Tài liệu học tập Microsoft Excel 2010
TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM
TRUNG TÂM KỸ THUẬT ĐIỆN TOÁN
Tài liệu học tập
MICROSOFT EXCEL
2010
LƢU HÀNH NỘI BỘ
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Chƣơng 1
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL 2010
1. Giới thiệu
Excel là chương trình tạo lập và xử lý bảng tính
Tính năng:
Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
Vẽ đồ thị và các sơ đồ
Tự động hóa các công việc bằng các macro
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể
phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.
Tính năng lập trình được:
Có thể lập trình thành một ứng dụng
Dùng VBA
Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các
ứng dụng trong gói Office 2010.
2
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Backstage View
Công cụ Backstage View được truy cập qua Tab File (góc
trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu/mở tài liệu,
in ấn, điều chỉnh các tùy chọn.
Tính năng Sparkline
3
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để
mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ
sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho
phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng
nhận định khuynh hướng trong một ô (cell).
2. Khởi động và thoát khỏi Excel
2.1
Excel có thể khởi động theo 2 cách sau:
Từ trình đơn Start của Window
Khởi động
+ Nhấn nút Start Programs Microsoft Office
Microsoft Excel 2010
Từ Desktop: Nếu có sẵn biểu tượng Microsoft Excel
2010 chỉ cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng này.
2.2
Thoát khỏi Excel
Có những cách thoát như sau:
Chọn menu File Exit trong cửa sổ Excel
Hoặc
-
-
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Hoặc
-
Nhấn đúp chuột vào nút điều khiển Excel ở gốc trái trên
của cửa sổ Excel hay nhấn nút Close
3. Màn hình giao diện của Microsoft Excel 2010
3.1
Cửa sổ ứng dụng của Excel gồm các thành phần chính như
sau:
Cửa sổ ứng dụng
4
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
(3)
(2)
(4)
Thanh địa chỉ/tên vùng
Thanh công thức
(Name Box)
(1) Workbook
Định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa vào chuẩn XML giúp cho
việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng phần mềm) thay cho định dạng
chuẩn trước đây là “.XLS”
Ngoài ra Excel 2010 còn hổ trợ nhiều định dạng tập tin dạng cấu trúc
bảng khác như CSV (Comma Separated Values), PDF (Portable
Document Format), …
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như
tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập
tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File
của các phiên bản trước.
Chúng ta có thể chế biến thành các lệnh truy cập nhanh
chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào nút
để mở
danh mục các lệnh và vào chọn( ) các lệnh cần cho hiện lên
thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây còn quá ít
bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều
chế thanh lệnh truy cập nhanh.
5
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
6
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng
các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng
truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon.
Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout,
Formulas, Data, Reviews, View.
Home: Các chức năng thường dùng
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như sơ đồ, đồ
thị, ký hiệu, …
Page Layout: Điều khiển hiển thị và thiết lập trang in ấn.
Data: Điều khiển trao đổi dữ liệu, danh sách, phân tích,…
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range). Kiểm tra
theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
Review: Kiễm lỗi chính tả, thêm chú thích vào các ô, thiết lập
bảo vệ, …
View: Các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu
nhỏ, chia màn hình, …
3.2
Cửa sổ bảng tính Excel
Là khu vực giữa thanh công thức và thanh trạng thái, gồm
các phần chính sau:
7
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
a
b
c
g
a. Thanh tiêu đề (Title Bar)
Gồm Menu điều khiển (Control Menu), tập tin WorkBook
hiện hành và các nút: Minimize, Maximize, Restore.
b. Đường viền ngang (Column Border)
Ghi ký hiệu của từng cột theo thứ tự chữ cái (gồm 256 cột
từ trái sang phải: A Z, AA AZ, … IA IV). Nút phía
ngoài bên trái là nút lựa chọn cho toàn bộ bảng tính.
c. Đường viền dọc (Row Border)
Ghi số thứ tự của từng dòng từ trên xuống (từ 1 đến
65.536).
d. Màn hình bảng tính
Hiển thị vùng nhỏ của bảng tính với những đường kẻ lưới
phân cách giữa các ô.
8
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
e. Ô hiện hành (Active Cell) hoặc ô lựa chọn (Selected Cell)
Là một ô trong bảng tính có khung sáng viền quanh và có
một mốc vuông nhỏ ở cạnh dưới bên phải dùng để vị trí ô hiện
hành. Tọa độ của ô hiện hành được hiển thị trong hộp tên trên
thanh công thức.
f. Thanh cuốn dọc/ngang (Scroll Bar)
Là hai thanh ở cạnh viền bên phải và phía bên phải của cửa
sổ Workbook. Trên thanh có chứa một hộp cuốn (Scroll bar)
và hai nút mũi tên (dùng để di chuyển đến khu vực khác của
bảng tính).
g. Thanh tên bảng tính (Sheet Tabs)
Hiển thị một số tên của các bảng tính có trong Workbook.
