Bài giảng Nhập môn về kỹ thuật - Chương 2: Kỹ năng ghi chép

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG GHI CHÉP

2.1 Đặt vấn đề

2.2 Ghi chép từ một bài nói

2.2.1 Những khó khăn

2.2.2 Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép

2.2.3 Biết thích ứng với diễn giả khác nhau

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép

2.2.5 Biết cách khai thác các điều đã ghi chép

2.3 Ghi chép từ một bài viết

2.3.1 Thuận lợi và khó khăn

2.3.2 Các hình thức ghi chép

2.3.3 Các kỹ thuật ghi chép

2.4 Thực hiện một bài báo cáo

2.4.1 Phải xây dựng đề cương, mục lục rõ ràng

2.4.2 Những điều yêu cầu thực hiện trong báo cáo (hoặc

thuyết minh)

2.1 ĐẶT VẤN ĐỀ:

Ghi chép là một bước tích cực của việc tiếp nhận thông tin.

✓ Có hai phương thức ghi chép:

* Ghi chép từ bài nói của một diễn giả.

* Ghi chép từ các tài liệu, các bài viết, sách tham khảo.

✓ Đây là một công việc mang tính trí tuệ nhằm biên soạn một

sản phẩm sẽ được sử dụng lại, xuất phát từ dữ liệu (thông qua

nói, viết, ý tưởng) ban đầu.

✓ Chất lượng của bài ghi chép phụ thuộc vào việc sử dụng nó

có phù hợp những gì mà ta mong muốn hay không.

✓ Đây là một công việc trí óc và không phải là việc cơ bắp.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI

2.2.1 Những khó khăn

2.2.2 Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép

2.2.3 Biết thích ứng với diễn giả khác nhau

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép

2.2.5 Biết cách khai thác các điều đã ghi chép

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

Mọi khó khăn trong khi nắm bắt và xác định ý tưởng trình

bày là nó không để lại dấu vết của mình (lời nói gió bay).

2.2.1 Những khó khăn:

a. Thời gian cần để nói và cần để viết khác nhau.

• Nói: trung bình 125 – 150 từ/phút

• Viết: 27 – 30 từ/phút hay có thể nhanh hơn chút ít tùy

theo phương pháp và tốc độ của mỗi người. Khi ghi cần

biết lựa chọn các ý chính.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.1 Những khó khăn (tt):

b. Cần kết hợp nhiều hoạt động trí tuệ cùng một lúc

Nghe - Hiểu - Phân tích - Chọn lựa - Ghi nhớ để ghi chép lại.

c. Không tồn tại các thủ thuật chung

Mỗi người có một cách ghi chép theo phương pháp riêng.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.2 Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép:

a.Chuẩn bị phương tiện vật chất:

• Bàn tựa, bút viết, viết màu, bút chì, compa, giấy, tập, …

b. Chuẩn bị tinh thần

• Đừng bao giờ nghĩ về điều gì khác. Khi đó ý tưởng ghi chép

sẽ rời rạc hay không sử dụng được sau này.

• Phải có thái độ lắng nghe, luôn chú ý và tập trung tư tưởng.

• Cần tham khảo trước tài liệu liên quan. Nếu có được tài liệu

trước thì sẽ dễ hiểu và theo dõi vấn đề thuận tiện hơn.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.2 Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép (tt):

Lưu ý các yếu tố cho phép xác định cấu trúc hoặc bố cục của

bài nói:

• Lời mở đầu.

• Thân bài, gồm các nội dung chính

✓ Chú ý các đoạn chuyển tiếp giữa các nội dung chính.

✓ Báo hiệu khối mở đầu và kết thúc một đoạn hay tiểu đoạn.

✓ Tổng hợp từng phần.

• Kết luận.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.2 Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép (tt):

c. Tập luyện ghi chép

•

Phương pháp ghi nhận bằng hình ảnh là phương thức

tốt nhất (làm sao ghi lại từ lời nói của diễn giả bằng các hình

ảnh là tốt nhất).

d- Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất:

• Ghi nhận tốt những gì không thể nhớ.

Ví dụ: dữ liệu bằng số, các công thức, tên riêng, quy tắc.

• Ghi nhận những điều nghi ngờ và không hiểu, sẽ giải quyết

vấn đề bằng cách hỏi các người nghe khác hoặc tìm đọc tài

liệu.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.2 Các bước chuẩn bị cần thiết cho việc ghi chép (tt):

d. Ghi chép như thế nào để đạt hiệu quả nhất:

Ghi chép tối đa các thông tin bằng chữ càng ít càng tốt.

Dùng các chữ viết tắt và loại bỏ các phần thừa chỉ giữ lại

các từ ngữ có nghĩa.

Bỏ cách ghi chép từng từ một.

Cần có một thái độ chủ động → tóm tắt và tổng hợp.

Cần có khả năng tóm tắt “nóng” những vấn đề được

nghe, theo kiểu ghi chép tốc ký.

Muốn vậy cần một sự chú ý cao độ và phải có sự luyện

tập tốt để ghi ngắn gọn và đủ ý.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.3 Biết thích ứng với diễn giả khác nhau (tt)

• Ghi chép dễ hay khó là còn tuỳ thuộc vào khả năng của

diễn giả và những quan tâm của diễn giả trong việc nắm

bắt thông tin của người nghe.

• Những khả năng của diễn giả làm cho việc ghi chép

được dễ dàng như:

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.3 Biết thích ứng với diễn giả khác nhau (tt)

• Giọng nói lớn và rõ, có chuyển giọng lên xuống.

