Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án

Chương 1

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 1

GIỚI THIỆU

◼ Mục tiêu

◼

Hiểu rõ về dự án, nhận diện được các dự án đang thực hiện trong cuộc

sống và công việc.

◼

Hiểu các chức năng, các nguyên tắc của quản lý dự án.

Vai trò của quản lý dự án trong triển khai thực hiện chiến lược và thực

hiện sự thay đổi

◼ Nội dung trình bày

◼

Quan niệm về dự án

◼

Dự án và các đặc trưng của nó.

Những nhân tố ràng buộc sự thành công của mục tiêu dự án.

Các giai đoạn của dự án

◼

Quản lý dự án

◼

Quản lý dự án?

Ý nghĩa của QLDA.

Các chức năng của QLDA.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 2

DỰ ÁN (Project) LÀ GÌ?

◼ Bạn hãy tự xây dựng một định nghĩa về dự án!

◼ Hãy liên hệ định nghĩa của bạn với các từ sau:

◼

Ước mơ - Hiện thực!

Ý tưởng, ý đồ - Hành động!

Năng động, ý chí ...

Thời gian, nguồn lực…

◼ Động thái quan trọng của dự án

◼

Biến ước mơ thành hiện thực, thực hiện các ý tưởng, ý đồ bằng các

hành động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 3

Định nghĩa dự án - Project ?

◼ Định nghĩa

◼

Dự án là “Tập hợp các công việc tạm thời nhằm tạo ra một

một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”

◼ Lưu ý

◼

Công việc tạm thời:

◼

Mỗi CV đều có thời hạn bắt đầu – kết thúc,

Toàn bộ dự án phải có điểm bắt đầu – kết thúc.

◼

Các công việc chịu sự ràng buộc chặt chẽ về thời gian, nguồn lực.

Sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án tạo ra là độc nhất.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 4

Dự án và Hoạt động

Các hoạt động

Các dự án

Toàn thể

Duy nhất

Hoàn chỉnh

Lặp lại

◼ Tất cả các hoạt động luôn thuộc phạm vi giữa tính lặp lại và tính

duy nhất,

◼ Dự án là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra kết quả duy nhất.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 5

So sánh dự án với công việc thường nhật

DỰ ÁN

CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY

Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường

Được định rõ trong hoạt động của phòng ban

Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau

Các hoạt động không hoặc ít liên quan

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể

Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể

Kết quả mong muốn được định rõ

Kết quả mong muốn không được định rõ

...

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 6

Một số ví dụ

◼ Xây dựng một tòa nhà – Vận hành tòa nhà.

◼ Xây dựng một phần mềm – Sử dụng phần mềm.

◼ Tổ chức buổi lễ cưới – Cuộc sống gia đình.

◼ Xây dựng phương án sản xuất một sản phẩm mới.

◼ …

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 7

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Đặc điểm

Lưu ý

◼ Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, tuy nhiên đều có

sự thống nhất về các ràng buộc cơ bản:

Tính thống nhất bởi 03 ràng

buộc cơ bản

◼

Kết quả

Thời gian

Chi phí

Kết quả

Mong muốn

Mục tiêu

Tổng hợp

Thời gian

cho phép

Chi phí

cho phép

Chi phí

Thời gian

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 8

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

Đặc điểm

Lưu ý

◼ Mục tiêu thường gắn với sự thay đổi, tạo ra một kết

quả trước đó chưa có.

Dự án có mục tiêu rõ

ràng

◼ Mỗi DA đều phải có một hoặc một hệ mục tiêu rõ

ràng. Dự án kết thúc khi mục tiêu được thực hiện.

(Dự án cần phải tạo ra hoặc

mang lại các kết quả về số

lượng, chất lượng hoặc hiệu

quả)

◼ Mục tiêu DA chịu sự ràng buộc bởi thời gian và ngân

sách dành cho dự án.

◼ Khi mục tiêu thay đổi về tính chất thì cần phải có một

dự án mới.

Dự án có tính ràng

buộc chặt chẽ về thời

gian và trình tự

(Tính hữu hạn)

◼ Hoàn thành mục tiêu trong thời hạn xác định

◼ Trình tự thực hiện các công việc chặt chẽ .

◼ Thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án

phải được xác định rõ ràng.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 9

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

◼ Lập kế hoạch tốt đảm bảo DA được hoàn tất trong

Có kế hoạch cụ thể

khoảng thời gian và ngân sách đã định và mang lại kết

quả như mong muốn.

