Tài liệu hướng dẫn học tập Biên mục MARC 21
1
MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG MARC 21
Biên mục đọc máy (MARC): là hệ thống do Thư viện Quốc hội Mỹ phát
triển từ năm 1964 từ đó các thư viện có thể chia sẻ các dữ liệu thư mục đọc
máy.
Chuyên khảo (Monograph): một tài liệu hoặc đã hoàn tất trong một
phần hoặc sẽ được hoàn tất trong một số phần.
Cấp thư mục (Bibliographic level): mức độ phức hợp của mô tả tài liệu
khi biên mục.
Vị trí 07 của đầu biểu: giá trị thông thường nhất là “m” cho tài liệu
chuyên khảo và “s” cho xuất bản phẩm nhiều kỳ.
Cấu trúc biểu ghi (record structure): tổ chức một biểu ghi MARC theo đầu
biểu, thư mục và các trường có độ dài cố định và thay đổi.
Chỉ thị (indicator): là một ký tự cung cấp thông tin ddieeuf khiển và diễn
giải về một trường.
Chỉ thị sắp xếp (filing indicator): chỉ thị này thông báo với máy tính có
bao nhiêu ký tự cần bỏ qua trong khi sắp xếp.
Danh mục (Director): một chuỗi mục có độ dài cố định theo sau đầu
biểu xác định nội dung của biểu ghi.
Dữ liệu trường cố định (Fixed field data): dữ liệu trong một biểu ghi
MARC mà ở đó độ lớn của trường đã được xác định trước.
Dẫn to (entry element): một từ hay cụm từ, mở đầu (ghi ở đầu) một tiêu
đề lập theo tên tác giả, nhân vật, tác giả tập thể…
Dẫn tư (Introductory phrase): là một từ hay cụm từ (ngữ) ghi ở đầu một
phụ chú để giới thiệu nội dung của phụ chú đó.
Dấu phân định (Delimiter): một ký hiệu sử dụng để giới thiệu một
trường con mới hoặc để chỉ sự kết thúc của một trường; có thể thay đổi theo
từng hệ thống.
Đầu biểu ghi (Leader): 24 ký tự đầu tiên trong một biểu ghi MARC
cung cấp thông tin về biểu ghi cho chương trình máy tính xử lý thông tin đó.
Định danh nội dung (Content designation): là tất cả các nhãn, chỉ thị và
mã trường con nhận dạng nội dung biểu ghi.
Độ dài logic của biểu ghi (Logical record length): độ dài trọn vẹn biểu
ghi MARC.
Đơn vị hợp thành (Constifment unit): đơn vị thư mục là một phần của
đối tượng khác nhưng về mặt vật lý tách rời đối tượng đó.
Hình thức biên mục mô ta (Descriptive cataloguing form): mã một ký
tự chỉ hình thức biên mục mô tả (AACR 2, ISBD. etc.) được phản ánh trong
biểu ghi.
Ký hiệu nhận dạng yếu tố (phần tử) dữ liệu (Data element identifier):
Một chữ cái thường, nhận dạng phần tử dữ liệu trong trường con
2
Mã (Code): một ký hiệu sử dụng để định danh một yếu tố dữ liệu cụ thể
diễn đạt dưới dạng mà máy tính có thể sử dụng tìm thông tin.
Mã trường con (Subfield code): Mã có 2 ký tự được đặt trước các yếu tố
dữ liệu trong biểu ghi MARC. Mã trường con bao gồm một dấu phân cách và
ký tự trướng con (thí dụ $a).
Mẫu hiển thị cố định (Display constant): Một từ hoặc nhiều từ đứng
trước một số dữ liệu khi hiển thị mà những từ này không cần nhập vào biểu ghi
MARC, ví dụ: “nội dung:”. “tóm tắt:”. Xem thêm: Dẫn từ.
Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế (Internetional Standard
Biblioraphic Description) ISBD: tập hợp chuẩn các yếu tố thư mục theo trật tự
chuẩn và với các dấu ngắt câu chuẩn, do liên hội thư viện (IFLA) biên soạn.
Mức mã hoa (Encodinglevel): mã một ký tự chỉ sự đầy đủ của thông tin
thư mục và / hoặc định danh của biểu ghi MARC
Nguồn biên mục (cataguingsource ): Tổ chức tạo lập và sửa đổi biểu ghi
MARC.
Nhan đề chạy (Running title): là nhan đề hoặc nhan đề rút gọn xuất hiện
đầu trang hoặc cuối trang của tác một phẩm.
Nhan đề khác (variant title): là một dạng khác của nhan đề.
Nhan đề phân tích: Nhan đề của chuyên khảo (sách) là một phần của tùng thư;
hoặc của sách nhiều tập; Nhan đề của một bài tạp chí, bài báo.
Nhan đề song song (Parallel title): Nhan đề bằng các ngôn ngữ và hoặc
chữ viết khác.
Nhãn trường (Tag): là nhãn dạng các trường của biểu ghi MARC, ví dụ
245 nhận dạng nhan đề và thông tin trách nhiệm.
Nội dung (Content): Thông tin thư mục trong biểu ghi MARC.
Phần cấu thành (Component part): Một đơn vị thư mục được gắn kết
vật lý hoặc chứa đựng trong một đơn vị chuyên khoả. Thí dụ: một chương,
phần, bài trong tuyển tập (Phần cấu thành chuyên khảo); một bài báo hay tạp
chí (Phần cấu thành xuất bản phẩm nhiều kỳ).
Số chỉ thị (Indicator count): Số lượng các chỉ thị trong mỗi trường có độ
dài thay đổi, trong một biểu ghi MARC số lượng này luôn là 2.
Số mã trường con (Subfield code count): Số lượng ký tự luôn luôn là 2
trong một mã trường con (bao gồm dấu phân định và một dấu nnh dạng trường
con).
Sơ đồ mục/ánh xạ mục (Entry map) (dành cho thư mục): một mã có 4
chữ số (4500) xác định cấu trúc các mục trong thư mục.
