Chuyên đề Lập kế hoạch trong hoạt động thư viện

BÁO CÁO

SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

LẬP KẾ HOẠCH

TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

TP. HỒ CHÍ MINH - Tháng 12/2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

********

BÁO CÁO

SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

LẬP KẾ HOẠCH

TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – Tháng 12/2018

LỜI NÓI ĐẦU

Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh có quá

trình hình thành và phát triển lâu dài, trong 57 năm qua (05/10/1962 -

05/10/2018). Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

là cơ sở đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giáo viên dạy nghề, giáo viên dạy

kỹ thuật; Trường còn là nơi đào tạo kỹ sư công nghệ cung cấp nguồn

nhân lực trực tiếp cho khu vực phía Nam.

Nhu cầu về số lượng và chất lượng đội ngũ giáo viên dạy nghề

đang là một nhu cầu hết sức bức thiết. Cùng với những cải cách trong

công tác quản lý nhà nước về dạy nghề, việc củng cố các trường đào tạo

giáo viên kỹ thuật và dạy nghề đang là mối quan tâm lớn của Ðảng và

Nhà nước hiện nay.

Ðể làm tốt những chức năng nhiệm vụ được giao; cán bộ, viên

chức và sinh viên của Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí

Minh đang đem hết khả năng và nhiệt tình của mình để giữ vững vị trí

đầu ngành trong hệ thống sư phạm kỹ thuật và phấn đấu trở thành trường

đại học trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, ngang tầm

với các trường đại học uy tín trong khu vực Đông Nam Á.

Thực hiện mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất

lượng năm học 2018 - 2019 cùng với chủ đề năm học: “Sáng tạo thông

qua học theo dự án - Innovation through Project – Based Learning”

Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ thư viện bằng

việc triển khai tổ chức sinh chuyên đề trở thành hoạt động thường xuyên

nhằm chia sẻ, học tập, giúp đỡ nhau giữa cán bộ thư viện để phát huy khả

năng sáng tạo, đóng góp sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượng

phục vụ, đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện giáo dục đại học của nhà

trường.

Thư viện ĐH SPKT TP.HCM

028.38969920

[email protected]

thuvien.hcmute.edu.vn

facebook.com/hcmute.lib

3

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................3

Phần I: LẬP KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN ........6

I. KẾ HOẠCH HÓA CÔNG TÁC THƯ VIỆN ....................................6

1. Các khái niệm ........................................................................................6

1.1. Kế hoạch .............................................................................................6

1.2. Kế hoạch hóa ......................................................................................7

2. Mục đích, ý nghĩa của kế hoạch hóa công tác thư viện.........................7

II. CÁC DẠNG KẾ HOẠCH..................................................................9

1. Kế hoạch toàn ngành .............................................................................9

2. Kế hoạch từng vùng.............................................................................10

3. Kế hoạch của từng cơ quan thư viện ...................................................10

3.1. Kế hoạch ngắn hạn............................................................................10

3.2. Kế hoạch dài hạn ..............................................................................11

3.3. Kế hoạch đột xuất .............................................................................11

III. CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH .............................................12

IV. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ...............................12

1. Yêu cầu đối với kế hoạch ....................................................................12

2. Quy trình lập kế hoạch.........................................................................13

V. CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC

HIỆN KẾ HOẠCH ................................................................................14

1. Ý nghĩa của công tác kiểm tra, đánh giá..............................................14

2. Nội dung công tác kiểm tra, đánh giá..................................................15

3. Phương pháp kiểm tra, đánh giá quá trình và kết quả thực hiện kế

hoạch........................................................................................................16

3.1. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá.....................................16

3.1.1. Các tiêu chuẩn định tính ................................................................16

4

3.1.2. Các tiêu chuẩn định lượng.............................................................16

3.2. Triển khai kiểm tra, đánh giá............................................................17

3.3. Phân tích kết quả kiểm tra, đánh giá, xác định nguyên nhân và

thực hiện những điều chỉnh (nếu cần) .....................................................18

Phần II: GIỚI THIỆU CÁC DỊCH VỤ THƯ VIỆN HCMUTE.......19

Phần III: XÂY DỰNG THƯ VIỆN SÁCH ĐIỆN TỬ LIÊN KẾT

PHÁT HÀNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CÁCH MẠNG CÔNG

NGHIỆP 4.0............................................................................................22

Phần IV: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC HIỆU QUẢ CÁC CƠ SỞ

DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 4.0 .......27

TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................37

5

Phần I

LẬP KẾ HOẠCH

TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN

I.

