Đề cương môn Công tác văn thư
công tác văn thư
câu 1: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt
động quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồm
những hoạt động gì?
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày
01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ct của
chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công
tác văn thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình
xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản
phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính
của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.
những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng
theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện
thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu
quả".
đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động
không thể thiếu được. làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm
cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng
đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.
-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và
nhà nước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con
dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp.
-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những
công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được công sức
và tiền của.
ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ
sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết
công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử
dụng lâu dài.
nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:
1-xây dựng và ban hành các văn bản:
-soạn thảo văn bản
-duyệt văn bản
-đánh máy, nhân bản
-ký, ban hành văn bản
2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động
của cơ quan:
-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản.
-quản lý và bảo quản con dấu.
câu 2: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của
công tác văn thư. trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở
cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổi mới
công tác văn thư phải làm gì?.
công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau
đây:
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thư
các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình
thực hiện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn khổ một bài
viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quát chung
nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc:
nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan;
nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan
chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn
vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải
quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí
mật.
quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.
+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành
hai loại.
-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích
danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên
bì và phiếu gửi.
+đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới
số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề.
+vào sôe đăng ký:
-ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng
kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+trình văn bản:
-tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+chuyển giao văn bản:
-bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để
đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành
chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt yêu cầu nội
dung và hình thức.
quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1-soát lại văn bản:
-kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
2-vào sổ đăng ký văn bản đi.
-ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt
đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm;
có thể đánh số chung hoặc cho từng loại.
-ghi ngày, tháng của văn bản: nguyên tắc chung văn bản
gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy. văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày, tháng là thời
điểm ký ban hành.
-đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
-vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm
cần thiết của văn bản đi.
3-chuyển giao văn bản đi:
chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với
văn bản đi.
4-lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại
văn thư cơ quan 01 bản.
3.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các
nguyên lý chung của mỗi văn bản nơi quản lý văn bản.
4.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
-xác định đúng mức độ mật.
-thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm
hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn
bản mật.
-văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ
trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển
giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo
quy định của nhà nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu
nghiêm ngặt.
-văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng
cơ quan và những người được uỷ quyền mới được bóc văn
bản.
-đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia
làm 2 phần: văn bản mật đi và văn bản mật đến.
5-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng
trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực
của cơ quan.
việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con
dấu phải trung với tên cơ quan ban hành văn bản;
-đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng
thẩm quyền, không đóng dấu khống;
-đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh
văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ
và phẩm chất theo quy định.
-việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an
toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường
hợp đặc biệt).
6-công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công
tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ
sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ
sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho
năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi
các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt
theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong
công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất
cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau
đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu
đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi
mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật,
điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp
luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự
yếu kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của
công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết
đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới.
-đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn
thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn
thư.
câu 3: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải
quyết và quản lý "công văn đến". đối với nghiệp vụ này,
thực tế thường mắc những sai lầm gì?
ở đây cần có sự thống nhất về cách hiểu khái niệm "công
văn đến". khái niệm công văn có thể được nhìn nhận trên
hai góc độ: theo nghĩa hẹp công văn là khái niệm chỉ tên
loại văn bản, theo nghĩa rộng nó liên quan đến công văn,
giấy tờ nói chung tức là các văn bản tài liệu. trong nội dung
câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quyết và quản lý "công văn
đến" là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ
bản sau đây:
-mọi công dân đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng
ký vào sổ và quản lý thống nhất.
-công văn đến phải chuyển đến thủ trưởng cơ quan, chánh
văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân
phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
-khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký
nhận rõ ràng.
-khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh
chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của
nhà nước.
phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến"
là cách thức , biện pháp mà bộ phận văn thư sử dụng để
thực hiện nghiệp vụ này. thực chất ở đây là vấn đề quy
trình tổ chức giải quyết văn bản đế nhưng đi sâu vào nội
dung phải làm như thế nào?
-nhận văn bản đến: văn thư kiểm tra bì của văn bản xem có
đúng địa chỉ hay không? phong bì thư có bị bóc trước
không?
-sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các
tiêu chuẩn đề phận loại văn bản đến chủ yếu văn thư làm
theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì.
-bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải
bóc trước.
+bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng
máy bóc bì văn bản.
-đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống
dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả
và tiêu đề công văn
-vào sổ đăng ký:
+văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến
ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký hiệu, ngày tháng, trích
yếu…
+theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản
đến văn thư lựa chọn hình thức đăng ký cho phù hợp: đăng
ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi
tính.
-trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo
chế độ văn thư của từng cơ quan.
-chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển
giao văn bản.
-chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống
băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng hơi nén.
-theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và
quản lý văn bản đến được quy định chặt chẽ trong thực tế
có nhiều sai phạm. cụ thể là:
-tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm
theo các thói quen hành chính.
-thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức
không đạt yêu cầu: nhận văn bản, bóc bì và đăng ký vào sổ.
-chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học,
máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn
bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm.
câu 4: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành
trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ này
thường mắc phải những sai lầm gì?
những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn
và làm các thủ tục gửi đi.
-văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được
đánh máy đúng quy định sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá
và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng
của văn bản trước khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản
đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
#các bước tiến hành nghiệp vụ:
-bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn
bản đã đúng quy định của pháp luật. nếu phát hiện có sai
sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện.
-bước 2: vào sổ đăng ký vă bản đi.
+ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01
bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày 31 - 12 mỗi năm.
+ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi
ngày nào thì ghi ngày ấy. ngày tháng được ghi ở phía trên
đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm
kiếm văn bản. đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm ký ban hành.
+đóng dấu: văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu
không được đóng dấu không. dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký
về phía bên trái chữ ký.
+vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ ràng vào từng
cột mục những điểm cần thiết của văn bản để số ký hiệu,
ngày tháng nơi gửi nơi nhận…
-bước 3: chuyển giao văn bản đi.
văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là
vào sáng ngày hôm sau ngày làm thủ tục phát hành. riêng
văn bản có mức độ khẩn thì văn thư làm thủ tục phát hành
ngày khi nhận được văn bản thì các bộ phận đơn vị.
văn bản được gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đường bưu điện
nhưng phải có sổ chuyển giao văn bản và người nhận phải
ký vào sổ.
bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thước của
bưu điện. bì văn bản ghi rõ ràng tên cơ quan gửi, tên và địa
chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lượng văn bản (nếu
có).
chỉ gửi văn bản cho những cơ quan được nêu trong phần
nơi nhận. sau khi văn bản, đưa văn bản lên mạng tin học và
phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức.
-bước 4: công văn đi được lưu ít nhất 2 bản một bản để lập
hồ sơ và theo dõi công việc ở cấp thừa hành; 01 bản lưu
văn thư tra tìm phục vụ khi cần thiết.
khuyết điểm lớn nhất là ở bước soát lại văn bản. đây là
bước kiểm tra các phần, thể thức xem đã đúng theo các quy
định của pháp luật chưa. nó có vai trò quan trọng đến hiệu
lực, hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản.
tuy nhiên bước này còn thực hiện đại khái. đó là nguyên
nhân các văn bản đi còn có tình trạng sai thiếu vi phạm các
yêu cầu về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về nội
dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ.
-bước vào sổ đăng ký văn bản đi cũng được thực hiện chưa
tốt việt đăng ký vào sổ nhiều khi mang tính hình thức
không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn khi
nghiên cứu tìm hiểu, kiểm tra…
câu 5: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý
công văn nội bộ và công văn mật. thực tế hiện nay khâu
nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì.
các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật.
các văn bản nội bộ phải qua văn thư cơ quan để vào sổ
đăng ký thống nhất quản lý.
-văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách
nhiệm phải giải quyết quản lý đúng thẩm quyền.
-việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng.
-thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành
tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn bản
mật.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ
cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong đó nêu rõ: số, ký
hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người
nhận, nơi nhận, ký nhận.
-lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và
tiểu huỷ những công văn không còn giá trị.
phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm
vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản.
bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì"
văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được
giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì
trong văn bản.
-những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài
liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế độ bảo
mật. các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu
tài liệu mật phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan
có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với
văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số
lượng, mục đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư
thực hiện đúng quy định vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu
trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
-tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm
kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật" được bảo quản ở những
hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan
quyết định.