Sưu tập (Collection) là một tập hợp tài liệu mà xét về nguồn gốc không
được xuất bản, phát hành hoặc sản xuất cùng với nhau.
Tham chiến (Reference) đường dẫn từ một tiêu đề/ đề mục hoặc bản mô
tả tới một tiêu đề/ đề mục hay bản mô tả khác
3
Thuật ngữ chỉ trách nhiệm liên quan (Relator term) là thuật ngữ mô tả
quan hệ giữa một tên người và một tác phẩm, ví dụ như người minh hoạ và
dịch giả.
Trạng thái của biểu ghi (Record status) Vị trí 05 của đầu biểu MACR:
giá trị chung nhất là “n” cho một biểu ghi mới và “c” cho một biểu ghi sửa đổi.
Trường (Field): một đơn vị thông tin trong một biểu ghi MARC tương
đương với một vùng mô tả. Hoặc một đơn vị tin khác, ví dụ như điểm truy cập.
Trường con (Subfield) hoặc các đơn vị thông tin nhỏ khác
Trường dữ liệu (Data field): Một trường trong biểu ghi đọc máy sử
dụng để lưu dữ liệu.
Xuất bản phẩm kỷ niệm (Feschrift): Là xuất bản phẩm để tỏ lòng tôn
kính với mọi người
Xuất bản phẩm nhiều kỳ (serial) là một tài liệu được xuất bản thành
các phần tiếp tục mang số thứ tự hoạc định danh thời gian và dự định sẽ được
tiếp tục vô hạn.
Trường điều khiển (controlfield):một trừơng biểu ghi MARC với các
nhãn từ 001 – 009 và không có chỉ thị hoặc mã trường con .Các trường điều
khiển chứa dữ liệu mã hoá được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu một biểu
ghi.
Trường có độ dài thay đổi (Variablefield): Là trường chứa đựng dữ liệu
điều khiển hoặc dữ liệu thư mục
Yếu tố dữ liệu (dataclement): Một thông tin đơn lẻ ví dụ như năm xuất
bản.
4
Chương 1:
VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ CỦA KHỔ MẪU MARC 21
1. Trên thế giới:
MARC là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Machine Readable
Cataloguing có nghĩa là biên mục đọc bằng máy, ra đời vào thập niên 60 của
thế kỷ trước do sự nỗ lực của Thư viện Quốc hội Mỹ. Đây là một khổ mẫu mô
tả có cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện
tử và cho phép máy tính lưu trữ và truy xuất thông tin.
Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu
thư mục được sắp xếp trong các trường có độ dài xác định được mã hoá và
trình bày theo một quy định chặt chẽ. Cấu trúc biểu ghi của nó đã tạo ra nhiều
khả năng cho việc sắp xếp, chọn lọc, đánh chỉ số, tìm tin, hiệu đính và biên
soạn, in ấn các ấn phẩm thư mục, in phích mục lục,…
Năm 1964, Thư viện Quốc hội Mỹ bắt đầu triển khai dự án thử nghiệm
MARC, nhằm phân phối hàng tuần các băng đọc bằng máy cho 16 thư viện
được chọn lọc. Các thư viện này xử lý các băng đọc bằng máy qua các phương
tiện thiết bị máy tính của bản thân họ, với yêu cầu chung lúc bấy giờ là sản xuất
mục lục bằng máy.
Năm 1967, dự án nối tiếp là MARC II được thực hiện với sự tham gia
ban đầu của khoảng 50 thư viện đặt mua băng đọc bằng máy. Phương án
MARC II chính thức ra đời vào năm 1968 đã đưa ra một khái niệm rất quan
trọng về trao đổi dữ liệu trên những vật mang tin từ tính. Cùng năm đó, Thư
mục Quốc gia Anh bắt đầu hoạt động sau khi phát triển hệ thống MARC ở Anh
và các băng đọc máy cũng được phân phối cho các thư viện cho đến năm 1969.
MARC II đã khắc phục một số hạn chế của MARC I, làm cho khổ mẫu của
biểu ghi linh hoạt và mềm dẻo hơn. MARC II sử dụng các trường có độ dài
thay đổi, mỗi biểu ghi có thể chứa một khối lượng thông tin rất lớn (6.000) ký
tự và một số lượng đáng kể các yếu tố dữ liệu. Ngoài các thông tin có trong
một mô tả thư mục đầy đủ theo AACR2, còn có thêm nhiều trường nữa như ký
hiệu phân loại thập tiến Dewey và ký hiệu phân loại của Thư viện Quốc hội
Mỹ (LCC), các chỉ số chủ đề,… Tất cả các yếu tố này đều có thể sử dụng làm
điểm truy cập (access point). MARC II cũng dành chỗ cho các thông tin bổ
sung có tính chất cục bộ như ký hiệu xếp giá và phụ chú về hiện trạng vốn tài
liệu của từng thư viện cụ thể.
Khổ mẫu MARC được sử dụng cho nhiều loại hình tài liệu như: sách,
xuất bản phẩm nhiều kỳ, bản đồ, tài liệu điện tử,… MARC không chỉ thông
dụng trong phạm vi hai nước Anh, Mỹ và còn được sử dụng với những cải biên
nhất định ở các nước như: Úc, Canada, Pháp, Đức, Ha Lan, Nhật, Nam Phi,…
Sau khi được chỉnh lý vào năm 1968, khổ mẫu MARC đã là cơ sở cho sự
ra đời hàng loạt các khổ mẫu quốc gia như CANMARC của Canada,
UKMARC của Anh, INTERMARC của Pháp, AUSMARC của
Úc,
IBERMARC của Tây Ban Nha, UNIMARC do Hiệp hội Thư viện Thế giới
(IFLA) soạn thảo, MARC của Mỹ được gọi là USMARC,…
5
Năm 1997, Thư viện Quốc hội Mỹ và Thư viện Quốc gia Canada đã
thống nhất USMARC và CANMARC để tạo thành MARC 21 (Format MARC
for 21st century - khổ mẫu MARC dùng cho thế kỷ 21). Từ đó đến nay, MARC
21 đã trở thành khổ mẫu nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi trên thế giới như
một chuẩn quốc tế trong lĩnh vực thông tin – thư viện. Một khối lượng khổng lồ
các biểu ghi theo MARC 21 hiện đanng được lưu trữ và trao đổi thông tin qua
các mục lục liên hợp của Hoa Kỳ (800 triệu biểu ghi), của mạng OCLC (50
triệu biểu ghi), của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (20 triệu biểu ghi). Hầu hết các
hệ quản trị thư viện lớn và nhỏ trên thị trường đều sử dụng MARC 21 như một
lựa chọn chủ yếu. Mới đây hệ thống ISSN quốc tế cũng đã quyết định sử dụng
MARC 21 làm cơ sở để biên mục và trao đổi dữ liệu về các xuất bản phẩm định
kỳ trên phạm vi toàn cầu.