KẾ HOẠCH HÓA CÔNG TÁC THƯ VIỆN

1.

Các khái niệm

1.1. Kế hoạch

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp

theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh

sách, sơ đồ, bảng bỉểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia

thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực,

ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển

khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra.

Thông thường kế hoạch được hiểu như là một khoảng thời gian cho

những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục

tiêu. Nói đến kế hoạch là nói đến những người vạch ra mà không làm

nhưng họ góp phần vào kết quả đạt được như bản kế hoạch đề ra.

Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không

chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh

bạch hoặc bí mật (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối

ngoại hay tội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế

hoạch kinh doanh, làm ăn, tài chính...). Kế hoạch chính thức được phổ

biến và áp dụng cho nhiều người, có khả năng xảy ra trong các dự án. Ví

dụ như: Ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao,

trò chơi hoặc trong việc tiến hành kinh doanh khác.

6

1.2. Kế hoạch hóa

Từ điển Tiếng Việt (Hoàng Phê ch.b, 2010) định nghĩa, kế hoạch

hóa là “làm cho phát triển một cách có kế hoạch (thường là trên quy mô

lớn)”. Hiểu theo nghĩa khái quát nhất, kế hoạch hóa là một trong hoạt

động được thực hiện bởi một cơ quan, tổ chức, bao gồm các quá trình:

- Lập kế hoạch.

- Thực hiện kế hoạch.

- Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch.

Trong đó, việc lập kế hoạch được xem là khâu quan trọng nhất. Lập

kế hoạch được hiểu là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các

phương thức để đạt được mục tiêu đó. Lập kế hoạch là chức năng đầu

tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo

và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà

quản lý bởi nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành

động trong tương lai. Muốn quản lý hiệu quả phải lập kế hoạch một cách

sát thực, hiệu quả vì việc lập kế hoạch giúp nhà quản lý đảm bảo làm

đúng việc, đúng mục tiêu.

- Kế hoạch hóa công tác thư viện là một trong bốn chức năng quản

lý thư viện, được thực hiện ở nhiều quy mô khác nhau (toàn ngành, từng

vùng, từng cơ quan thư viện), bao gồm các quá trình lập kế hoạch, triển

khai thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch.

2.

Mục đích, ý nghĩa của kế hoạch hóa công tác thư viện

Kế hoạch được xem là đòn bẩy quan trọng để nâng cao hiệu suất

lao động, thúc đẩy tính tự nguyện, tự giác trong lao động. Kế hoạch thể

hiện sự tính toán khoa học trên cơ sở thực tế nhằm đưa ra các nhiệm vụ

để phấn đấu thực hiện.

Trong lĩnh vực thư viện, kế hoạch hóa được thực hiện nhằm làm

cho hoạt động thư viện được triển khai một cách có kế hoạch, phát triển

7

mạng lưới thư viện rộng khắp, phục vụ cho mọi tầng lớp nhân dân, đáp

ứng nhu cầu của người sử dụng.

Ở tầm vĩ mô, kế hoạch hóa trong công tác thư viện là một trong

những công cụ thiết yếu để nhà nước thực hiện vai trò điều tiết và tạo

điều kiện phát triển sự nghiệp thư viện từng vùng, trên cả nước. Trên

bình diện này, kế hoạch giúp tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các

cơ quan thư viện, mang lại hiệu quả hoạt động của từng thư viện nói

riêng và cả sự nghiệp thư viện nói chung.

Ở phạm vi từng cơ quan thư viện, lập kế hoạch là khâu đầu tiên của

quá trình quản lý hoạt động thư viện và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động

thư viện có hiệu quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Kế hoạch vì vậy có vai

trò lớn đối với từng cơ quan thư viện:

- Kế hoạch là công cụ tạo điều kiện cho việc phối hợp hoạt động

thư viện. Lập kế hoạch cho phép thư viện xác định mục tiêu và cách thức

đạt được mục tiêu đó.

- Lập kế hoạch giúp làm giảm tính bất định của cơ quan thư viện.

