiếp tốt.

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.1 Kỹ năng viết tốt sẽ giúp ta có được cảm tình của cấp trên,

của người có quyền tiếp nhận và sắp xếp công việc cho ta (tt).

• Nếu thông tin trong bài viết được sắp xếp tốt, bài viết bố cục

chặt chẽ, hợp lý, khoa học, người đọc sẽ cho rằng bạn là người có

đầu óc, có khả năng và có tài tổ chức.

• Với tất cả các khả năng nêu trên, bạn đã làm cho người đọc (ở

đây là nhà tuyển dung, hay thủ trưởng, cấp trên của bạn) hài lòng

và có cảm tình với bạn, tất nhiên bạn sẽ được tuyển dụng, hoặc

được trọng dụng và có thể được thăng tiến.

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.2 Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh.

• Trong các cuộc thi tuyển càng ngày người ta càng quan tâm nhiều

hơn đến kỹ năng giao tiếp nói chung, và kỹ năng viết nói riêng của

người tham gia.

• Một ý tưởng dù rất hay, rất mới, rất hấp dẫn, nhưng nếu được

trình bày không tốt, rối ren, mù mịt, thì người đọc không hiểu được ý

kiến của tác giả. Đương nhiên bài viết đó sẽ bị đánh gía thấp, có nguy

cơ bị loại.

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.3 Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và giữ được khách

hàng.

• Khi giao dịch, các doanh nghiệp thường dùng Thư thương mại.

• Thư thương mại là cầu nối tổ chức với thế giới bên ngoài.

Những bức thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch

lạc, với những luận cứ có sức thuyết phục sẽ có khả năng giúp tổ

chức giữ được những khách hàng cũ, tạo lập những đồng minh

chiến lược và thu hút được những khách hàng mới

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.4 Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp

bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong các trường

hợp sau (tt):

• Thông tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng trong tương

lai (các Báo cáo, các Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Biên bản…)

• Thông tin (các Hợp đồng, Bản ghi nhớ, Thỏa thuận, Thư thương

mại, Bản Hướng dẫn…) cần lưu giữ để làm căn cứ sau này.

• Thông tin cần được kiểm soát chính xác ngày giờ, địa điểm nhận

được thông tin (Thông báo, Tài liệu hướng dẫn…)

• Các Thông tin cần giữ bí mật (Các số liệu, tài liệu cơ mật…)

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.4 Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp

bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong các trường

hợp sau (tt):

Nên nhớ rằng: Những gì bạn viết ra là hình ảnh của chính bạn,

Nguyên tắc 7C

•Clear,

•Concise,

•Correct,

•Complete,

•Consistency,

•Courteous,

•Cautious

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.4 Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp

bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong các trường

hợp sau (tt):

Một bài viết hoàn chỉnh bao giờ cũng có 3 phần:

•Phần I, Mở đầu: Nêu vấn đề, xác định mục đích, lý do viết bài, các

vấn đề cần giải quyết.

•Phần II, Thân bài: Trình bày, giải quyết những vấn đề nêu ở Phần I.

Nêu luận cứ, số liệu để chứng minh, bình luận…

•Phần III, Kết luận: Tóm tắt những điểm trình bày ở Phần II, trả lời

cho những câu hỏi ở Phần I.

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.4 Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp

bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong các trường

hợp sau (tt):

5 bước để có một bài viết tốt:

•Phân tích người đọc / người sử dụng bài viết : Ai hoặc là

những ai, họ là người như thế nào ? Mục tiêu họ đến với bài

viết này ?, Họ cần gì, muốn gì ở bài viết ?, Bài viết có thể giúp

ích được gì cho họ ?...

•Xác định rõ mục tiêu bài viết ( Viết cho ai ?, Viết để làm gì ?,

Vì sao phải viết ?...) để hình thành mục tiêu bài viết, trên cơ sở

đó xác định chiến lược, cách thức trình bày bài viết.

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.4 Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp

bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong các trường

hợp sau (tt):

5 bước để có một bài viết tốt (tt):

•Phác thảo bài viết : Thu thập tài liệu, số liệu, minh chứng. Phác

thảo Đề cương bài viết ( Đề cương sơ bộ, Đề cương chi tiết chính

thức). Viết bản thảo ( có thể viết đi viết lại cho đến khi tự cảm

thấy hài lòng).

•Rà soát, kiểm tra, hoàn chỉnh bản thảo :. Có thể nhờ người có

kinh nghiệm hoặc có trình độ cao hơn đọc bản thảo để đóng góp ý

kiến. Chỉnh lý, sửa chữa, hoàn thiện lại bài viết.