Hai nhóm chịu trách nhiệm chính về MARC 21 là:
Uỷ ban Thông tin Thư mục Đọc máy (Machine Readable Bibliographic
Information committee – MARBI) của ALA.
Uỷ ban Tư vấn về MARC: gồm các đại diện của các thư viện quốc gia, các tổ
chức thư mục, các nhóm cung cấp dịch vụ sản phẩm (bán hàng).
Cùng năm 1997, Thư viện quốc hội Mỹ đã ban hành tài liệu “MARC 21 –
Những đặc tả cho cấu trúc biểu ghi, bộ mã ký tự và phương tiện trao đổi”. Cơ
quan ban hành là Văn phòng Phát triển mạng và chuẩn MARC (Office of
Network development and MARC standard).
Các tài liệu hỗ trợ cho MARC 21 bao gồm:
MARC 21 format for classification data: khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu phân
loại
MARC 21 format for holdings data: khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu về vốn tài
liệu
MARC 21 format for community information: khổ mẫu MARC 21 cho thông
tin cộng đồng
MARC 21 code list for countries: danh mục mã nước
MARC 21 code list for geographic: danh mục mã các khu vực địa lý
MARC 21 code list for languages: danh mục mã ngôn ngữ
MARC 21 code list for organization: danh mục mã các tổ chức
MARC 21 code list for relators, sources and descriptive conventions: danh mục
mã cho các yếu tố liên quan, nguồn và quy ước mô tả
MARC 21 specifications for record structure, character sets and exchange
media: các đặc tả cấu trúc biểu ghi, chuỗi ký tự và phương tiện trao đổi
Các thông tin này cũng được cung cấp trên Website của Thư viện Quốc hội Mỹ
2. Ở Việt Nam:
Ở nước ta, việc trao đổi dữ liệu nhằm mục đích chia sẻ và tăng cường
khai thác thông tin tư liệu trong cả nước hầu như chưa thực hiện được. Một
6
trong những nguyên nhân là chúng ta chưa thống nhất được khổ mẫu trao đổi
chung.
Trên thực tế, ngoài khổ mẫu được soạn thảo một cách tự phát, một số cơ
quan thông tin - thư viện lớn ở nước ta đã làm quen, được tập huấn và tham gia
vào tờ nhập tin quốc tế như:
Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tham gia trao đổi dữ liệu với Chương trình
Thông tin – Thư mục Đông Nam Á sau này gọi là chương trình Thông tin –
Thư mục Châu Á – Thái Bình Dương (BISA – Bibliographic Information on
Southeast Asia) và sử dụng trực tiếp tờ nhập tin theo khổ mẫu AUSMARC.
Từ năm 1989, Thư viện Bộ Nông nghiệp và Công nghệ Thực phẩm (nay là Bộ
Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) là thành viên của Hệ thống Thông tin
Nông nghiệp Quốc tế (AGRIS), nhập tin vào đĩa theo AGRIS.
Từ năm 1993, Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia
(nay là Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia) với tư cách là
Trung tâm Dịch vụ BIEF tại Việt Nam đã tham gia Ngân hàng dữ liệu Quốc tế
của các nước nói tiếng Pháp và sử dụng trực tiếp khổ mẫu CCF/BIEF.
Như vậy, chúng ta đã có quan hệ trao đổi dữ liệu thư mục song phương và sử
dụng các khổ mẫu trao đổi khác nhau có liên quan đến MARC, nhưng chúng ta
đều phải nhập tin hai lần cho cùng một tài liệu để đưa vào cơ sở dữ liệu trong
nước và nước ngoài. Chúng ta chưa có chương trình chuyển đổi các biểu ghi
theo khổ mẫu tự tạo trong nước sang khổ mẫu quốc tế.
Theo kiến nghị của nhiều cơ quan thông tin – thư viện trong nước, Trung tâm
Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (Nacesti) đã đầu tư nghiên cứu về
một khổ mẫu trao đổi chung và thông qua một đề án liên quan đến vấn đề này.
Chủ trương này hoàn toàn phù hợp với trình độ và những thành tựu áp dụng tin
học và viễn thông vào hoạt động thông tin – thư viện đã đạt được ở nước ta. Cụ
thể là hầu hết các cơ quan thông tin – thư viện bộ, ngành và tỉnh, thành phố đã
tin học hoá; một số đơn vị lớn đã nối mạng cục bộ, mạng diện rộng và mạng
toàn cầu Internet.
Để tạo lập một khổ mẫu chung có tính thuyết phục thì cần biên soạn lại khổ
mẫu dựa trên nền tảng của một khổ mẫu quốc tế. Nhưng thực tế, chúng ta đã
dành quá nhiều thời gian để tranh luận với nhau là nên sử dụng khổ mẫu
UNIMARC hay MARC 21 làm nền tảng cho khổ mẫu của Việt Nam.
Từ Hội thảo “Hệ thống và tiêu chuẩn cho thư viện Việt Nam” do Viện Công
nghệ Hoàng gia Melbourne tổ chức vào ngày 26-28 tháng 9 năm 2001 tại Hà
Nội với một khuyến nghị là thông qua MARC 21 như là một khổ mẫu thư mục
chuẩn của Việt Nam. Tiếp đến là hội thảo quốc gia về MARC Việt Nam được
tổ chức vào ngày 22-23 tháng 11 năm 2001 tại Trung tâm Thông tin Khoa học
và Công nghệ Quốc gia, đa số ý kiến trong hội thảo đều thống nhất rằng nên
chọn MARC 21 làm cơ sở xây dựng MARC Việt Nam. Việc nghiên cứu và
triển khai áp dụng MARC 21 đã được thực hiện ở các cơ quan thông tin – thư
viện lớn ở nước ta.