Các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động

của thư viện không tĩnh tại mà thưòng xuyên biến đổi dưới tác động của

sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội. Chính vì vậy, việc lập kế hoạch là

một yêu cầu tất yếu đối với thư viện, giúp những người làm lãnh đạo,

quản lý dự đoán được những thay đổi trong nội bộ thư viện cũng như môi

trường bên ngoài và cân nhắc những ảnh hưởng của chúng nhằm đưa ra

những giải pháp phù hợp để thư viện tiếp tục phát triển.

- Lập kế hoạch giúp giảm sự chồng chéo và lãng phí nguồn lực của

thư viện. Khi đã lập kế hoạch, những mục tiêu cũng được lựa chọn, nhờ

vậy, các nguồn lực của thư viện được sử dụng một cách có hiệu quả,

giảm thiểu được chi phí và tăng hiệu suất, hiệu quả hoạt động.

8

- Lập kế hoạch cũng đồng thời thiết lập nên những tiêu chuẩn giúp

tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động.

II. CÁC DẠNG KẾ HOẠCH

Thông thường, trên các quy mô khác nhau, có các dạng kế hoạch

công tác thư viện chủ yếu sau:

1.

Kế hoạch toàn ngành:

Kế hoạch toàn ngành là loại kế hoạch vĩ mô do Bộ Văn hóa, Thể

thao và Du lịch lập. Kế hoạch này thường đề cập đến vấn đề phát triển sự

nghiệp thư viện trên cả nước (tổ chức mạng lưới, hệ thống thư viện,

nguồn lực của các mạng lưới, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực,...).

Quyết định 178/CP ngày 16/9/1970 của Hội đồng Chính phủ về

công tác thư viện đã cho thấy kế hoạch phát triền mạng lưới thư viện ở

Việt Nam trong giai đoạn đó như sau: “Củng cố các thư viện khoa học,

đồng thời phát triển rộng rãi các thư viện phổ thông theo quy mô thích

hợp với khả năng kinh tế của chúng, nhằm đáp ứng nhu cầu văn hóa của

quần chúng, tăng cường nghiên cứu lý luận thư viện học, cung cấp một

cách có kế hoạch sách báo, cơ sở vật chất, kỹ thuật cho thư viện”. Đến

năm 1971, Bộ Văn hóa Thông tin ban hành Thông tư số 30-VH/TT

Hướng dẫn thi hành Quyết định số 178/CP của Hội đồng Chính phủ về

công tác thư viện, trong đó chỉ rõ phương hướng phát triển đến sự nghiệp

thư viện, phân chia thư viện Việt Nam thành hai hệ thống với những quy

định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và phương thức

hoạt động, quy định công tác bổ sung sách báo và tăng cường cơ sở vật

chất kỹ thuật cho thư viện. Từ khi có Quyết định và Thông tư này, hoạt

động thư viện ở Việt Nam đã được định hướng rõ ràng và đạt được

những tiến bộ đáng kể.

Trong thời gian gần đây, Chính phủ và trực tiếp là Bộ Văn hóa Thể

thao và Du lịch đã ban hành nhiều kế hoạch phát triển văn hóa nói chung

9

và công tác thư viện nói riêng. Tiêu biểu có thể kể đến như Quyết định số

581/QĐ-Ttg ngày 06/5/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt

Chiến lược phát triển văn hóa đến năm 2020 (phần thư viện), Quyết định

số 10/2007/QĐ- BVHTT ngày 04/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa -

Thông tin phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến

2010 và định hướng đến 2020,…

2.

Kế hoạch từng vùng

Kế hoạch từng vùng là loại kế hoạch phát triển mạng lưới thư viện

của một tỉnh hoặc một vùng nhất định. Kế hoạch này do Sở Văn hóa Thể

thao và Du lịch tham mưu, trình ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Kế

hoạch này thường đi sâu vào điều chỉnh, phân bố mạng lưới thư viện

trong tỉnh hoặc tổ chức phối hợp hoạt động giữa các thư việh trong tỉnh

theo ngành dọc.

3.

Kế hoạch của từng cơ quan thư viện

Trong khuôn khổ chuyên đề này, kế hoạch của từng cơ quan thư

viện được tập trung nghiên cứu bởi đây là dạng kế hoạch mà cơ quan thư

viện nàọ cũng phải triển khai tổng thể từ khâu lập kế hoạch, triển khai

thực hiện cho đến việc kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch.

Dựa theo Kế hoạch của mỗi cơ quan thư viện được chia thành các loại

sau:

3.1. Kế hoạch ngắn hạn

Kế hoạch ngắn hạn bao gồm: kế hoạch công tác năm, quý, tháng.

