Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án & Các vấn đề trong quản lý dự án

CHƯƠNG 3:

Tꢀ CHꢁC Dꢂ ÁN & CÁC

VꢃN Đꢄ TRONG QLDA

1. Cꢅu trúc tꢆ chꢇc

2. Nhóm dꢈ án

3. Lãnh ñꢉo

4. Phương pháp giꢊi quyꢋt vꢅn ñꢌ

5. Quꢊn lý xung ñꢍt

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (1)

Khái niꢎm

ꢀ

Tꢀ

ch

t t

i nhau ñꢉ ñꢋ

u trúc t ch

i h p ho ñꢀng gi

ꢁ

c là m

nh ñꢈnh ñꢉ có th

ñꢄn m c tiêu c

c là m t ki u m

a các ngưꢁi trong t

ꢀ

t nhóm ngưꢁ

cùng ph

a t

i

ñưꢂc s

ꢃ

p x

i h p ho

ch c.

ñưꢂ

ꢄ

p theo m

ꢀt

tr

ꢅ

ꢆ

ꢇ

t

ꢉ

ꢊ

ꢂ

ꢋt

ñꢀng

v

ꢌ

t

ꢍ

ꢎ

ꢏ

ꢐ

ꢀ

C

ph

ꢂ

ꢊ

ꢀ

ꢁ

ꢀ

ꢉ

ꢑu

c

ꢏ

ñꢒt ra ñꢉ

ch c.

ꢂ

ꢋt

ꢓ

ꢐ

Caáu truùc

Muïc tieâu

Nhieàu ngöôøi

B

A

2

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (2)

Các dꢉng cꢅu trúc tꢆ chꢇc

Mꢐc tiêu

Phân chia bꢍ phꢏn

Cꢅu trúc tꢆ chꢇc

Nâng cao hiꢖu quꢔ và

• Chꢐc năng

• Dꢃng chꢁc

phân quyꢗn:

• Sꢔn phꢕm

năng

• Quyꢗn hꢋn

• Khách hàng

• Dꢃng dꢄ án

• Trách nhiꢖm

• Lãnh thꢏ

• Dꢃng ma trꢅn

• Tính chꢈu trách

• Quá trình

nhiꢖm

3

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (3)

Cꢂu trúc tꢀ chꢁc dꢃng chꢁc năng: Dꢆ án ñưꢂc chia ra làm nhiꢗu

phꢘn và ñưꢂc phân công tꢌi các bꢀ phꢅn chꢐc năng hoꢒc các nhóm trong

bꢀ phꢅn chꢐc năng thích hꢂp. Dꢆ án sꢙ ñưꢂc tꢏng hꢂp bꢚi nhà quꢔn lý

chꢐc năng cꢇp cao

Chꢑ tꢒch /

Giám ñꢓc

Phó GĐ

Tài chính

Phó GĐ

Marketing

Phó GĐ

Sꢊn xuꢅt

Phó GĐ

Kꢔ thuꢏt

Khuyꢄn

Sꢔn xuꢇt

Kꢜ thuꢅt ñiꢖn

mãi

Kiꢉm tra

Bán hàng

Kꢜ thuꢅt

chꢇt lưꢂng

…

cơ

…

Nghiên

cꢐu thꢈ

trưꢁng

Quꢔn lý

tꢛn kho

Thiꢄt kꢄ

4

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (4)

ꢀ

Ưu ñiꢀm:

ꢀ

Sꢝ dꢍng hiꢖu quꢔ các kinh nghiꢖm và các phương tiꢖn chung

Cơ cꢇu tꢏ chꢐc cho hoꢋnh ñꢈnh và kiꢉm soát

Tꢇt cꢔ các hoꢋt ñꢀng ñꢗu có lꢂi tꢞ nhꢓng công nghꢖ hiꢖn ñꢋi nhꢇt

Tiên liꢖu trưꢌc nhꢓng hoꢋt ñꢀng trong tương lai ñꢉ phân bꢏ nguꢛn lꢆc

Sꢝ dꢍng hiꢖu quꢔ các yꢄu tꢊ sꢔn xuꢇt

ꢟn ñꢈnh và phát triꢉn nghꢗ nghiꢖp lâu dài cho nhân viên

Phù hꢂp cho loꢋi hình sꢔn xuꢇt ñꢋi trà

ꢀ

Nhưꢁc ñiꢀm:

ꢀ

Không có quyꢗn lꢆc dꢆ án tꢅp trung, do ñó không có ai có trách nhiꢖm

cho dꢆ án tꢏng thꢉ.