7
Từ đề án cấp cơ sở của Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia
mang tên: Hoàn thiện khổ mẫu VN MARC dẫn đến ra đời “Tài liệu hướng dẫn
sử dụng MARC 21 VN rút gọn” (còn đang ở dạng bản thảo). Bên cạnh đó phải
kể đến tài liệu “Những kiến thức cơ bản về MARC 21” của tác giả Mary
Mortimer do Công ty Nam Hoàng dịch.
Đến nay đã có rất nhiều các buổi tập huấn về MARC 21 do Công ty Nam
Hoàng thực hiện và các lớp đào tạo do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công
nghệ Quốc gia tổ chức trong khuôn khổ của Dự án Thư viện Điện tử – Thư
viện số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và hệ thống thư viện công cộng. Các
lớp về biên mục theo MARC 21 cũng được thực hiện trong khuôn khổ dự án
Thư viên Đại học do Ngân hàng Thế giới (World Bank) tài trợ. Một số công ty
phần mềm ở Việt Nam như: CMC, Tinh Vân, Nam Hoàng, Lạc Việt,… đã
nhanh chóng ứng dụng MARC 21 trong môđun biên mục của mình và các công
ty này cũng đã cung cấp các tài liệu hướng dẫn biên mục đến các thư viện có sử
dụng phần mềm thư viện mà họ đã bán. Tuy nhiên, việc dịch các thuật ngữ, tên
trường, trường con và các giá trị của chỉ thị trong các tài liệu hướng dẫn và các
phần mềm chưa được chuẩn xác và thống nhất theo đúng nguyên bản của
MARC 21.
Ngày 18 tháng 08 năm 2004, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ
Quốc gia đã tổ chức Hội thảo khoa học “MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư
mục”. Mục đích của hội thảo là nhằm nhận được các ý kiến đóng góp của các
chuyên gia biên mục để hoàn thiện bản thảo tài liệu “MARC 21 rút gọn: dùng
cho các cơ quan thông tin, thư viện Việt Nam” trước khi xuất bản và đưa vào
sử dụng.
Vào ngày 10 và 11 tháng 12 năm 2004, Trung tâm Thông tin Khoa học và
Công nghệ Quốc gia đã tổ chức hội thảo “Áp dụng MARC 21”. Hội thảo đã
nêu lên một số vấn đề thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng MARC
21. Chính trong hội thảo này tài liệu “MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục”
đã được chính thức xuất bản và tài liệu này đã được chỉnh lý và tải bản vào
năm 2005 . Trên cơ sở đó, chúng ta đã có một khổ mẫu biên mục thống nhất mà
cộng đồng thông tin – thư viện Việt Nam hằng mong mỏi bao năm nay.
8
Chương 2:
CẤU TRÚC KHỔ MẪU MARC 21
VÀ CÁCH NHẬP TIN VÀO CÁC TRƯỜNG
1. Cấu trúc của biểu ghi MARC 21:
Một biểu ghi thư mục MARC 21 bao gồm 3 thành phần chủ yếu: đầu
biểu, danh mục và các trường có độ dài biến động.
1.1 Đầu biểu (leader):
Đầu biểu bao gồm những yếu tố dữ liệu cung cấp thông tin cho việc xử
lý biểu ghi. Đầu biểu gồm 24 ký tự ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này được gán
cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số hoặc
khoảng trống) cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của biểu
ghi.
Vị trí 00 - 04 : Độ dài biểu ghi
Độ dài của biểu ghi là số lượng ký tự của toàn bộ biểu ghi, kể cả những
ký hiệu kết thúc trường và kết thúc biểu ghi. Do có 5 vị trí, độ dài tối đa của
biểu ghi sẽ là 99999
Dữ liệu này thường được máy tính tự động khi chuẩn bị dữ liệu để trao
đổi.
Vị trí 05 : Trạng thái biểu ghi
Sử dụng các mã sau để chỉ thị tình trạng biểu ghi như sau:
c
d
n
= Biểu ghi đã sửa đổi (corrected record)
= Biểu ghi bị xóa (deleted record)
= Biểu ghi mới (new record)
Vị trí 06 : Loại biểu ghi
a
= Văn bản (bao gồm cả tài liệu in, vi phim, vi phiếu, điện tử đọc được
ở dạng chữ viết)
c
d
e
f
= Bản nhạc in
= Bản nhạc viết tay
= Tài liệu bản đồ in
= Tài liệu bản đồ vẽ tay
g
= Tài liệu chiếu hình hay video ( phim cuộn, phim đèn chiếu (slide),
giấy chiếu trong, phim nhựa, băng hoặc đĩa ghi hình…)
= Băng hoặc đĩa ghi âm không phải nhạc (như ghi âm bài phát biểu,
tiếng nói…)
i
j
= Băng hoặc đĩa ghi âm là nhạc.
k
l
= Tài liệu đồ họa hai chiều (ảnh, bản vẽ thiết kế,…)
= Tài liệu điện tử, tài liệu tên nguồn điện tử
= Tài liệu đa phương tiện (multimedia)
m
9
o
= Bộ tài liệu (kit), chứa tập hợp chứa nhiều thành phần trên các dạng
khác nhau
p
= Tài liệu hỗn hợp
r
= Vật thể nhân tạo hình khối, vật chế tác hoặc đồ vật ba chiều tự
nhiên
t
= Bản thảo viết tay
Vị trí 07: Cấp thư mục
= Cấp phân tích (Analytic)
Biểu ghi tài liệu được mô tả nằm trong một tài liệu khác: Bài trích
từ một tuyển tập hoặc báo chí.
a
m
= Cấp chuyên khảo (Monographic)
Biểu ghi về sách một tập hay nhiều tập.
