Bài giảng môn Quản lý dự án - Chương 6: Quản lý chi phí dự án (Tiếp)

Chương 6

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN (tiếp)

3. Kiểm soát chi phí

 Kiểm soát chi phí dự án bao gồm:

 Giám sát chi phí thực hiện

 Đảm bảo rằng những thay đổi trong dự án chỉ thích hợp trong một cơ sở chi

phí thay đổi

 Thông báo cho các bên liên quan có thẩm quyền về những thay đổi sẽ ảnh

hưởng đến chi phí dự án

 Nhiều tổ chức trên toàn thế giới có vấn đề với kiểm soát chi phí

Quản lý giá trị thu được (Earned Value Management -EVM)

 EVM là một kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án có tích hợp phạm vi, thời gian và dữ

liệu chi phí

 Phải nhập thông tin thực tế định kỳ

 Với một cơ sở (kế hoạch ban đầu cộng với những thay đổi đã được phê duyệt) có thể

xác định làm thế nào dự án đạt được mục tiêu của mình

 Ngày càng có nhiều tổ chức trên toàn thế giới đang sử dụng EVM để giúp kiểm soát

chi phí dự án

 Tổng ngân sách ban đầu DA (Budget at completion – BAC)

 Giá trị dự kiến (planned value – PV hoặc BCWS). Giá trị dự kiến (PV), trước đây

gọi là chi phí ngân sách của công việc dự kiến (BCWS), cũng được gọi là ngân sách,

đó là phần của tổng dự toán đã được phê duyệt dự kiến sẽ được chi cho một hoạt động

trong một thời gian nhất định

 Chi phí thực tế (Actual cost – AC hoặc ACWP). Chi phí thực tế (AC), trước đây gọi

là chi phí thực tế của công việc thực hiện (ACWP) là tổng chi phí trực tiếp và gián

tiếp phát sinh trong việc hoàn thành công việc trên một hoạt động trong một thời gian

nhất định

 Giá trị thu được (earned value – EV hoặc BCWP). Các giá trị thu được (EV), trước

đây gọi là chi phí ngân sách của công việc thực hiện (BCWP), là một ước tính giá trị

của công việc vật lý thực sự hoàn thành.



EV được dựa trên chi phí dự kiến ban đầu cho dự án/hoạt động và tốc độ mà nhóm

nghiên cứu đang hoàn tất dự án/hoạt động.

Khái niệm

Công thức

Giá trị thu được (EV)

EV = PV * (% thời gian hoàn

thành)

Chi phí phát sinh (CV - Cost Variance)

CV = EV – AC

SV = EV - PV

CPI = EV/AC

Biến động lịch (SV - Schedule Variance)

Chỉ số chi phí thực hiện (CPI - Cost Performance Index)

Chỉ số thực hiện lịch (SPI – Schedule performance Index)

SPI = EV/PV

Ước tính tại thời điểm hoàn tất (EAC - Estimate at

EAC = BAC/CPI

completion)

Ước tính thời gian hoàn tất (Estimate time to complete)

Ước tính thời gian ban đầu/SPI

CV: Cho biết sự sai biệt giữa chi phí thật sự và giá trị thu được

SV cho biết sự sai biệt giữa hoàn thành theo lịch và giá trị thu được

CPI: là tỷ số giữa giá trị thu được và chi phí thực sự. Nếu bằng 1 thì phù hợp, <1 vượt

ngân sách

SPI: là tỷ số thực hiện theo lịch. Nếu >= 1 thì hoàn thành trước lịch, <1 ngược lại

Ví dụ:

PV = 600

AC = 360

EV = 600*67% = 400

CV = EV – AC = 400 – 360 = 40 (10% dưới hạn mức)

SV = EV – PV = 400 – 600 = -200 (33% chậm)

CPI = EV/AC = 400/360 = 1,11 (dưới hạn mức)

SPI = EV/PV = 400/600 = 0,67 (không hoàn thành trước lịch)

EAC = BAC/CPI = 800/1,11 = 720

Tỷ lệ hiệu suất

 Tỷ lệ hiệu suất (Rate of performance - RP) là tỷ số của công việc thực tế hoàn thành

với tỷ lệ công việc đã lên kế hoạch đã được hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào trong

vòng đời của dự án hoặc hoạt động

 Ví dụ: Thực hiện cài đặt máy chủ được một nửa vào cuối tuần 1: tỷ lệ hiệu suất sẽ là

50%. Theo kế hoạch cuối tuần 1 đạt được 100% tiến độ

ퟏ

 Hệ 푠ố 푐ℎ푢푦ể푛 đổꢀ = ₍

)

ퟏ+풓 풌

Lãi suất r sau k năm

 Hệ số hoàn vốn (ROI) = ^{푳ợ풊 풏풉풖ậ풏 풃ì풏풉 풒풖â풏}

푻ổ풏품 đầ풖 풕ư

ퟏ

 Thời gian hoàn vốn =

푹푶푰

 Thu nhập ròng = Thu nhập quy đổi – chi phí quy đổi

 Ví dụ:

Quản lý dự án làm việc tổng cộng 20 giờ và thành viên dự án làm việc tổng cộng 60 giờ

mỗi tuần trong sáu tháng. Nhân viên quản lý dự án được 50 000 mỗi giờ, các thành viên

nhóm dự án khác là 70 000 mỗi giờ. Ước tính chi phí 20 triệu để mua phần mềm và dịch

vụ. Sau khi dự án hoàn thành, chi phí bảo trì là 5 triệu mỗi năm. Tổng thu được dự kiến

khoảng 100 triệu mỗi năm. Các ước tính theo năm. Biết rằng, tiền vay để đầu tư với lãi

suất 12% một năm

 Lập bảng phân tích chi phí – lợi nhuận

BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ – LỢI NHUẬN

Đơn vị: nghìn đồng

 Đồ thị tính điểm hòa vốn

Quản lý danh mục vốn đầu tư dự án

 Nhiều tổ chức thu thập và kiểm soát toàn bộ DA hay tập hợp các hoạt động liên quan

trong một danh mục đầu tư

 Năm cấp độ quản lý danh mục đầu tư dự án

1. Đặt tất cả các dự án của bạn trong một cơ sở dữ liệu

2. Ưu tiên các dự án trong cơ sở dữ liệu

3. Chia dự án thành hai hay ba ngân sách dựa trên loại hình đầu tư

4. Tự động hóa kho dữ liệu

5. Áp dụng lý thuyết danh mục đầu tư hiện đại, bao gồm các công cụ rủi ro rằng

bản đồ rủi ro

Lợi ích của việc quản lý danh mục đầu tư

 Schlumberger tiết kiệm 3 triệu USD trong một năm bằng cách tổ chức 120 dự án IT

vào một danh mục đầu tư

 Thực hiện quản lý danh mục đầu tư của bộ phận IT:

 Tiết kiệm 6,5% ngân sách IT trung bình hàng năm vào cuối năm đầu

 Hàng năm cải thiện dự án trung bình 45,2%

 Giảm chi phí IT cho việc quản lý thời gian, báo cáo tình trạng dự án là 43% và

lao động IT 55%

 Giảm thời gian hoàn thành tài chính cho các dự án CNTT mới 20,4%, hay 8,4

ngày

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

 Bảng tính là một công cụ phổ biến cho việc lập kế hoạch tài nguyên, chi phí dự toán,

chi phí ngân sách và kiểm soát chi phí

 Phần mềm ứng dụng tài chính

 Phần mềm quản lý dự án có nhiều tính năng tiết kiệm chi phí liên quan