ꢀ

Ít hoꢒc không có hoꢋch ñꢈnh và viꢄt báo cáo dꢆ án

Ít quan tâm ñꢄn yêu cꢘu cꢎa khách hàng

Viꢖc thông tin liên lꢋc giꢓa các chꢐc năng gꢒp khó khăn

Khó tꢏng hꢂp các nhiꢖm vꢍ ña chꢐc năng

Có khuynh hưꢌng quyꢄt ñꢈnh theo nhꢓng nhóm chꢐc năng có ưu thꢄ

nhꢇt

5

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (5)

Cꢂu trúc tꢀ chꢁc dꢃng dꢄ án: Mꢀt nhà quꢔn lý phꢔi chꢈu trách

nhiꢖm quꢔn lý mꢀt nhóm/ tꢏ gꢛm nhꢓng thành viên nòng cꢊt ñưꢂc

chꢠn tꢞ nhꢓng bꢀ phꢅn chꢐc năng khác nhau trên cơ sꢚ làm viꢖc toàn

phꢘn (full-time). Các nhà quꢔn lý chꢐc năng không có sꢆ tham gia

chính thꢐc

Chꢑ tꢒch /

Giám ñꢓc

Kꢜ thuꢅt

Sꢔn xuꢇt

…

Tiꢄp thꢈ

…

Phó GĐ

Dꢈ án 1

Kꢜ thuꢅt

Sꢔn xuꢇt

…

Tiꢄp thꢈ

6

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (6)

ꢀ

Ưu ñiꢀm:

ꢀ Có sꢆ kiꢉm soát chꢒt chꢙ do có quyꢗn lꢆc dꢆ án

ꢀ Thꢁi gian xúc tiꢄn dꢆ án nhanh chóng

ꢀ Khuyꢄn khích sꢆ cân ñꢊi vꢗ thành quꢔ, thꢁi gian biꢉu và chi phí

ꢀ Tꢋo sꢆ trung thành cꢎa các thành viên trong dꢆ án

ꢀ Có mꢊi quan hꢖ tꢊt vꢌi các ñơn vꢈ khác

ꢀ Quan tâm ñꢄn yêu cꢘu cꢎa khách hàng

ꢀ Nhưꢁc ñiꢀm:

ꢀ Sꢝ dꢍng nguꢛn lꢆc không hiꢖu quꢔ

ꢀ Không chuꢕn bꢈ nhꢓng công viꢖc trong tương lai

ꢀ Ít có cơ hꢀi trao ñꢏi kꢜ thuꢅt giꢓa các dꢆ án

ꢀ Ít ꢏn ñꢈnh nghꢗ nghiꢖp cho nhꢓng thành viên tham gia dꢆ án

ꢀ Khó khăn trong viꢖc cân ñꢊi công viꢖc khi dꢆ án ꢚ giai ñoꢋn bꢃt

ñꢘu và kꢄt thúc.

7

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (7)

Cꢂu trúc tꢀ chꢁc dꢃng ma trꢅn: Là sꢆ kꢄt hꢂp cꢎa hai dꢋng cꢇu

trúc tꢏ chꢐc dꢋng chꢐc năng và dꢆ án.

Chꢑ tꢒch /

Giám ñꢓc

Phó GĐ

Tài

chính

Phó GĐ

Sꢊn

Phó GĐ

Kꢔ thuꢏt

Phó GĐ

Marketin

g

Phó GĐ

QL các dꢈ

án

xuꢅt

GĐ dꢆ án 1

GĐ dꢆ án

2

GĐ dꢆ án

3

8

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (8)

ꢀ

Ưu ñiꢀm:

ꢀ Sꢝ dꢍng hiꢖu quꢔ nguꢛn lꢆc

ꢀ Tꢏng hꢂp dꢆ án tꢊt

ꢀ Luꢛng thông tin ñưꢂc cꢔi thiꢖn

ꢀ Đáp ꢐng sꢆ thích nghi nhanh chóng

ꢀ Duy trì kꢡ luꢅt làm viꢖc tꢊt

ꢀ Đꢀng lꢆc và cam kꢄt ñưꢂc cꢔi thiꢖn

ꢀ Nhưꢁc ñiꢀm:

ꢀ Sꢆ tranh chꢇp vꢗ quyꢗn lꢆc

ꢀ Gia tăng các mâu thuꢑn

ꢀ Thꢁi gian phꢔn ꢐng lꢋi chꢅm chꢋp

ꢀ Khó khăn trong giám sát và kiꢉm soát

ꢀ Quꢔn lý phí tăng cao

ꢀ Trꢔi qua nhiꢗu căng thꢢng (stress)

9

CꢃU TRÚC Tꢀ CHꢁC (9)

ꢀ Các nhân tꢓ trong lꢈa chꢕn cꢅu trúc tꢆ chꢇc

ꢀ Sꢊ lưꢂng dꢆ án và mꢐc ñꢀ quan trꢠng tương ñꢊi giꢓa các dꢆ án

ꢀ

Dꢆ án có thưꢁng xuyên diꢣn ra?