= Cấp xuất bản nhiều kỳ (serial)
Biểu ghi về tạp chí, báo, niên giám, tùng thư
s
Vị trí 08 : Dạng thông tin kiểm soát
Không xác định.
Vị trí 09 : Bộ mã ký tự sử dụng:
# = Bộ mã ký tự không xác định.
a = Bộ mã UCSIUNICODE
Vị trí 10 : Số lượng chỉ thị
Giá tri vị trí này luôn luôn là 2.
Vị trí 11 : Độ dài mã trường con
Giá vị trí này luôn luôn là 2
Vị trí 12 – 16 : Địa chỉ gốc phân dữ liệu
Mã này được chương trình máy tính tạo ra tự động.
Vị trí 17 : Cấp mã hóa
Cấp mã hóa cho biết tình hình sử dụng tài liệu khi tạo lập biểu
ghi.
#
Cấp đầy đủ
Tài liệu được mô tả trong biểu ghi có trong tay khi xử lý đưa vào
cơ sở dữ liệu.
1
Cấp 1
Tài liệu được mô tả trong biểu ghi không có trong tay khi sử lý đưa vào biểu
ghi mà chỉ dựa vào nguồn thông tin cấp 2 khác.
u
không có thông tin
Vị trí 18 : Quy tắc biên mục áp dụng
i
= Biểu ghi tuân thủ quy tắc ISBD
a
= Biểu ghi tuân thủ quy tắc AACR2
10
u
= Không rõ quy tắc mô tả
Vị trí 19 : Yêu cầu về biểu ghi liên kết
Mã cho biết có cần biểu ghi liên kết hay không.
# - Không cần biểu ghi liên kết
Vị trí 20 – 23 : Sơ đồ thông tin về trường
Được chương trình máy tính tạo ra tự động
1.2 Danh mục (directory):
Tiếp theo đầu biểu là một loạt những mục trường trong đó mỗi mục chứa
nhãn trường thông tin, độ dài, vị trí bắt đầu của mỗi trường có độ dài biến động
trong biểu ghi. Mỗi mục trường có độ dài 12 ký tự. Những mục trường danh
mục của các trường kiểm soát có độ dài biến động được trình bày trước và theo
trình tự tăng dần. Tiếp sau là những mục trường của các trường có độ dài biến
động được xếp theo thứ tự tăng dần theo ký tự đầu tiên của nhãn trường. Trình
tự lưu trữ của các trường dữ liệu có độ dài biến động trong biểu ghi không nhất
thiết phải trùng hợp với thứ tự của các mục trường trong vùng Danh mục.
Những nhãn trường lặp lại được phân biệt bằng vị trí của những trường tương
ứng trong biểu ghi. Danh mục được kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường
(một mã ASCII).
Danh mục bao gồm nhiều mục thông tin về các trường trong biểu
ghi. Cấu trúc mỗi mục gồm 3 thành phần như sau:
Nhãn trường: Vị trí 00 - 02
Độ dài của trường: Vị trí 03 - 06
Vị trí bắt đầu của trường: Vị trí 07 – 11
1.2 Trường có độ dài biến động:
Dữ liệu trong biểu ghi thư mục MARC 21 được tổ chức thành trường có
độ dài biến động, mỗi trường được xác định bằng nhãn trường 3 ký tự được lưu
trong mục trường tương ứng của trường tại vùng Danh mục. Mỗi trường kết
thúc bằng một ký tự kết thúc trường. Trường có độ dài biến động cuối cùng
trong biểu ghi kết thúc bằng một ký tự kết thúc trường và một ký tự kết thúc
biểu ghi (mã ASCII).
Trường kiểm soát có độ dài biến động (trường nhóm 00X):
Những trường này được xác định bằng một nhãn trường trong danh mục nhưng
chúng đồng thời không có cả vị trí chỉ thị lẫn mã trường con. Những trường
kiểm soát có độ dài biến động có cấu trúc khác với các trường dữ liệu có độ dài
biến động. Chúng có thể chứa hoặc một yếu tố dữ liệu đơn trị hoặc một loạt
những yếu tố dữ liệu có độ dài cố định được quy định bằng vị trí ký tự tương
ứng.
Trường dữ liệu có độ dài biến động:
Đây là những trường còn lại được xác định trong khổ mẫu. Cùng với việc được
xác định bằng một nhãn trường trong Danh mục, trường dữ liệu có độ dài biến
11
động chứa hai vị trí chỉ thị ở đầu của mỗi trường và mã trường con dài hai ký
tự trước mỗi trường dữ liệu bên trong trường.
Trường dữ liệu có độ dài biến động được sắp xếp thành khối trường theo ký tự
đầu tiên của nhãn trường. Ký tự này (ngoại trừ một vài ngoại lệ) xác định chức
năng của dữ liệu bên trong biểu ghi. Kiểu thông tin trong trường được xác định
bằng những phần còn lại của nhãn trường.
0XX Thông tin kiểm soát, định danh, chỉ số phân loại,…
1XX Tiêu đề chính
2XX Nhan đề và thông tin về trách nhiệm, địa chỉ xuất bản
3XX Mô tả vật lý
4XX Thông tin về tùng thư
5XX Phụ chú
6XX Các trường về truy cập chủ đề, từ khoá
7XX Tiêu đề bổ sung, trường liên kết
8XX Vốn tài liệu, nơi lưu trữ,…
9XX Dành cho thông tin nội bộ
Bên trong các khối trường 1XX, 4XX, 6XX, 7XX, 8XX có dự phòng một số
cặp định nội dung. Những nội dung sau, ngoại trừ một ngoài ngoại lệ được
dành cho 2 ký tự cuối của nhãn trường:
X00 Tên cá nhân
X10 Tên tổ chức
X11 Tên hội nghị
X30 Nhan đề thống nhất
X40 Nhan đề tùng thư
X50 Thuật ngữ chủ đề
X51 Tên địa lý
Bên trong các trường dữ liệu có độ dài biến động có 2 loại định danh nội dung
được sử dụng:
Chỉ thị: hai vị trí ký tự đầu tiên trong trường dữ liệu có độ dài biến động chứa
thông tin để diễn giải hoặc bổ sung cho dữ liệu bên trong trường. Giá trị của chỉ
thị được diễn giải một cách độc lập, nghĩa là ý nghĩa của từng giá trị của hai chỉ
thị sẽ không liên quan với nhau. Giá trị của chỉ thị có thể được nhập ở dạng chữ
cái hoặc số. Một khoảng trống được thể hiện bằng dấu (#), được sử dụng cho vị
trí chỉ thị không xác định. Trong vị trí chỉ thị nhất định, một khoảng trống có
thể thông báo ý nghĩa là “không có thông tin”.