Trong đó:

- Kế hoạch công tác năm: bao gồm tổng quát các định hướng, các

nhiệm vụ, chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực của công

tác thư viện, Các phân công việc ghi trong kế hoạch của cơ quan phải

định rõ cho đơm vị nào chịu trách nhiệm thực hiện, thực hiện trong thời

gian bao lâu và với kinh phí cụ thể như thế nào. Kế hoạch này phải được

10

các bộ phận lập và được thông qua tại một cuộc họp của cấp có thẩm

quyền tại thư viện (Ban giám đốc hoặc Hội nghị cán bộ công chức của

thư viện).

- Kế hoạch công tác quỹ: bao gồm những dự án, công việc trình

lãnh đạo cấp trên phê duyệt, các công việc đã được ghi trong kế hoạch

năm của cơ quan sẽ được triển khai trong quý. Kế hoạch này được xây

dựng, chỉnh lý trên cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

của quý trước.

- Kế hoạch công tác tháng: bao gồm những dự án, chương trình,

công việc trình lãnh đạo cấp trên và các nội dung kế hoạch công tác quý

triển khai trong tháng cho cả cơ quan và cho từng bộ phận trong cơ quan.

Kế hoạch tháng được xây dựng trên cơ sở đánh giá việc thực hiện kế

hoạch của tháng trước với những điều chỉnh thích hợp.

Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các bộ phận xây dựng

kế hoạch của từng bộ phận và phê duyệt kế hoạch trước đó. Lãnh đạo các

bộ phận có trách nhiệm hướng dẫn và thông qua kế hoạch của từng cá

nhân dưới quyền.

3.2. Kế hoạch dài hạn

Kế hoạch dài hạn là kế hoạch lớn, thường kéo dài 3 năm, 5 năm

hoặc 10 năm. Kế hoạch dài hạn đề cập đến những công việc lớn, đòi hỏi

sự huy động nhiều nguồn lực như: xây dựng lại trụ sở, đào tạo tiếp tục

cho đội ngũ cán bộ,... Nếu kế hoạch ngắn hạn do cơ quan thư viện chuẩn

y thì kế hoạch dài hạn của thư viện thường do cơ quan quản lý có thẩm

quyền cấp trên phê duyệt

3.3. Kế hoạch đột xuất

Kế hoạch đột xuất là loại kế hoạch không được chuẩn bị từ trước,

do có sự đổi mới hoặc biến động nhất định trong năm, cần phải thay đổi

hoặc bổ sung vào kế hoạch cũ.

11

III. CĂN CỨ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: giúp cho

việc xây dựng nội dung kế hoạch công tác không trái Với thẩm quyền;

- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên (các chủ trương, chính

sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ);

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu

cầu của cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức;

- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới;

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc

điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác (trong

đó, chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang);

- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ

chức: ngân sách; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng

và trình độ cán bộ); định mức,... có trong khoảng thời gian thực hiện kế

hoạch.

IV. PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

1.

Yêu cầu đối với kế hoạch:

Khi xây dựng kế hoạch công tác thư viện phải đảm bảo những yêu

cầu sau:

- Tính khoa học: Lập kế hoạch là một dự tính khoa học, nghiên cứu

khuynh hướng phát triển của sự nghiệp. Các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu

chất lượng của kế hoạch là những con số được tính toán một cách cẩn

thận, có cơ sở khoa học chứ không tùy tiện. Tính khoa học của kế hoạch

còn được thể hiện ở chỗ không chỉ đưa ra mục tiêu cuối cùng mà còn

vạch ra những biện pháp để thực hiện mục tiêu ấy.

- Tính thiết thực: Những nhiệm vụ được đặt ra trong từng giai đoạn

phải luôn gắn liền với các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách

của Nhà nước và các vấn đề thực tiễn, thời sự.

12

- Tính bắt buộc: Kế hoạch phải được đưa ra thảo luận kỹ lưỡng

trước khi thông qua. Khi đã được phê duyệt, kế hoạch phải trở thành

nhiệm vụ bắt buộc đối với cơ quan đó.

- Tính cụ thể, địa phương: kế hoạch phải ngắn gọn, phù hợp với

đặc điểm địa phương.

- Tính quần chúng: kế hoạch đặt ra phải vì lợi ích của đồng đảo

quần chúng.

2.