ꢀ

Có mꢐc ñꢀ quan trꢠng tương ñꢊi giꢓa các dꢆ án?

ꢀ Mꢐc ñꢀ không chꢃc chꢃn (không ꢏn ñꢈnh) trong các dꢆ án

ꢀ

Hꢖ thꢊng kiꢉm soát phꢔn hꢛi

ꢀ Các dꢋng công nghꢖ ñưꢂc sꢝ dꢍng

ꢀ

Sꢊ lưꢂng công nghꢖ sꢝ dꢍng? Thꢁi gian sꢝ dꢍng?

ꢀ Mꢐc ñꢀ phꢐc tꢋp cꢎa dꢆ án

ꢀ Thꢁi gian cꢎa dꢆ án

ꢀ Nguꢛn lꢆc ñưꢂc sꢝ dꢍng trong các dꢆ án

ꢀ Chi phí cꢊ ñꢈnh

ꢀ Các yêu cꢘu vꢗ dꢓ liꢖu

10

NHÓM Dꢂ ÁN (1)

ꢀ

Nhóm dꢈ án là gì? (What is a project team?)

ꢀ

Nhóm dꢄ án là mꢠi ngưꢁi cùng làm viꢖc vꢌi nhau ñꢉ ñꢋt ñưꢂc mꢍc

tiêu chung

ꢀ

Mꢆc ñích là nhꢤm ñꢋt ñưꢂc hiꢖu quꢔ tꢏng hꢂp (Synergy), nghĩa là,

ñꢋt ñưꢂc “tꢇi ưu tꢀng thꢈ” mà nó lꢌn hơn “tꢀng các tꢇi ưu cꢆc bꢉ”

Ngưꢖi lꢏp

kꢋ hoꢉch

Ngưꢖi

phác

hꢕa

Kꢔ sư

Ngưꢖi

thiꢋt

kꢋ

Nhà

QLDA

Kꢋ

toán

Ngưꢖi

thꢈc hiꢎn

Thư ký

Ngưꢖi

mua sꢗm

11

NHÓM Dꢂ ÁN (2)

ꢀ Các hoꢉt ñꢍng trong 1 nhóm dꢈ án

ꢀ

Nhóm thông tin: thu thꢅp & ñꢊi chiꢄu thông tin

ꢁ ñꢗ xuꢇt

ꢀ

Nhóm sꢔn xuꢇt: tꢋo ra sꢔn phꢕm/ dꢈch vꢍ

Nhóm quꢔn lý: tꢏ chꢐc, quꢔn lý con ngưꢁi & tài nguyên

ꢀ “Nhóm” & “Tꢏp thꢘ”?

Thành viên cꢑa mꢍt tꢏp

thꢘ

Thành viên cꢑa mꢍt

nhóm

ꢀ Có các mꢍc tiêu chung

ꢀ Chia sꢥ các mꢍc ñích

ꢀ Thꢆc hiꢖn nhꢓng hành ñꢀng cá ꢀ Thꢆc hiꢖn nhꢓng hành ñꢀng

nhân

hꢂp tác

ꢀ Tꢋo ra nhꢓng thành quꢔ cá

nhân

ꢀ Sꢝ dꢍng nhꢓng ꢔnh hưꢚng

ꢀ Tꢋo ra nhꢓng thành quꢔ tꢅp thꢉ

ꢀ Hình thành nhꢓng sꢔn phꢕm

nhóm có thꢉ xác ñꢈnh & ño ñưꢂc

12

NHÓM Dꢂ ÁN (3)

Mꢐc ñích cꢑa thành viên

Mꢐc ñích cꢑa nhóm DA

nhóm DA

– Đꢉ ñꢋt ñưꢂc cam kꢄt tiꢄn

ñꢀ, khꢊi lưꢂng công viꢖc phꢔi

ñưꢂc phân công tꢌi nhiꢗu

ngưꢁi.