Mã trường con: hai ký tự để phân biệt những yếu tố dữ liệu bên trong một
trường khi chúng đòi hỏi được xử lý riêng biệt. Một mã trường con gồm một ký
tự phân cách trường (mã ASCII) được ký hiệu bằng dấu $, tiếp sau là một định
danh phần tử dữ liệu. Định danh phần tử dữ liệu có thể là một ký tự chữ cái
dạng chữ thường hoặc một ký tự dạng số. Mã trường con được xác định độc lập
12
cho từng trường, tuy nhiên những ý nghĩa tương tự sẽ được duy trì bất kỳ lúc
nào có thể. Mã trường con được quy định với mục đích để xác định mà không
phải sắp xếp. Thứ tự trường con thường được xác định bằng tiêu chuẩn cho nội
dung dữ liệu theo quy tắc biên mục.
2. CÁCH NHẬP TIN VÀO CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU
Cấu trúc các trường dữ liệu
OXX Khối trường điều khiển (số và mã)
1XX Khối trường tiêu đề chính
2XX Khối trường nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề
3XX Khối trường mô tả đặc trưng vật lý
4XX Khối trường tùng thư
5XX Khối trường phụ chú
6XX Khối trường điểm truy cập chủ đề hoặc từ khóa
7XX Khối trường tiêu đề bổ sung
8XX Khối trường liên quan đến vốn tài liệu, nơi và vị trí lưu giữ
9XX Khối trường cục bộ
Cách nhập tin vào các trường dữ liệu
KHỐI TRƯỜNG ĐIỀU KHIỂN (00X: 001- 005)
001 Mã số biểu ghi (KL)
Do máy tự động
Thí dụ:
001 14919759
003 Mã cơ quan tạo biểu ghi (KL)
Ghi tên viết tắt theo quy định của cơ quan tạo lập biểu ghi. Chỉ
điền khi tham gia trao đổi biểu ghi. Máy cục bộ có thể tự tạo.
Thí dụ:
003 TVQG
003 TVĐN
003 DHXHHCM
005 Ngày hiệu đính lần cuối (KL)
Do máy tự tạo.
Thí dụ:
005 19940223
(Biểu ghi được hiệu tính lần cuối vào ngày 23 tháng 2 năm 1994)
008 Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định- Thông tin chung (KL)
Trường này chứa 40 vị trí ký tự (00- 39) cung cấp thông tin mã
hóa về biểu ghi nói chung và những đặc điểm thư mục riêng của tài liệu được
13
biên mục. Những yếu tố dữ liệu mã hóa này có ích cho việc tìm và quản lý dữ
liệu.
Các yếu tố dữ liệu được xác định bằng vị trí. Các vị trí ký tự
không xác định (#). Các vị trí khác phải nhập một mã xác định; Đối với vị trí
trong trường 008 có thể sử dụng ký tự lấp đầy (l) trong trường hợp cơ quan
biên mục không muốn mã hóa một vị trí ký tự nào đó trừ các vị trí 00- 05 (ngày
nhập tin), 07 -10 (năm xuất bản 1), 15 - 17 (nơi xuất bản, sản xuất), 23 hoặc 28
(dạng tài liệu) của trường 008.
Các vị trí ký tự 00 -17 và 35 - 39 được xác định chung cho tất cả
các loại tài liệu, có chú ý đến đặc điểm của trường 06. Các vị trí 18- 34 được xử
lý riêng biệt tùy theo loại tài liệu.
008 Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định – áp dụng cho tất cả các loại tài
liệu
Chương trình có thể tự nhập trên cơ sở lấy thông tin từ các trường
dữ liệu.