6.1 VIẾT VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI VIẾT TỐT

6.1.4 Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp

bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong các trường

hợp sau (tt):

5 bước để có một bài viết tốt (tt):

• Hoàn tất bài viết, in ấn, phát hành bài viết, gởi đến người

đọc: Sau khi đã hoàn thiện bài viết, có thể đánh máy, trình bày,

dàn trang... Bài viết có thể in ra giấy khổ A4, một mặt, cỡ chữ

theo quy định của nhà nước là font Time New Roman Unicode

size 13 hay 14, cách dòng 1,5 (giới tin học gọi là bản Hard copy).

Việc gởi đến người đọc Có thể gứi dưới dạng file văn bản dạng

tex hay pdf (gọi là bản Short copy). Cần chú ý là hiện nay các

văn bản hành chính chỉ được coi là hợp lệ nếu theo đúng quy định

của loại văn bản tương ứng, có chữ ký của người chịu trách

nhiệm pháp lý và con dấu của Cơ quan, Đơn vị ban hành văn bản

này.

6.2 CÁCH VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

6.2.1 Thư tín trong kinh doanh và tầm quan trọng của nó:

• Thư là giấy của một người gởi cho một người khác để nói lên ý

kiến hay tình cảm của mình

• Nếu bạn có khả năng viết thư tín tốt, chắc chắn nó sẽ mang lại

rất nhiều lợi ích cho công ty và cho chính bản thân bạn

• “Một bức thư tốt có thể giúp bạn có được vị trí làm việc ưng ý,

giúp bạn thoát những cạm bẫy đen tối, mang lại tiền bạc, của cải cho

bạn. Và thật là dại dột, nếu ai đó tự vứt đi cơ hội của mình chỉ vì đã

viết một bức thư khiến người đọc quay lưng lại với họ” (Malcolm

Forbes, Chủ tịch và Tổng Biên tập Tạp chí Forbes)

6.2 CÁCH VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

6.2.2 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh:

Quy trình viết thư tín 5D:

Bước 1: Determing the End and the Means – Xác định mục đích và

cách đạt được mục đích

Bước 2: Defining the Reader and the Situation -Xác định người đọc

và bối cảnh liên quan

Bước 3: Developing the Message – Viết phác thảo bức thư

Bước 4: Detecting Dificiencies – Kiểm tra, phát hiện những sai sót,

sửa chữa

Bước 5: Distributing the Message - Phát hành bức thư

6.2 CÁCH VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

6.2.2 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh (tt):

Quy trình viết thư tín 5D:

a. Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được mục đích:

• Cần phải xác định rõ: viết văn bản này để làm gì? hay vì sao phải

viết nó? Có thể một văn bản có nhiều mục đích thì cũng cần xác

định rõ thứ tự mục đích ưu tiên.

• Khi đã xác định rõ được mục đích thì sẽ dễ dàng lựa chọn thể

loại thư, giọng văn, mạch văn và phương tiện thể hiện thích hợp.

6.2 CÁCH VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

6.2.2 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh (tt):

Quy trình viết thư tín 5D:

b. Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh liên quan:

• Người đọc là ai, hoặc là những ai?

• Trình độ văn hóa, ngoại ngữ, học vấn, chính trị... ?

• Đặc biệt, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực sẽ

đề cập ?

• Những mối quan tâm của họ đến lĩnh vực này ?

• Ta mong muốn gì từ người đọc, sau khi họ đọc xong văn bản này ?

6.2 CÁCH VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH

6.2.2 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh (tt):

Quy trình viết thư tín 5D:

c. Bước 3: Viết phác thảo bức thư: gồm 3 phần :

•Phần mở đầu - Đặt vấn đề, nêu rõ mục đích, lý do viết thư, nêu các

câu hỏi mà mình mong muốn người đọc giải đáp.

•Phần thân bài – Dùng những lập luận, lý lẽ, số liệu, tài liệu, sự kiện,

hiện tượng… để minh họa, chứng minh cho những luận cứ, vấn đề...

nhằm thuyết phục người đọc làm theo ý mình. Có thể dùng chiến

thuật GIRO (Gaining attention, Increasing desire, Reducing

resistance, Orchestrating action)

•Phần kết luận - Tóm tắt những phần đã trình bày, nhấn mạnh những

ý chính, những vấn đề mong muốn được giải đáp, cám ơn, hứa hẹn,

cam kết, kính chào…