– Phꢋm vi cꢎa dꢆ án ñòi hꢦi

phꢔi có nhiꢗu kꢜ năng mà

mꢀt ngưꢁi không có khꢔ

năng biꢄt hꢄt.

– Đꢉ thꢦa mãn nhu c

ꢘ

u xã

h

ꢀ

i cꢎa cá nhân, mu n tr

ꢊ

ꢚ

thành mꢀt cái gì ñó hay mꢀt

phꢘn cꢎa nhóm.

– Đꢉ chia sꢥ rꢎi ro vꢌi các

thành viên khác.

–

Đ

ꢉ cꢎng cꢊ lòng tꢆ trꢠng.

Mꢠi ngưꢁi muꢊn gi i thiꢖu

ꢌ

– Đꢀng não nhóm và thꢔo

luꢅn là mꢀt cách làm viꢖc

theo nhóm ñꢉ ñưa ra các ý

kiꢄn, ý tưꢚng và giꢔi quyꢄt

vꢇn ñꢗ.

chính hꢠ. Theo cách này hꢠ

sꢙ xác ñꢈnh ñưꢂc mꢊi quan

hꢖ v i ngưꢁi khác, như là

ꢌ

mꢀt thành viên c a nhóm

ꢎ

hay công ty.

13

NHÓM Dꢂ ÁN (4)

Mꢐc ñích cꢑa nhóm

DA

Mꢐc ñích cꢑa thành viên

nhóm DA

– Mang mꢠi ngưꢁi trong

– Đây l

sꢆ ꢎng hꢀ trong viꢖc thꢆc

hiꢖn các mꢍc tiêu c a hꢠ.

– Nhóm tꢋo mꢀt ngôi nh

tâm l cho các cá nhân.

à cách ñꢉ nhꢅn ñưꢂc

nhóm lꢋi v i nhau ñꢉ thꢆc

ꢌ

hiꢖn quá trình ra quyꢄt ñꢈnh.

– Nhóm dꢆ án thưꢁng ñưa ra

nhꢓng quyꢄt ñꢈnh nhiꢗu rꢎi

ro hơn nhꢓng quyꢄt ñꢈnh cꢎa

tꢞng cá nhân.

ꢎ

à

ý

– Gia tăng ñꢀng lꢆc thúc ñꢕy

– Hꢧ tr

nh m khác khi hꢠ yêu cꢘ

giúp ñꢨ.

ꢂ

cho các thành viên

ó

u

14

NHÓM Dꢂ ÁN (5)

ꢀ Nhꢙ

ng l

ꢚi ích và khó kh

ăn khi làm viꢎc theo nhóm

LꢛI ÍCH

KHÓ KHĂN

ꢀ Nâng cao ñưꢂc thành quꢔ

ꢀ Tꢊn thꢁi gian và công sꢐc

ꢀ Ra quyꢄt ñꢈnh chꢅm

ꢀ Dꢑn ñꢄn xu hưꢌng nhóm tách

rꢁi khꢦi tꢏ chꢐc “Mꢩ”

ꢀ Xây dꢆng hiꢖu quꢔ tꢏng hꢂp

ꢀ Nâng cao khꢔ năng sáng tꢋo

ꢀ Giꢔm bꢌt căng thꢢng và các

mâu thuꢑn

ꢀ Hình thành bè phái

ꢀ Giꢔi quyꢄt vꢇn ñꢗ mꢀt cách

hiꢖu quꢔ

ꢀ Nâng cao yꢄu tꢊ ñꢋo ñꢐc, tinh

thꢘn, sꢆ quan tâm và sꢆ tin

tưꢚng

ꢀ Đương ñꢘu vꢌi thꢝ thách

15

NHÓM Dꢂ ÁN (6)

ꢀ Các yꢋu tꢓ ñꢘ xây dꢈng mꢍt nhóm hiꢎu quꢊ

ꢀ Kꢜ năng cꢎa các thành viên trong nhóm

ꢀ Cꢇu trúc tꢏ chꢐc

ꢀ Kiꢉu quꢔn lý

ꢀ Giao tiꢊp hiꢋu quꢌ là yꢊu tꢇ chꢍ yꢊu cꢍa viꢋc xây dꢄng nhóm

hiꢋu quꢌ

ꢀ

Biꢄt lꢃng nghe

ꢀ Thái ñꢂ: quan tâm, chu ý, tôn trong

ꢀ Dáng ñiꢃu: nghe bꢄng mꢅt, không cat ngang lơi nói ngưꢆi khác

ꢀ Tꢇp trung: nꢂi dung, cꢈm xúc

ꢀ

Giꢔi quyꢄt mâu thuꢑn

16

NHÓM Dꢂ ÁN (7)