Quy trình lập kế hoạch:

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế

hoạch. Đây là giai đoạn tìm kiếm, thu thập thông tin từ các nguồn khác

nhau, chẳng hạn như tình hình thực hiện kế hoạch trước đó của thư viện

(ưu điểm, nhược điểm, chỉ tiêu đạt, không đạt,…)

Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể và chính xác (các chỉ tiêu số

lượng như: số lượng bạn đọc, số lượt sách cho mượn, số lượt người

đến,...; các chỉ tiêu chất lượng như: lượt đọc, vòng quay, số tài liệu trung

bình tính theo đầu người,..)

Bước 3: Phân tích nguồn lực:

- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định

hiện hành của Đảng và Nhà nước, của cơ quan quản lý có thẩm quyền);

- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí,

nhân lực, phương tiện,...

- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa

xã hội, môi trường...

Bước 4: Xây dựng phương án hành động (hệ thống các hoạt động

để đạt được mục tiêu).

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch.

Bước 6: Thảo luận về dự thảo kế hoạch, thu thập ý kiến rộng rãi

trong tổ chức về dự thảo kế hoạch.

13

Bước 7: Thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.

*Nội dung của kế hoạch công tác:

Ngoài các thành phần thể thức theo quy định của từng loại kế

hoạch, bố cục nội dung của kế hoạch công tác nói chung phải bao gồm ba

phần chính sau đây:

- Phần mở đầu

+ Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa

học cho việc xây dựng kế hoạch;

+ Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn;

+ Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dụng kế hoạch;

+ Trình bày mục đích lập kế hoạch.

- Phần nội dung

+ Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và biện pháp thực hiện;

+ Các điều kiện, phương tiện thực hiện;

+ Các đối tượng được phân công thực hiện;

+ Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo

thực hiện, chế độ trách nhiệm;

+ Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen

thưởng, kỷ luật,...

- Phần kết luận

+ Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch.

+ Nêu các đề xuất, kiến nghị

V. CÔNG TÁC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC

HIỆN KẾ HOẠCH

1.

Ý nghĩa của công tác kiểm tra, đánh giá

Kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch là một yêu cầu tất

yếu của kế hoạch hóa công tác thư viện. Các yếu tố chi phối, ảnh hưởng

tới hiệu quả hoạt động thư viện luôn thay đổi dẫn đến đòi hỏi bản thân kế

14

hoạch cũng phải được điều chỉnh cho phù hợp. Việc kiểm tra, đánh giá

thường xuyên sẽ giúp phát hiện kịp thời những điểm hợp lý, chưa hợp lý

trong kế hoạch, nhận định được mức độ và giúp tìm ra giải pháp khắc

phục. Bên cạnh đó, kiểm tra, đánh; giá thường xuyên cũng là hình thức

đôn đốc, nhắc nhở mọi thành viên tập trung mọi nỗ lực để thực hiện

thành công các mục tiêu đã vạch ra trong kế hoạch.

Về mặt bản chất, kiểm tra, đánh giá luôn hiện diện trong mọi khâu

của hoạt động quản lý vận hành cơ quan, tổ chức, về mặt hình thức, kiểm

tra, đánh giá là khâu cuối cùng trong quản lý kế hoạch hóa công tác thư

viện, đồng thời cũng chính là khâu đầu tiên - khâu cung cấp thông tin cho

quá trình thực hiện xây dựng kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo. Việc kiểm

tra đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch vì vậy không chỉ có ý nghĩa

tổng kết, đánh giá lại toàn bộ hoạt động kế hoạch hóa hiện thời mà còn

có ảnh hưởng to lớn đến việc lập kế hoạch trong giai đoạn sau.

2.

Nội dung công tác kỉểm tra, đánh gỉá

Công tác Kiểm tra, đánh giá có kế hoạch nội dung chính như sau:

(1) Kiểm tra, đánh giá bản thân kế hoạch đã được hoạch định:

Công tác kiểm tra, đánh giá bản thân kế hoạch không đơn thuần chỉ trả

lời cho câu hỏi: kế hoạch có được thực hiện thành công hay không (có

đạt được các mục tiêu đề ra hay không) mà còn nhằm trả lời những câu

hỏi không kém phần quan trọng khác như: kế hoạch có còn phù hợp với

môi trường không, có cần điều chỉnh kế hoạch không (nếu cần điều chỉnh

thì điều chỉnh ở mức độ nào),…;

(2) Kiểm tra, đánh giá khâu quản lý nhằm thúc đẩy toàn bộ hệ

thống hoàn thành các mục tiêu đã đưa ra: Đây chính là việc kiểm tra,

đánh giá quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch. Cụ thể là xác định, mức

độ thực hiện các mục tiêu nhằm thúc đẩy các bộ phận trong tổ chức và

15

trong toàn hệ thống tích cực hoạt động và hoạt động hiệu quả để hoàn

thành các mục tiêu của kế hoạch.