3.3
Cấu trúc của bảng tính
Cột
Sheet
Dòng
Sheet tabs
WorkBook
9
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
a. Sổ tay (Workbook)
Một Workbook gồm có từ 1 đến 255 bảng tính riêng biệt
(mặc định là 3). Tập tin Workbook thường dùng để tập hợp
những loại bảng tính dữ liệu, đồ thị, macro, .... Có liên hệ với
nhau.
b. Bảng tính (Sheet)
Dùng để nhập dữ liệu và thực hiện những nhu cầu về tính
toán, tạo biểu mẫu, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu .... Mỗi
bảng tính được đặt tên là Sheet # (# là số thứ tự) hoặc một
tên gọi cụ thể.
c. Cột (Columns)
Cột là tập hộp các ô trong bảng tính theo chiều dọc. Độ
rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 1
255 ký tự) có tất cả 256 cột trong 1 bảng tính, mỗi cột được
gán một ký hiệu theo thứ tự chữ cái (từ A Z , tiếp theo là
AA AZ, BA BZ, ... và cuối cùng là IA IV).
d. Dòng (Rows)
Dòng là tập hợp những ô trong bảng tính theo ngang.
Chiều cao dòng mặc nhiên là 12.75 chấm điểm có thể thay đổi
trị số này. Có tổng cộng 65.536 dòng trong 1 bảng tính, mỗi
dòng được gán một số thứ tự (bắt đầu từ 1 đến 65.536).
e. Ô (Cells)
Ô là giao điểm của một cột và một dòng. Ô được xác định
bởi tọa độ (địa chỉ) dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của
dòng.
f. Vùng (Range)
Vùng là tập hợp những ô kế cận nhau hình thành một khối
ô hình vuông hay hình chữ nhật hoặc chỉ một ô. Vùng của
vùng được xác định bằng tọa độ ô đầu (trên trái) và tọa độ ô
10
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
cuối (dưới phải) hoặc có thể sử dụng tên vùng. Có thể làm việc
với nhiều vùng khác nhau cùng một lúc.
Lưới
Cells
Range
B6:G10
Sử dụng menu thu nhỏ (Shortcut menu).
Khung menu thu nhỏ sẽ được hiển thị bên cạnh vùng lựa
chọn khi nhấn nút phải chuột (Right click). Trên khung chỉ liệt
kê một số lệnh thông dụng và được thay đổi tùy theo lựa
chọn.
- Cách chọn lệnh trong menu thu nhỏ
Di chuyển vào vùng thực hiện.
Nhấn nút phải chuột (Right click).
Lựa chọn cần thực hiện trên menu.
11
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
4. Di chuyển ô hiện hành trong vùng bảng tính
4.1
Dùng phím
,
Di chuyển qua 1 ô theo hướng mũi tên.
Đến đỉnh vùng dữ liệu.
Ctrl +
Ctrl +
Ctrl +
Ctrl +
Đến đáy vùng dữ liệu
Đến ô bên trái nhất của vùng dữ liệu.
Đến ô bên phải nhất của vùng dữ liệu.
Ctrl + Home Đến góc trên trái của bảng tính
Ctrl + End
Tab (*)
Đến góc dưới trái của bảng tính
:
:
:
:
Qua trái 1 màn hình.
Shift + Tab (*)
Page Up (*)
Page Dn(*)
Qua phải 1 màn hình.
Lên phía trên 1 màn hình.
Xuống phía dưới 1 màn hình.
12
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
(*):
Các phím này chỉ sử dụng khi bật thông số
Transition navigation keys trong thẻ Transition của menu Tools
Options
5.2
Dùng chuột (mouse)
Di chuyển đến vị trí đang hiển thị trên màn hình bảng
tính.
Di chuyển con trỏ mouse đến vị trí mới.
Bấm chuột.
Di chuyển con trỏ mouse vào thanh cuốn dọc/ngang.
Bấm trên những mũi tên ở hai đầu thanh cuốn theo
hướng cần di chuyển.
5.3
Sử dụng Name Box hoặc hộp thoại Goto
Hộp tên (Name Box)
+ Di chuyển con trỏ mouse vào hộp tên (bên trái thanh
công thức).
+ Nhập tọa độ cần di chuyển tới và ấn phím Enter.
Hộp thoại Goto
+ Chọn từ tab Home Editing find & Select Goto
hoặc nhấn phím F5 xuất hiện hộp đối thoại:
13
Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 2010
+ Nhập tọa độ cần di chuyển đến trong khung Reference.