Quan ñiꢈm cũ vꢎ sꢄ mâu thuꢏn

Quan ñiꢈm mꢐi vꢎ sꢄ mâu thuꢏn

Tìm cách tránh mâu thuꢑn

Không thꢉ tránh ñưꢂc mâu thuꢑn ꢁ

cꢘn phꢔi ñương ñꢘu vꢌi mâu thuꢑn

Mâu thuꢑn là do sai lꢘm cꢎa quꢔn lý

Mâu thuꢑn là do nhiꢗu nguyên nhân

khác nhau

Mâu thuꢑn là mꢀt dꢇu hiꢖu xꢇu

Mâu thuꢑn cꢘn phꢔi ñưꢂc loꢋi bꢦ

Mâu thuꢑn có thꢉ xꢇu, có thꢉ tꢊt

Mâu thuꢑn cꢘn phꢔi ñưꢂc quꢔn lý

và kiꢉm soát

Các thꢅt bꢉi khi làm viꢎc theo nhóm

ꢀ Mâu thuꢑn nꢀi bꢀ (mâu thuꢑn không gi

ꢔi quyꢄt ñưꢂc)

ꢀ Các thành viên ñꢗu lo lꢃng và nꢔn lòng

ꢀ Các quyꢄt ñꢈnh tùy tiꢖn ñưꢂc ra bꢚi mꢀt ngưꢁi hay mꢀt sꢊ ngưꢁi

không c sꢆ chꢇp nhꢅn cꢎa nhꢓng ngưꢁi khác.

ó

17

LÃNH ĐꢜO (1)

ꢀ

Lãnh ñꢉo và các nguꢝn gꢓc cꢑa quyꢌn lꢈc

ꢀ

Lãnh ñꢃo là khꢔ năng ñꢀng viên, cưꢨng ép, thúc ñꢕy, hưꢌng

dꢑn và chꢪ ñꢋo ngưꢁi khác hoàn thành mꢀt nhiꢖm vꢍ cꢍ thꢉ ñꢉ

ñꢋt tꢌi mꢍc tiêu cꢎa tꢏ chꢐc

ꢀ

Nguꢑn gꢇc cꢍa quyꢎn lꢄc

ꢀ

Quyꢗn lꢆc chính thꢐc

Quyꢗn lꢆc do sꢆ tưꢚng thưꢚng

Quyꢗn lꢆc do cưꢨng bꢐc (hình phꢋt)

Quyꢗn lꢆc chuyên môn

Quyꢗn lꢆc tôn phꢍc (uy tín)

Thꢆc tꢄ: quyꢗn lꢆc thông tin, thuyꢄt phꢍc, liên kꢄt…

ꢀ Lý thuyꢋt vꢌ lãnh ñꢉo

ꢀ Lý thuyꢄt lãnh ñꢋo theo cꢏ ñiꢉn

ꢀ Lý thuyꢄt lãnh ñꢋo theo hành vi

ꢀ Lý thuyꢄt lãnh ñꢋo theo tình huꢊng

18

LÃNH ĐꢜO (2)

ꢀ

Lý thuyꢋt lãnh ñꢉo theo tình huꢓng

Tình huꢓng

1

2

3

4

5

6

7

8

Mꢓi quan hꢎ

giꢙa nhà QL

và nhân viên

Tꢊt

Xꢇu

Cꢅu trúc

nhiꢎm vꢐ

Rõ

ràng

Rõ

ràng

Không

rõ

ràng

Không

rõ

ràng

Rõ

ràng

Rõ

ràng

Không

rõ

ràng

Không

rõ

ràng

Quyꢌn lꢈc

chính thꢇc

Mꢋnh

Yꢄu

Mꢋnh

Yꢄu

Mꢋnh

Yꢄu

Mꢋnh

Yꢄu

Phong cách

lãnh ñꢉo

T

R

T

hiꢎu quꢊ

19

LÃNH ĐꢜO (3)

ꢀ

Các phong cách lãnh ñꢉo

Cao

9

1.9

9.9

8

7

6

5

S

ꢈ

quan

tâm

5.5

ñꢋn

con

ngưꢖi

4

3

2

1

1.1

9.1

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Thꢇp

Cao

Thꢇp

S

ꢈ quan tâm ñꢋn

công viꢎc

20