Vị trí ký tự
00 – 05 ngày nhập vào CSDL
06 loại năm xuất bản
c- Cho xuất bản phẩm nhiều kỳ còn đang xuất bản (Vị trí 07 – 10
ghi năm bắt đầu xuất bản; còn vị trí 11 -14 ghi 9999)
d- Cho xuất bản phẩm nhiều kỳ đã đình bản (Vị trí 07 -10 ghi năm
bắt đầu xuất bản; còn vị trí 11 -14 ghi năm bắt đầu đình bản)
m- Tài liệu có nhiều năm (xuất bản, sản xuất…) (Vị trí 07 -10 ghi
năm bắt đầu; còn vị trí 11- 14 ghi năm kết thúc)
r- Năm in lại và năm nguyên bản (Vị trí 07-10 ghi năm in lại hay
phiên bản; còn vị trí 11 -14 ghi năm của nguyên bản, nếu biết)
s- Chỉ biết một năm (Vị trí 07- 10 ghi năm biết được; còn vị trí 11-
14 ghi các dấu trống(####))
t- Năm xuất bản và năm bản quyền (Vị trí 07- 10 ghi năm xuất
bản; còn vị trí 11- 14 ghi năm bản quyền)
|- Không có ý định mã hóa
07-10 (năm 1)
11-14 (năm 2)
15-17 (mã nơi xuất bản, sản xuất ) : theo danh mục cuối tài liệu
35-37 (mã ngôn ngữ) : theo danh mục cuối tài liệu
38 (mã biểu ghi được biến đổi)
39 (mã nguồi biên mục)
d: Do cơ quan khác
#: Không xác định
# : Thư viện Quốc gia
008 – Các yếu tố có độ dài cố định – sách
Vị trí ký tự
14
18-22 sử dụng các ký tự lấp đầy(| ) ở vị trí này
23 Hình thức tài liệu
Sử dụng một mã một ký tự chỉ hình thức vật lý của tài liệu:
Vi phim
Vi phiếu
Vi phiếu mờ
In chữ to
Chữ nổi (cho người mù)
s- Điện tử
#- Các hình thức khác
24-34 Sử dụng các ký tự lấp đầy ở các vị trí này
008- Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định – bản đồ
Vị trí ký tự
18-24 – Sử dụng các ký tự lấp đầy (l) ở các vị trí này
25- Loại bản đồ
Sử dụng một mã 1 ký tự chỉ loại bản đồ được mô tả trong biểu ghi:
Bản đồ tờ rời
Nhóm (xêri) bản đồ
Bản đồ xuất bản nhiều kỳ
Địa cầu
Atlát
Bản đồ là phụ lục rời
Bản đồ đóng liền với tài liệu khác
u- Không biết
z- Loại khác
- Không mã hoá
29- Hình thức vật lý của bản đồ
Sử dụng một mã 1 ký tự chỉ hình thức vật lý của bản đồ được mô tả trong
biểu ghi:
Vi phim
Vi phiếu
Vi phiếu mờ
In chữ to
Chữ nổi (cho người mù)
r- An phẩm thông thường
s- Điện tử
#- Các hình thức khác
15
|- Không mã hóa
30-34 – sử dụng ký tự lấp đầy(|) ở cac vị trí này
008 – Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định – xuất bản phẩm nhiều kỳ
Vị trí ký tự
18- 20 sử dụng ký tự lấp đầy (|) ở các vị trí này
21
loại xuất bản phẩm nhiều kỳ
Sử dụng một mã 1 ký tự chỉ loại xuất bản phẩm nhiều kỳ được mô
tả trong biểu ghi:
m- Tùng thư
n- Báo
p- Xuất bản phẩm định kỳ( tạp chí)
#- Niên giám, báo cáo hàng năm và các loại khác
|- Không mã hóa
Sử dụng ký tự lấp đầy (| ) ở các vị trí này
Hình thức vật lý của xuất bản phẩm nhiều kỳ
Sử dụng một mã 1 ký tự chỉ hình thức vật lý của xuất bản phẩm nhiều ký
được mô tả trong biểu ghi:
Vi phim
Vi phiếu
Vi phiếu mờ
In chữ to
Chữ nổi (cho người mù)
r- Ân phẩm thông thường
s- Điện tử
#- Các hình thức khác
|- Không mã hóa
24-34 – sử dụng ký tự lấp đầy (| ) ở vị trí này
KHỐI TRƯỜNG SỐ VÀ MÃ (01X-04X)
020. Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế (ISBN) (L)
Trường dùng dể nhập chỉ số sách và mã theo chuẩn quốctế (hiện chỉ có
trên các xuất bản phẩm của nước ngoài).
Điền 10 chữ số của chỉ số này vào trường con $a đúng như ghi trên tài
liệu. Khi hiển thị chương trình tự tạo các chữ viết tắt ISBN và các dấu gạch nối
xen giữa các nóm số. Trường này cũng có thể ghi giá tiền và điều kiện cung cấp
(bìa mỏng, bìa da, biếu tặng…). Trước Sc có dáu (: ).
Chỉ thị
Chỉ thị 1:- Không xác định
# (Khoảng trống) – Không xác định
16
Chỉ thị 2:- Không xác định
# (Khoảng trống ) – Không xác định
Trường con
$a – Số ISBN (International Standard Book Number) (KL)
$c – Giá cả, điều kiện cung cấp (KL)
Thí dụ:
020 ##$a0491001304
020 ##$a0394502884 (Random House) : $cUSD12.50
020 ##$a0877790019 : $cbìa da, USD14.00
022. Chỉ số xuất bản phẩm nhiều kỳ theo chuẩn quốc tế (ISSN) (L)
Trường dùng để nhập chỉ số ISSN in trên báo, tạp chí, tùng thư, niên giám.
Ghi 8 chữ số của chỉ số này vào trường con $a. Khi hiển thị, chương trình tự
tạo các chữ viết tắt ISSN và các dấu gạch nối xen giữa 2 nhóm 4 chữ số.
Chỉ thị
chỉ thị 1: - Mức độ quan tâm quốc tế
# Không đặc tả mức độ
Chỉ thị 2: - Không xác định
# Không xác định
Trường con
$a- Số ISSN (Internationnal Standard Serial Number) (KL)
Thí dụ:
022 ##$a0376-4583
022 ##$a0046-225X
024. Những mã/ số chuẩn khác (L)
Nếu trên tài liệu có một chỉ số hoặc mã chuẩn mà không thể đưa vào
trường 020 (ISBN) hoặc 022 (ISSN) thì sử dụng trường này. Dạng chỉ số hoặc
mã chuẩn được xác định ở vị trí chỉ thị thứ nhất hoặc trong trường con $a
(nguồn của chỉ số hoặc mã):
Chỉ thị
Chỉ thị 1: - Dạng chỉ số hoặc mã chuẩn
Mã tài liệu ghi âm chuẩn quốc tế (ISRC)
Mã sản phẩm toàn cầu (UPC)
Chỉ số nhạc phẩm chuẩn quốc tế (ISMN)
Mã số vật phẩm quốc tế (EAN)
8- Các mã khác
Chỉ thị 2: - Chỉ thị về sự khác biệt (giữa số quét và số thường)
# (khoảng trống) – Không có thông tin
Không có khác biệt
17
Có khác biệt
Trường con
$a- Chỉ số hoặc mã chuẩn (KL)
$d- Mã bổ sung cho chỉ số hoặc mã chuẩn (KL)
$2- Nguồn của chỉ số hoặc mã (KL)
Thí du:
024
024
0#$aFRZ039101231
0#$aNLC018413261
040 Cơ quan tạo biểu ghi biên mục gốc (KL)
Trường này chứa mã hoặc tên cơ quan tạo nên biểu ghi gốc.