(3) Kiểm tra, đánh giá khâu tác nghiệp nhằm xác định thành tích

của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức: Hoạt động này nhằm đánh giá

thành tích của các cá nhân, các bộ phận, các nhóm công tác. Các yếu tố

cần kiểm tra, đánh giả có thể chia thành hai nhóm lớn: nhân lực và vật

lực. Mỗi yếu tố cần được kiểm tra trên bốn phương diện: số lượng, chất

lượng, thời gian và chi phí.

3.

Phương pháp kiểm tra, đánh giá quá trình và kết quả thực hiện

kế hoạch

3.1. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá:

3.1.1. Các tiêu chuẩn định tính:

-Tính nhất quán: Kế hoạch là không nhất quán nếu có sự không

phù hợp giữa kế hoạch và cấu trúc (Kế hoạch mới nhưng cấu trúc cũ và

ngược lạị). Kế hoạch là không nhất quán nếu xảy ra trường hợp thành

công của bộ phận này dẫn đến thất bại của bộ phận khác. Kế hoạch là

không nhất quán nếu có những mục tiêu, phương pháp thực hiện không

phù hợp;

-Tính phù hợp: Mức độ phù hợp giữa kế hoạch với các đặc điểm

bên trong và bên ngoài cơ quan thư viện;

-Tính khả thi: Trong thời gian xác định, thư viện có đủ nguồn lực

cần thiết để thực hỉện kế hoạch đặt ra hay không.

3.1.2.Các tiêu chuẩn định lượng:

Đa dạng và gắn liền với lĩnh vực, nội dung được kiểm tra. Có thể

tham khảo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11774:2016 (ISO 11620) về Bộ

chỉ số đánh giá hoạt động thư viện để xác định các tiêu chuẩn định lượng

phù hợp căn cứ vào các điều kiện chủ quan và khách quan của từng cơ

quan thư viện.

16

3.2. Triển khai kiểm tra, đánh giá:

Việc kiểm tra, đánh giá quá trình và kết quả thực hiện kế hoạch

phải được cá nhân, bộ phận có chức trách kiểm tra, đánh giá thực hiện

thường xuyên liên tục, nhất quán từ khâu lập kế hoạch, triển khai thực

hiện kế hoạch cho tới hoàn thành kế hoạch.

Quá tình kiểm tra, đánh giá cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Việc kiểm tra, đánh gía phải phù hợp với đối tượng và giai đoạn

thực hiện kế hoạch.

- Việc kiểm tra, đánh giá phải linh hoạt: kiểm tra định kỳ, kiểm tra

đột xuất,…

- Việc kiểm tra, đánh giá phải được thực hiện thường xuyên, liên

tục.

- Việc kiểm tra, đánh giá phải tập trung vào những điểm thiết yếu

nhằm giảm nhẹ khối lượng công việc kiểm tra, đánh giá, tập trung giải

quyết các vấn đề cần thiết, đem lại hiệu quả cao cho công việc.

Cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện có thể dựa vào các nguồn sau

đây:

- Các bản báo cáo: Thông thường những thông tin phản hồi về kết

quả thực hiện kế hoạch bao gồm các báo cáo đến từ các bộ phận, các cá

nhân trong cơ quan thư viện theo định kỳ tháng, quý, năm.

- Các cuộc họp trực tiếp: Qua các cuộc họp định kỳ hay bất thường,

nội dung báo cáo, kiểm điểm về tình hình thực hiện thường đầy đủ và

chắc chắn hơn vì có cả ý kiến chất vấn, thẩm định cần thiết.

- Các kỹ thuật đánh giá riêng: Kiểm tra dựa trên các mạng thông tin

trong nội bộ cơ quan. Đồng thời có thể tham khảo ISO 16439 về các chỉ

số đánh giá hiệu quả hoạt động thư viện để xác định các kỹ thuật đánh

giá phù hợp.