+ Chọn nút OK.
5. Lựa chọn vùng cần thực hiện trong bảng
tính
Chọn 1 ô: Nhấn chuột(mouse) tại ô chọn.
Chọn nhóm ô lân cận: di chuyển vào góc đầu hoặc
cuối của nhóm ô.
Chọn 1 trong các cách sau:
+ Kéo mouse tới góc đối diện.
+ Nhấn và giữ Shift khi bấm đúp (Double click) (nhấn
và thả nhanh nút trái của mouse hai lần liên tiếp) trên
những đường viền của ô.
Chọn nhóm ô không lân cận:
+ Di chuyển đến những ô hoặc nhóm ô cần chọn.
+ Nhấn phím Ctrl trong khi thực hiện việc lựa chọn ô
hoặc nhóm ô.
14
Chương 2: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Chƣơng 2
XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
1. Nhập dữ liệu cho bảng tính
1.1
Các loại dữ liệu
Dữ liệu được nhập vào trong bảng tính Excel, bắt buộc phải
thuộc vào 1 trong các định dạng sau:
a. Dữ liệu dạng chuỗi (Text)
Qui ước: phải được bắt đầu bởi:
+ Các ký tự từ A đến Z.
+ Các tiền tố gồm có:
' : canh chuỗi về bên trái của ô.
" : canh chuỗi về bên phải của ô.
^ : canh chuỗi vào giữa ô.
\ : lặp lại chuỗi đến hệ độ rộng của ô.
Dạng thể hiện: phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi nhập
vào ô.
+ Khi chiều dài của chuỗi nhỏ hơn hay bằng độ rộng của ô.
* Chuỗi nhập vào sẽ được hiển thị đầy đủ và vị trí của
nó trong ô phụ thuộc vào ký tự tiền tố.
* Dạng mặc nhiên của Excel là canh chuỗi về bên trái
của ô.
+ Khi chiều dài của chuỗi lớn hơn độ rộng của ô:
* Nếu những ô lân cận bên phải của ô dữ liệu còn trống
thì chuỗi nhập vào sẽ được hiển thị đầy đủ.
* Nếu những ô lân cận bên phải của ô đang chứa trị thì
chuỗi nhập vào chỉ bị hiển thị cho đến vùng của ô chứa trị
kế cận.
15
Chương 2: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Chú ý:
Khi nhập dữ liệu số, ngày, giờ không đúng theo qui
ước thì Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Trong công thức những dữ liệu dạng chuỗi không có
giá trị tính toán.
Nếu độ rộng của ô không đủ để hiển thị hết chuỗi dữ
liệu đưa vào, phần dữ liệu sẽ bị khuất và được hiển
thị khi ta định lại độ rộng của cột.
b. Dữ liệu số (number)
Qui ước phải được bắt đầu bởi:
+ Các nút số từ 0 đến 9.
+ Các ký tự +, -, (, $.
Dạng thể hiện: phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi số
nhập vào trong ô.
+ Khi chiều dài của chuỗi số nhỏ hơn độ rộng của ô:
Excel tự động chuyển sang dạng số khoa học kỹ thuật
(Scientific) hoặc hiển thị các dấu ####... trong ô.
Chú ý:
Từ dạng số bình thường (General) nhập vào ô, bạn có
thể thay đổi thành nhiều dạng số khác nhau bằng
cách chọn tab Home mục Number:
Để có thể hiển thị đầy đủ chuỗi số bị che khuất, chỉ
cần thay đổi độ rộng cột.
Có thể nhập trực tiếp các dấu ngăn cách hàng ngàn
hoặc số phân cách hàng trăm.
16
Chương 2: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Khi trong chuỗi số nhập vào có chứa các ký tự dấu
như: +, -, /, hoặc có nhiều hơn 1 dấu chấm thập
phân thì Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Có thể thay đổi định dạng và vị trí của chuỗi số bởi
những nút lệnh trong Formatting Toolbar.
c. Dữ liệu dạng cộng thức (Formula)
Qui ước phải được bắt đầu bằng các dấu: = hay +
Dạng thể hiện: là trị số kết quả của công thức trong ô
(công thức nhập vào chỉ được thể hiện trên thanh công thức).
Chú ý:
Trong thành phần của công thức có thể gồm: số, chuỗi,
(phải được đặt trong cặp nháy kép), tên vùng, các toán tử, các
loại hàm.
Các loại toán tử sử dụng trong công thức.
* Toán tử tính toán
Các toán tử tính toán được liệt kê theo thứ tự ưu tiên như
sau:
^ (lũy thừa)
* (nhân), / (chia)
+ cộng, - (trừ)
% (phần trăm).