Chỉ thị
Chỉ thị 1 : Không xác định
# (khoảng trống) – Không xác định
Chỉ thị 2 : Không xác định
# (khoảng trống) – Không xác định
Trường con
$a- Cơ quan biên mục gốc (KL)
$b- Ngôn ngữ biên mục (KL)
$c- Cơ quan chuyển tả biên mục(KL)
$d- Cơ quan sửa đổi (L)
$e- Quy tắc mô tả (KL)
Thí dụ :
040 ##$aDLC$cTVQG$dTVQG$eisbd
(Biểu ghi này được biên mục theo AACR2 do Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ thực
hiện, TVQGVN chuyển tả; sau đos được TVQGVN sửa đổi, chuyển sang sử
dụng quy tắc mô tả ISBD)
041 Mã ngôn ngữ (KL)
Trường này ghi mã của các ngôn ngữ có liên quan đến tài liệu khi mã ngôn
ngữ ở các vị trí 35-37 của trường 008 không cung cấp đủ thông tin. Trường này
cũng dùng cho các biểu ghi của các tài liệu đa ngôn ngữ, các tài liệu có liên
quan đến dịch. Nguồn lấy mã là danh mục mã ngôn ngữ quy định (Xem phụ
lục). Mã ngôn ngữ đầu tiên trong trường con $a cũng được phản ánh trong vị trí
ký tự 35-37 của trường 008, trừ khi những vị trí này có những dấu trống (###).
Trong trường con $h, mã ngôn ngữ bản dịch trung gian ghi trước mã của
nguyên bản.
Chỉ thị
Chỉ thị 1 :- Chỉ thị về dịch
Tài liệu không phải là bản dịch/ không chứa phần dịch
18
Tài liệu là bản dịch hoặc có chứa phần dịch
Chỉ thị 2 : Không xác định
# (khoảng trống) – Không xác định
Trường con
$a- Mã ngôn ngữ chính văn/ của âm thanh (L)
$b- Mã ngôn ngữ tóm tắt hoặc phụ đề (L)
$h- Mã ngôn ngữ của nguyên bản và / hoặc các bản dịch trung gian (L)
Thí dụ :
041 0$#aeng $afre
(tài liệu song ngữ bằng tiếng Anh và Pháp)
041 1$#avie$hfre$hger
(Bản dịch tiếng Việt của một tài liệu gốc bằng tiếng Đức, qua ngôn ngữ trung
gian là tiếng Pháp).
044 Mã nước xuất bản (KL)
Trường này đã ghi mã của nước xuất bản tài liệu và mã khu vực địa lý liên
quan theo Danh sách mã nước và mã khu vực địa lý (Xem phụ lục)
*Chỉ thị
Chỉ thị 1:-Không xác định
# (Khoảng trống)-Không xác định
Chỉ thị 2:-Không xác định
# (Khoảng trống)-Không xác định
Trường con
$a- mã nước xuất bản/ sản xuất (tương đương với vị trí 008/15-17)
$b- Mã thực thể địa lý nhỏ hơn (bang, tiểu bang, tỉnh…)
thí dụ:
044 ##$avm
044 ##$axxu$bn-us-md
KHỐI TRƯỜNG KÝ HIỆU PHÂN LOẠI KẾT HỢP
VỚI SỐ THỨ TỰ TRONG KHO MỞ (05X-08X)
072 Mã phân loại chủ đề (L)
Trường này ghi mã của đề mục chủ đề có liên quan đến tài liệu đang mô tả.
Trong trường con $a chỉ ghi một chỉ số (mã) duy nhất. Nếu là một chủ đề rộng,
thì có thể ghi cấp phân chia chi tiết hơn (mã tiểu mục) vào trường con $x. Ghi
mã của khung đề mục/ thesaurus đã được sử dụng để định chỉ số (mã) vào
trường con $2 khi chỉ thị 2 có giá trị là 7.
Chỉ thị
Chỉ thị 1:- Không xác định
# (Khoảng trống – không xác định
19
Chỉ thị 2:-Nguồn của mã
7- Nguồn mã được nêu trong trường con $2
* Trường con
$a- Mã chủ đề (KL)
$x- Cấp phân chia chi tiết của mã chủ đề (L)
$2- Nguồn của mã chủ đề
Thí dụ:
072 #7$aE$x510$2mesh
(Chỉ số E5.510 của Khung đề mục chủ đề y học Mỹ (MESH) đã được sử
dụng để phân loại tài liệu mô tả.)
072 #7$a68.53$x.53$2KĐM
(Chỉ số 68.35.53 của Khung Đề mục Quốc gia VN đã được sử dụng để
phân loại một tài liệu về cây ăn quả)
080. Ký hiệu phân loại thập phân bách khoa (UDC) (L)
Trường này chứa ký hiệu phân loại thập phân bách khoa (UDC) và số
thứ tự hoặc số cutter của tài liệu xếp trên giá.
Chỉ thị
Chỉ thị 1:
# Không xác định
Chỉ thị 2:
# Không xác định
Trường con
$a- Chỉ số UDC
$b- Số thứ tự trên giá của tài liệu
Thí dụ:
080 ##$a631.321 $bCh115N
082. Ký hiệu xếp giá theo phân loại thập phân Dewey (DDC) (L)
Trường này ghi chỉ số/ ký hiệu phân loại DDC và số thứ tự hoặc số Cutter
của tài liệu xếp trên giá trong phạm vi một mục phân loại. Trường con $2 cho
biết ấn bản (lần xuất bản) nào của DDC đã được sử dụng để phân loại tài liệu.
Chỉ thị
Chỉ thị 1: - Dạng của ấn bản
# Không có thông tin
Bản đầy đủ
Bản rút gọn
Chỉ thị 2: - Nguồn ký hiệu xếp giá
# Không có thông tin
Do Thư viện Quốc hội Mỹ (LC)
20
Tải về để xem bản đầy đủ
64 trang
28461
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu hướng dẫn học tập Biên mục MARC 21", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tai_lieu_huong_dan_hoc_tap_bien_muc_marc_21.pdf