17

3.3. Phân tích kết quả kiểm tra, đánh giá, xác định nguyên nhân và

thực hiện những điều chỉnh (nếu cần):

Trên cơ sở đánh giá các kết quả thực hiện trên, cơ quan thư viện

tiến hành xem xét, phân tích đầy đủ những nguyên nhân cụ thể của

những sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra, Sau cùng, ở

bước này, người lãnh đạo quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh hay sửa

đổi cần thiết (về mục tiêu kế hoạch, nhân sự, cơ cấu tổ chức,...), đồng

thời rút ra những bài học kinh nghiệp nhằm không ngừng nâng cao chất

lượng và hiệu quả hoạt động.

18

Phần II

GIỚI THIỆU CÁC DỊCH VỤ THƯ VIỆN HCMUTE

Đồng hành cùng độc giả trên con đường chinh phục tri thức

Nơi cung cấp nguồn lực thông tin khoa học kỹ thuật và giáo dục

phục vụ cho nhu cầu đào tạo của Nhà trường.

Cung cấp thông tin

 Nội dung phong phú

 Đa dạng loại hình

Hình thức phục vụ

 Đọc tại chỗ

 Mượn về nhà

 Cập nhật thường xuyên

 Khai thác tài nguyên số 24/24

 Các dịch vụ học tập trực tuyến

Các loại hình dịch vụ

1. Phục vụ trực tiếp tại thư viện: được hướng dẫn tận tình với hệ thống

phòng đọc và Giáo trình mở, có thể tìm đọc tài liệu dạng giấy, CD-

ROM, CSDL trực tuyến,…

2. Hỗ trợ công tác biên soạn xuất bản giáo trình và tài liệu học tập, kỷ

yếu hội thảo (phục vụ hoạt động NCKH, chương trình đào tạo giáo

dục 4.0, bổ sung hồ sơ xét các chức danh khoa học,...).

3. Thiết kế website phục vụ hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học,

hội thảo: Xây dựng template chung, Thiết lập các trang con (sub

pages), Cấp quyền và chuyển giao quyền quản trị trang con.

4. Xuất bản ky yếu hội thảo: Tư vấn, thiết kế, dàn trang, Thiết kế cac

̉

́

hinh anh, nhan hiêụ liên quan đến hôị nghi ̣(logo hôị nghi,̣ banner,

̉

̃

̀

poster…), Đăng ký và xin giấy phép xuất bản kỷ yếu, Giam sat cac

́

tai liêụ liên quan đến chương trinh như thư, thông tin hôị nghi,̣ tai

̀

liêụ tham khao,…

̉

5. Xây dựng các sản phẩm phục vụ hội thảo và các hoạt động học tập:

CD-ROM chương trình và kỷ yếu, Ứng dụng tự chạy giới thiệu tài

liệu, ghi đĩa CD- ROM, DVD, USB,…

19

6. Cung cấp thông tin theo yêu cầu (danh mục tài liệu, tài liệu chuyên

ngành, kết quả nghiên cứu khoa học, tiêu chuẩn, phát minh sáng

chế…).

7. Mô tả, tạo và chọn danh mục “Tài liệu tham khảo” cho luận văn,

luận án, đề tài nghiên cứu khoa học theo chuẩn quốc tế.

8. Chuyển dạng tài liệu (từ tài liệu dạng giấy sang file PDF, từ file PDF

sang file Word).

9. Cung cấp các thiết bị hỗ trợ cho việc học tập và nghiên cứu,...

10. Hỗ trợ, tư vấn và phối hợp với Thư viện các trường trong việc phát

triển các sản phẩm đặc thù của từng đơn vị.

Với nhiều hình thức phục vụ phong phú, thuận tiện cho người học

NGUỒN LỰC THÔNG TIN

. CSDL Giáo trình và Tài liệu . CSDL Sách tham khảo Việt

học tập

văn

. CSDL Luận văn, Luận án

. CSDL Sách tham khảo Ngoại

văn

. CSDL các bài báo khoa học (các bài báo nghiên cứu của học viên

theo chương trình đào tạo sau đại học được đăng trên các tạp chí

chuyên ngành)

Địa chỉ liên hệ:

Phòng Học Liệu Điện Tử, Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật

Tp. Hồ Chí Minh, Số 1 – Võ Văn Ngân, Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.

Điện thoại: (+84 028) 3896 9920, 3721223 (nội bộ 4 8226)

Email: [email protected]

http://thuvien.hcmute.edu.vn

http://thuvienso.hcmute.edu.vn

20