Bài giảng Microsoft® Office Excel 2010 - Bài 2: Xây dựng ô dữ liệu

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Microsoft^®Office

Excel 2010

Bài 2: Xây dựng ô dữ liệu

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Mục tiêu

• chỉnh sửa nội dung của ô và

undo các thay đổi

• chèn và xóa các hàng và cột

• chèn và xóa các ô

• cắt, sao chép và dán dữ liệu

• sử dụng Office Clipboard

• thay đổi độ rộng cột

• tìm dữ liệu trong worksheet

• thay thế dữ liệu với các dữ

liệu khác trong worksheet

• thay đổi chiều cao hàng

• sử dụng AutoFill để sao chép

và điền vào hàng loạt

• sử dụng AutoFit với các cột

hoặc các hàng

• đổi tên worksheets

• ẩn và không ẩn hàng và cột

• chèn, xóa, di chuyển và sao

chép các worksheet

2

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Hiệu chỉnh ô và hoàn tác các thay đổi

Hiệu chỉnh các ô

• các lỗi hoặc các lý do khác để thay đổi dữ liệu sẽ xảy ra

• cách thay đổi hoặc xóa dữ liệu trong một ô:

Để thực hiện nhiệm vụ này:

Phải làm điều này:

Nhập dữ liệu mới, sau đó nhấn Enter

Nhấn Backspace hoặc Delete

Chọn ô sau đó nhấn F2

Thay thế toàn bộ nội dung ô

Sửa dữ liệu trong khi nhập

Đặt ô thành chế độ soạn thảo sau khi

dữ liệu nhập vào

Di chuyển bên trong một ô có chứa dữ liệu Nhấn F2, sau đó nhấn phím mũi tên

Left, Right, Home, End

Xóa dữ liệu trong một ô

Chọn ô, sau đó nhấn Delete

3

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Hiệu chỉnh ô và hoàn tác các thay đổi

Hoàn tác (Undoing) và làm lại (Redoing) các thay đổi

• Quick Access Toolbar có một nút Undo và Redo:

• Để hoàn tác làm sự thay đổi mới nhất

– Nhấp nút (Undo)

– Nhấn Ctrl + Z

• Để đảo ngược Undo cuối cùng (còn gọi là làm lại)

– Nhấp nút (Redo)

– Nhấn Ctrl + Y

• Tối đa 100 lệnh cuối cùng có thể là được hoàn tác

4

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sao chép và di chuyển dữ liệu

•Rất phổ biến để sao chép và di chuyển dữ liệu từ

một phạm vi của các ô đến một phạm vi khác

•Có thể sao chép và di chuyển đến:

– Phần khác nhau của cùng một Worksheet

– Worksheet khác trong cùng Workbook

– Workbook khác

5

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sao chép và di chuyển dữ liệu

Sao chép (Copy) vào clipboard

– Nhấp vào (Copy)

– Nhấn Ctrl + C (tương tự như hầu hết các chương trình

Windows)

– Nhấp chuột phải, chọn mục và sau đó chọn Copy

Cắt (Cut) / di chuyển (Move)

– Nhấp vào (Cut) nút trong Ribbon

– Nhấn chí Ctrl + X (giống như hầu hết các chương trình

Windows)

– Nhấp chuột phải lựa chọn mục và sau đó nhấp vào Cut

6

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sao chép và di chuyển dữ liệu

Dán (Paste)

– Nhấp vào (Paste)

– Nhấn Ctrl + V (giống như hầu hết các chương trình

Windows)

– Nhấp chuột phải, chọn mục và sau đó bạn chọn Paste

• Vùng chọn nhấp nháy sẽ xuất hiện xung quanh các ô sẽ

được dán vào vị trí mới, trừ khi dán từ Office Clipboard

• Khi dán phạm vi gồm nhiều ô, chỉ cần chọn một ô

– Excel sẽ dán bên dưới và bên phải của ô này

Slide 2-7

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sao chép và di chuyển dữ liệu