* Toán tử so sánh
Dùng để so sánh hai biểu thức: Các trị đem so sánh
thường cùng kiểu. Nếu không cùng kiểu thì:
Biểu thức luận lý lớn hơn biểu thức chuỗi.
Biểu thức chuỗi lớn hơn biểu thức số.
Trị True lớn hơn trị False.
17
Chương 2: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Các toán tử so sánh = (bằng), <> (không bằng), > (lớn
hơn), < (nhỏ hơn), >= (lớn hơn hay bằng), <= (nhỏ hơn
hay bằng).
* Toán tử ghép chuỗi: &
Ghép hai cụm số thành một số , ghép hai chuỗi thành một
chuỗi, ghép một cụm số với một chuỗi thành một chuỗi.
* Toán tử luận lý:
not (phủ định), and (và), or (hoặc).
Chú ý: trong một công thức nếu có nhiều toán tử thì thứ tự ưu
tiên thực hiện như sau (độ ưu tiên xếp từ lớn đến nhỏ).
Toán tử
^
Phép toán
Lũy thừa
Độ ưu tiên
7
6
5
4
3
3
3
3
2
1
1
(-) (+)
*, /
Số âm, số dương
Nhân, chia
-,+
Trừ cộng
>=
Lớn hơn hay bằng
Nhỏ hơn hay bằng
Nhỏ hơn, lớn hơn
Bằng, không bằng
Phủ định
<=
>,<
=,<>
#NOT#
#AND#, #OR# Và, hoặc
Liên kết chuỗi
d. Dữ liệu dạng ngày (date), giờ (time):
&
Qui ước có thể đưa vào và thể hiện dữ liệu ngày, giờ theo
các dạng khác nhau:
Các loại định dạng
m/d/y
1/1/94
d-mmm-y
1-Jan-94
18
Chương 2: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
d-mmm
1-Jan
mmm-yy
Jan-94
m/d/y h:mm
h:mm AM/PM
1/1/94 13:00
1:00 PM
h:mm:ss AM/PM 1:00:00 PM
h:mm
13:00
h:mm:ss
13:00:01.
Chú ý:
Phải nhập theo định dạng MM/DD/YY (theo thông số lựa
chọn trong Control Panel của Windows).
Khi nhập không đúng theo những định dạng đã định thì
Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Dùng hàm Date (yy,mm,dd) hay time (hh,mm,ss) sau đó
chọn Format Cells Tab Number chọn Date hoặc Time
trong mục Category và lựa chọn dạng thể hiện ngày.
Nhập trị số tương ứng với thời gian (Excel bắt đầu tính từ
1/1/1900 tương ứng với số (1) sau đó chọn lệnh thể hiện
Format Cells, Tab Number.
Bạn có thể thực hiện tính toán với dữ liệu ngày giờ.
1.2
Cách nhập dữ liệu vào bảng tính
a. Cách nhập dữ liệu vào ô
Chọn ô cần nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu tùy theo loại định dạng.
Để kết thúc việc nhập dữ liệu, có thể bằng:
+ Nhấn phím Enter (hay bấm nút Enter trên thanh công
thức).
+ Bấm vào ô khác (hay dùng các phím di chuyển).
Chú ý:
19
Chương 2: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Để hủy bỏ việc nhập dữ liệu đang thực hiện, có thể nhấn
phím ESC hoặc nút Cancel trên thanh công thức.
Khi nhập dữ liệu mới vào ô đang chứa trị thì Excel sẽ tự
động ghi đè lên giá trị cũ.
b. Cách nhập dữ liệu vào các ô trên bảng tính
Chọn vùng các ô cần nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu tùy theo loại định dạng vào 1 ô.
Nhấn Ctrl + Enter để kết thúc việc nhập dữ liệu.
2. Chỉnh sửa dữ liệu
2.1
Xóa dữ liệu.
Đầu tiên chọn ô hay vùng cần xóa, sau đó có thể dùng 1
trong các cách sau để xóa.
Dùng lệnh Clear trong mục Editing của tab Home
- Chọn lệnh Clear từ mục Editing.
- Chọn lệnh:
Clear All: xóa toàn bộ nội dung,
định dạng ghi chú có trong ô hay
vùng.
Clear Formats: chỉ xóa định dạng
(không xóa nội dung, ghi chú và
trở về dạng bình thường).
Clear Contents: chỉ xóa nội dung
(không xóa ghi chú, định dạng)
Clear Comments: xóa ghi chú (không xóa nội dung định
dạng).
Clear Hyperlinks: xóa liên kết đến một website (không xóa
nội dung định dạng).
20
Tải về để xem bản đầy đủ
123 trang
24700
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu học tập Microsoft Excel 2010", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- tai_lieu_hoc_tap_microsoft_excel_2010.pdf