-các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ
sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
-tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến
tài liệu mật không cần lưu phải tiêu huỷ.
nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay
được thực hiện có hiệu quả bảo đảm được bí mật của đảng,
của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế
hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. tuy nhiên do một số
yếu kém về chất lượng của đội ngũ nhân viên văn thư phục
trách về công tác bảo mật dẫn đến có những sai phạm trong
quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm
quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý
(mặc dù hậu quả không lớn).
đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình
chung là chưa được quan tâm đúng mức chưa thấy hết ý
nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. từ đó dẫn đến việc
nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và
phẩm chất không đáp ưngs được yêu cầu.
câu 6: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công
tác quản lý văn bản trong cơ quan gồm nội dung gì?
quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công
cụ, các phương pháp quản lý để nắm vững về số lượng nội
dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch sử của các văn
bản trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị.
#việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích.
*quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra,
theo dõi, chỉ đạo và đánh giá hoạt động của cơ quan.
*bảo vệ được các bí mật của cơ quan nhà nước .
nguyên tắc quản lý văn bản.
*quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. hệ thống văn
bản được hình thành do quan hệ giữa các cơ quan đơn vị
tạo lập và sử dụng văn bản học theo chức năng của cơ
quan, đơn vị. quản lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng
để quản lý toàn diện tổng hợp đối với văn bản, tạo tiền đề
để đánh giá tài liệu văn bản chính xác khoa học.
*nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng,
không đồng nhất. các văn bản khác nhau về hiệu lực pháp
lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. quản lý theo giá
trị mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công
phân cấp hợp lý trong quản lý văn bản.
*nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. thời điểm hình
thành phản ánh tiến triển của công việc trong thực tế. các
văn bản được hình thành trong các thời điểm đặc biệt có
những giá trị đặc biệt. chính vì vậy việc quản lý phải căn cứ
vào thời điểm hình thành. nguyên tắc này trong một số tài
liệu còn được gọi là nguyên tắc tính lịch sử.
#nội dung của công tác quản lý văn bản.
*đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan
trọng trong quản lý văn bản. đó là sự ghi chép lại những
điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo
đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng ký vào sổ giúp cho cơ
quan nắm được số lượng văn bản chủ thể, nội dung hiệu lực
và các phương diện quan trọng khác của việc văn bản.
*lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối
tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc
về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết
công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số
cơ quan, một cá nhân.
lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản
hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc
theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công
tác văn thư.
-trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ
sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ
sơ công vụ.
vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho
năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi
các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt
theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong
công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất
cho công tác này được thuận lợi.
quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau
đây:
-mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu
đề.
-phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
-sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-biên mục hồ sơ.
-đóng quyển
-nộp lưu hồ sơ.
để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi
mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật,
điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp
luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự
yếu kém của công tác văn thư.
-đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của
công tác văn thư.
-xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết
đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới.
-đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn
thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn
thư.
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn
thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp
công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc
nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho
việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu
trữ.
-công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ
quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn
chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản
hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập.
*tiêu huỷ văn bản: việc tiêu huỷ văn bản được thực hiện đối
với những văn bản đã thực sự kết ý nghĩa, giá trị. để xác
định tài liệu văn bản có cần thiết phải bị tiểu huỷ cơ quan
phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. hội đồng
này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan.
câu 7: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác
lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan? trình bày quy trình
lập hồ sơ công vụ:
hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối
tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc
về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết
công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số
cơ quan, một cá nhân.
lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản
hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc
theo nguyên tắc và phương pháp nhất định.
vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn
thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ.
-công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp
công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc
nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho
việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu
trữ.
-công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ
quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn
chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản
hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập.
* các loại hồ sơ:
-hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn bản pháp quy
về một công tác nghiệp vụ làm căn cứ tra cứu giải quyết
công việc hàng ngày. hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản
soa văn bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp lưu
của cơ quan.
-sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề,
từng sự việc. trong từng vấn đề, từng sự việc lại sắp xếp
theo thư tự thời gian.
-sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ
sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ quan, đơn vị.
-hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin
cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ.
bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu được trong hoạt
động quản lý nhà nước .
-hồ sơ nhân sự thường được bảo quản trong các túi theo
mẫu thống nhất. việc sắp xếp tài liệu, văn bản trong túi hồ
sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề
sự việc của cán bộ đó.
phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách
nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp xếp theo đặc trưng vần
chữ cái kết hợp với đặc trưng cơ cấu đơn vị. hồ sơ nhân sự
thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai
thác, sử dụng hồ sơ.
-hồ sơ trình duyệt:
mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trưởng duyệt, ký văn bản
không chỉ đơn thuần đưa ra một văn bản dự thảo đó mà
phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và tập hợp
vào trong hồ sơ trình duyệt. qua đó thủ trưởng cơ quan có
thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản,
dự thảo.
#hồ sơ trình duyệt thường gồm 2 phần:
phần i: những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo
văn bản trình duyệt- những văn bản yêu cầu đề nghị giải
quyết và những văn bản mà cán bộ tiến hành điều tra
nghiên cứu sự việc đó.
phần ii: dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên
quan.
-hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể. sau khi
công việc kết thúc hoặc theo quy định của pháp luật đến
một thời hạn, hồ sơ này phải được nộp lưu.
* quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.mở hồ sơ: mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ
lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ
căn cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. việc ghi tiêu để hồ
sơ phải đảm bảo chính xác ngắn gọn nêu khái quát được
vấn đề, sự kiện, nội dung.
2.phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ:
sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên quan đến hồ
sơ phải tập hợp đầy đủ để đưa vào hồ sơ. căn cứ vào đặc
trưng của văn bản tài liệu để chí thành các hồ sơ. hồ sơ có
thể được phân loại theo các đặc trưng:
-đặc trưng tên gọi.
-đặc trưng vấn đề.
-đặc trưng tác giả.
-đặc trưng thời gian.
-đặc trưng giao dịch.
-đặc trưng địa dư.
3. sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ:
các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải được sắp xếp một
cách khoa học, hợp lý thể hiện được sự liên quan giữa các
văn bản giấy tờ trong hồ sơ và diễn biến của sự việc.
hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: theo tên loại văn
bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự giải quyết vấn đề
trong thực tiễn; theo vấn đề kết hợp với thời gian theo tác
giả kết hợp với thời gian, theo vần chữ cái…
4.biên mục hồ sơ:
biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về thành phần
nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ để khai thác tra cứu
được nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt
hồ sơ bao gồm các công việc (bên trong).
+đánh số tờ.
+viết mục lục văn bản.
+viết tờ kết thúc.
* biên mục ngoài bìa:
+ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+ghi số kí hiệu hồ sơ.
+ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. đóng quyển:
hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định
trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ, giữ cho
chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu và
sử dụng lâu dài.
6. nộp lưu hồ sơ:
việp nộp lưu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy
trỡnh phải nộp lưu.
câu 9.hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo
cáo về công tác bảo vệ môi trường của ubnd các quận thuộc
địa bàn thành phố hà nội năm 2001".
-trình bày khái niệm lập hồ sơ.
-các đặc trưng văn bản tài liệu để lập hồ sơ.
-vận dụng vào tình huống này.
hồ sơ đã nêu được lập dựa trên các đặc trưng cơ bản:
-đặc trưng về tên gọi: các văn bản có cùng tên loại là báo
cáo.
-đặc trưng vấn đề: các văn bản đề cập đến một nội dung là
công tác bảo vệ môi trường.
-đặc trưng tác giả: ubnd các quận.
- đặc trưng địa dư: các quận thuộc địa bàn hà nội.
*lưu ý: trong phần ôn tập có vấn đề "hãy lấy ví dụ một hồ
sơ cụ thể để phân tích cách sắp xếp trong hồ sơ công vụ" có
thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa điểm nào đó và
chỉ ra cách sắp xếp.
-theo trình tự giải quyết vấn đề: văn bản chỉ đạo, văn bản
……..
-theo vấn đề kết hợp thời gian: văn bản về các bước, các
giai đoạn quy hoạch…
Tải về để xem bản đầy đủ
27 trang
26300
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đề cương môn Công tác văn thư", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- de_cuong_mon_cong_tac_van_thu.doc