• Bài nói có dàn bài mạch lạc, sử dụng bảng biểu (nếu có)

tốt.

• Ngôn ngữ rõ ràng, các từ mới được giải thích có hệ

thống.

• Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và cố

làm rõ những điều không hiểu sau khi kết thúc bằng cách

tham khảo từ bạn bè hay những sách vở, tài liệu liên quan.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.3 Biết thích ứng với diễn giả khác nhau (tt)

Nếu diễn giả không có ba khả năng này thì phải:

• Lắng nghe một cách chăm chú nhiều hơn.

• Cố hiểu cho được lôgic bài được trình bày

• Hãy chú ý vào tất cả các yếu tố có khả năng giúp ta hiểu

rõ bài nói của diễn giả (thông báo đề tài, các đoạn

chuyển mạch, …).

• Ghi những từ không biết, với các dấu chấm hỏi ở lề và

cố làm rõ những điều không hiểu sau khi kết thúc bằng

cách tham khảo từ bạn bè hay những sách vở, tài liệu

liên quan.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép

a. Cấu trúc của bài nói

• Cần nhận thấy những phần khác nhau trong khi ghi chép. Điều

này càng dễ khi diễn giả báo trước dàn bài và viết nó lên bảng

• Tầm quan trọng của dạng cấu trúc này:

• - Trong khi ghi chép người ghi có phong cách tích cực

•

(phản xạ thuận lợi cho việc ghi nhớ)

• - Lúc đọc lại, bài ghi thể hiện được sự rõ ràng của nó.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép (tt)

b. Các hình thức ngôn từ:

• Người trình bày nhấn mạnh các thông điệp của mình, ví dụ:

lặp đi lặp lại. Người ghi cần gạch dưới hay làm dấu ký

hiệu.

• Những ví dụ cụ thể, các minh họa, các giai thoại: người viết

nên ghi như là tham khảo.

• Các từ ngữ nhằm thu hút sự chú ý như: cần lưu ý rằng, cần

xác định chính xác là, v.v… Chúng chỉ ra rằng những điều

tiếp theo là quan trọng, người viết cần ghi nhớ.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép (tt)

c. Các chữ then chốt và các từ hữu ích:

• Các chữ then chốt truyền đạt hay diễn tả những ý tưởng hay

những thông tin quan trọng.

• Những từ hữu ích là các chuẩn, chúng làm căn cứ cho các

suy luận và là sườn của bài văn: nhập đề, chuyển mạch, nhắc

lại, kết thúc.

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.4 Các yếu tố hỗ trợ cho việc ghi chép (tt)

Sau đây là danh sách chỉ dẫn các cụm từ :

@ Đoạn mở đầu (nhập đề):

• Các công thức vào đề:“chúng ta bắt đầu bằng”,

“trước hết”, “trước tiên”, v.v…

• Từ đầu tiên trong một liệt kê: đầu tiên, một mặt,

một bên là, điều nên biết đầu tiên là, v.v…

• Chuẩn bị cho một phản biện: nó có thể là, tuy

nhiên, nếu thật rằng, nếu như, v.v…

• Đưa ra minh chứng: ví dụ, chẳng hạn, v.v…

• Báo trước điều gì: biết rằng, còn một điều là, tôi

xin nói rõ là, v.v…

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép (tt)

@ Đoạn chuyển mạch (chuyển tiếp) chỉ ra mối liên hệ giữa

những gì đã nói trước đây và những gì sắp đề cập đến

Ví dụ:

• Khi cần phải thêm vào, ta nói: và, kế đến, cũng vậy, thứ hai

là, tiếp đến, mặt khác, v.v…

• Khi cần nhấn mạnh: ngay cả, càng, hơn nữa, không chỉ …

mà còn, …

• Khi cần nói về nguyên nhân (lý do): bởi vì, thật vậy, v.v...

• Khi cần nói về hệ quả: vì thế mà, do đó, v.v…

• Khi cần nói về sự nghịch lý: nhưng, trong khi mà, tuy nhiên,

ngược lại, v.v...

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.4 Các yếu tố giúp cho việc ghi chép (tt)

• Hoặc khi khẳng định cùng với sự thay đổi quan điểm: mặt

khác, cũng như, vả lại, v.v…

• Đoạn nhắc lại: nó nêu lên những gì đã được trình bày trước

đây mà ta không muốn nhắc lại nhưng ta khẳng định và ta có

thể nói: như thế, từ đó, do đó, đó chỉ là một khởi điểm, v.v…

• Đoạn kết thúc: biểu thị kết thúc của một sự triển khai, chấm

dứt của một liệt kê, kết luận: sau cùng, tóm lại, để kết luận,

thật ra, v.v…

2.2 GHI CHÉP TỪ MỘT BÀI NÓI:

2.2.5 Biết cách khai thác các điều đã ghi chép:

• Ngay buổi đầu tiên cần phải xem lại các điều đã ghi

chép để hồi tưởng chúng, làm sáng tỏ chúng, bổ sung

đầy đủ chúng, làm rõ các điểm chủ yếu.

• Bài nghe còn nóng hổi trong trí nhớ giúp ta bổ sung

khiếm khuyết, những thiếu sót và tạo ra các liên hệ

logic.

• Nếu không làm thế thì các điều ghi chép có nguy cơ

không đọc được và không hiểu khi ta bắt đầu cần đến

nó.