Office Clipboard

MS Office Clipboard

Windows Clipboard

Nắm giữ 1 mục

Nắm giữ đến 24 mục

Mục bất kỳ có thể được lựa

chọn và dán vào trong trình

tự bất kỳ

Mục trong clipboard được

dán vì nó chỉ có một mục

Các mục chỉ có thể được

chia sẻ giữa các chương

trình MS Office

Mục có thể được chia sẻ với

bất kỳ chương trình

Khi tất cả các chương trình Mục vẫn còn có sẵn cho

Office đóng, mục mới nhất

được sao chép vào

đến khi máy tính tắt hoặc

thay thế bằng mục khác

Clipboard của Windows, tất

cả các mục khác bị loại bỏ

Slide 2-8

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sử dụng Paste Special

• Lệnh Paste dán toàn bộ nội dung Clipboard của

Windows vào trong ô mục tiêu

• Lệnh Paste Special cho phép

bạn lựa chọn lựa chọn cách

dữ liệu được dán

• Để kích hoạt lệnh Paste Special,

trên tab Home, trong nhóm

Clipboard, nhấp vào mũi tên để

Paste, nhấp vào Paste Special

9

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sử dụng Paste Special

Paste

Chỉ định các thành phần của dữ liệu trong

Clipboard được dán vào các ô mục tiêu.

Operation Xác định cách dữ liệu bất kỳ trong các ô

mục tiêu được xử lý.

Skip blanks Tránh ghi đè lên dữ liệu hiện có trong các ô

mục tiêu nếu không có dữ liệu từ clipboard

cho các tế bào đó.

Transpose Xoay dữ liệu, dữ liệu trong Clipboard được

liệt kê tại cột liệt kê trên hàng trong các ô

mục tiêu, và ngược lại ..

10

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Sao chép và di chuyển dữ liệu

Chỉ sử dụng chuột

• Biểu tượng con trỏ chuột

4 đầu để di chuyển các ô

được lựa chọn

• Để tạo một bản sao của

các ô được lựa chọn, sử

dụng Ctrl

Slide 2-11

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Chèn hàng và cột

• Có thể chèn một hoặc nhiều hàng/cột tại cùng một thời điểm

• Để chèn hàng hoặc cột:

– Chọn bằng cách sử dụng tiêu đề cột hoặc hàng

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấn Format

Style, và bấm vào Insert Sheet Rows hoặc Insert

Sheet Columns

– Hoặc kích chuột phải vào lựa chọn hàng hoặc cột,

sau đó bấm Insert

• Tất cả các hàng bắt đầu từ hàng tô sáng chuyển xuống

• Tất cả các cột bắt đầu từ cột tô sáng chuyển sang phải

12

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Xóa hàng và cột

• Hãy cẩn thận về những gì đang bị xóa

• Để xóa toàn bộ hàng hoặc cột:

– Chọn bằng cách sử dụng tiêu đề hàng hoặc

cột

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấn

Format, và nhấp vào Delete Sheet Rows

hoặc Delete Sheet Columns

– hoặc kích chuột phải vào lựa chọn hàng hoặc

cột và sau đó nhấn Delete

• Tô sáng các hàng hoặc cột bị xóa, và các hàng

hoặc cột còn lại thay đổi theo để điền vào

13

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Chèn và xóa ô

• Thay đổi các ô để tạo"không gian" cho các ô mới hoặc

điền vào trong các ô đã bị xóa

• Để chèn các ô mới, chọn nơi mà nó sẽ được đặt, sau

đó vào tab Home, trong nhóm Cells, nhấp vào mũi tên

cho Insert, bấm vào Insert Cells, sau đó chọn nơi để

thay đổi các ô hiện có

• Để xóa các các ô, chọn nó, sau đó vào tab Home,

trong nhóm Cells, nhấp vào mũi tên để Delete, nhấp

vào Delete Cells, sau đó lựa chọn hướng chuyển đổi

các ô còn lại

• Cũng có thể sử dụng để chèn hoặc xóa toàn bộ các

hàng và cột

14

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Thay đổi chiều rộng cột

•Chiều rộng cột tiêu chuẩn là 8.43 inch

– Nếu các ô lân cận bị trống, dữ liệu văn bản tràn đến

những các ô khác, dữ liệu văn bản bị cắt ngắn tại ranh

giới các ô

– Nếu số hoặc giá trị ngày tháng quá lớn, Excel sẽ tự động

mở rộng chiều rộng cột để hiển thị giá trị

– Nếu bạn giảm chiều rộng, giá trị số hoặc ngày là quá lớn

sẽ hiển thị dưới dạng # # # # # # #

•Có thể thiết lập từ 0 đến 255 cho chiều rộng

15

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Thay đổi chiều rộng cột

• Để thay đổi chiều rộng cột:

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấn Format.Style và sau đó

nhấp vào độ rộng của cột, hoặc

– đặt con trỏ chuột trên đường thẳng đứng ở bên phải của tiêu đề cột

và kéo đến chiều rộng thích hợp, hoặc

– kích chuột phải vào tiêu đề cột, và sau đó nhấp vào độ rộng của cột

Sử dụng AutoFit

• Để Excel tự động thay đổi kích thước cột cho nội dung

– Chọn ô với chiều rộng mong muốn, sau đó vào tab Home, trong

nhóm Cells, nhấn Format và sau đó nhấp vào AutoFit Column

Width, hoặc

– kích đúp vào phía bên phải của cột để điều chỉnh đến chiều rộng của

16

giá trị lớn nhất trong toàn bộ cột

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Điều chỉnh độ cao của hàng

• Có thể được thay đổi bằng tay hoặc bằng cách sử dụng

AutoFit

• Để thay đổi chiều cao hàng:

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấn Format và sau đó nhấp vào

Row Height, hoặc

– Đặt con trỏ chuột ở phía dưới tiêu đề dòng, sau đó kéo đến chiều

cao mới

• Để AutoFit chiều cao hàng:

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấn Format và sau đó nhấp vào

AutoFit Row Height, hoặc

– kích đúp vào dưới cùng của dòng tiêu đề

17

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Ẩn / hiện (hide / unhide )hàng và cột

• Ẩn các hàng hoặc cột bởi vì:

– Cần để in worksheet lớn, ẩn hàng hoặc cột ít quan trọng hơn để cải thiện

khả năng đọc tổng thể worksheet

– Ẩn các cột hoặc các hàng lưu trữ các tính toán trung gian cho các công

thức phức tạp

– Ẩn các cột hoặc các hàng có chứa dữ liệu bí mật

• Có thể phát hiện hàng hoặc cột ẩn bằng những khoảng trống trong

tiêu đề hàng hoặc cột

• Vẫn còn ẩn cho đến khi bỏ ẩn

• Công thức trong các ô có thể nhìn thấy ẩn hoặc các ô tham chiếu

ẩn vẫn tiếp tục được tính toán một cách chính xác

• Các hàng và cột ẩn không xuất hiện khi in ấn worksheet cho đến

khi bỏ ẩn

18

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Ẩn / hiện hàng và cột

• Để ẩn hàng hoặc cột, đầu tiên chọn tiêu đề:

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấp vào Format, nhấn Hide &

Unhide, và sau đó Hide Columns hoặc Hide Rows, hoặc

– kích chuột phải vào lựa chọn các hàng hoặc cột và sau đó nhấp vào

Hide, hoặc

– kéo cạnh bên phải của tiêu đề cột đến cạnh bên trái, hoặc cạnh dưới lên

trên dòng tiêu đề

• Để thôi ẩn hàng hoặc cột, chọn các tiêu đề mục trên cả hai

cạnh của các hàng hoặc cột ẩn:

– Trên tab Home, trong nhóm Cells, nhấp vào Format, nhấn Hide &

Unhide, và sau đó Unhide Columns hoặc Unhide Rows, hoặc

– kích chuột phải vào các hàng hoặc cột được chọn và sau đó nhấp vào

Unhide, hoặc

– kéo cạnh bên phải của cột ẩn sang phải, hoặc cạnh dưới cùng dòng ẩn

xuống

19

Microsoft^®

Core Skills

Excel 2010

Tìm kiếm và thay thế dữ liệu

Tìm kiếm dữ liệu

• Trên tab Home, trong nhóm Editing, nhấp vào Find &

Select, sau đó nhấp vào Find

Slide 2-20