Để đạt được mục tiêu của DA,

cần phải có kế hoạch

◼ Kế hoạch tạo khuôn mẫu và hướng dẫn chi tiết để dự

án đi đến thành công.

◼ Nguồn lực xác định riêng

◼ Nguồn lực hữu hạn

Nguồn lực riêng biệt

DA được phân bổ thời gian,

ngân sách, nhân lực tùy theo

tính chất và giá trị của dự án

◼ QLDA nhằm đạt mục tiêu tối đa trong giới hạn nguồn

lực hạn chế.

◼ Nhóm DA nhiều người có chuyên môn, trình độ, ý

Làm việc theo nhóm

kiến rất khác nhau nhưng có chung mục đích.

DA được hoàn thành dưới sự

góp sức của nhiều người

◼ Làm việc theo nhóm.

◼ Người lãnh đạo: dung hòa được mâu thuẫn

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 10

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

◼ Mỗi DA do tính chất độc nhất của bản thân mà nó có

Tính chất đặc thù

tính chất đặc thù, chưa có tiền lệ trong quá khứ và

không lặp lại trong tương lai.

◼ Môi trường biến động

Tính bất định và rủi ro

◼ Liên quan đến nhiều đối tượng có lợi ích rất khác nhau

◼ Đòi hỏi tính chính xác của nghiên cứu cao

cao

◼ Nếu có sai lầm trong quá trình thực hiện thì đó là sai

Tính bất biến về kết

quả

lầm không thể sửa chữa được

◼ Khả năng dự báo và việc kiểm tra, giám sát kết quả có

ý nghĩa lớn.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 11

CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA DỰ ÁN

◼ Các tham số của dự án được xác định dần dần, từng

Tính xác định dần dần

bước một qua các giai đoạn của dự án.

Khái niệm dự án

Phạm vi dự án

Nghiên cứu

khái niệm dự án

Thu hẹp

khái niệm dự án

Nghiên cứu

tiền khả thi – khả

thi

Làm rõ

khái niệm dự án

Kế hoạch dự án

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 12

Những nhân tố ràng buộc sự thành công

của mục tiêu dự án

Sự đánh giá của

Khách hàng

Phạm vi dự án

Mục tiêu

Dự án

Ngân sách

Thời gian dự án

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 13

CHU KỲ CỦA DỰ ÁN

ĐẦU VÀO

ĐẦU RA

Giai đoạn 1

KHỞI SỰ DỰ ÁN

Xác định

LÀM CÁI GÌ?

Ý TƯỞNG DA

TUYÊN BỐ DỰ ÁN

Giai đoạn 2

LẬP KẾ HOẠCH

Xác định

LÀM NHƯ THẾ NÀO

DỰ ÁN

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

• Thực hiện

• Kiểm tra, giám sát

• Điều chỉnh …

Giai đoạn 3

TRIỂN KHAI

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

KẾT QuẢ

• Đánh giá

• Nghiệm thu, Bàn giao

• Rút kinh nghiệm,

bài học,

Giai đoạn 4

KẾT THÚC

KẾT QUẢ

BÁO CÁO

• Giải quyết sau DA

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 14

Mức độ nỗ lực qua các giai đoạn

trong vòng đời dự án

Mức nỗ lực

Khởi sự DA Lập kế hoạch

Thực hiện dự án

Kết thúc DA

Thời gian

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 15

Trao đổi

◼ Tháng 3 năm 2010, Đà Nẵng sẽ tổ chức cuộc thi bắn pháo hoa

quốc tế.

◼

Đó có phải là một dự án hay không?

Mục tiêu của dự án?

Những đặc trưng của dự án thể hiện thế nào trong việc tổ chức cuộc thi này?

Các hoạt động cơ bản của dự án này?

◼ Hãy xác định xem, tổ chức hay doanh nghiệp của Anh/Chị

đang thực hiện những dự án nào?

◼ Anh/Chị hãy đánh giá lại công việc của mình, từ đó xác định lại

có việc nào nên được giải quyết như là một dự án.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 16

QUẢN LÝ DỰ ÁN (PM – Project Management)

◼ Định nghĩa

Quản lý dự án là quá trình quản lý việc tổ chức xây dựng

dự án, thiết lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực

và giám sát quá trình phát triển của dự án (phát triển các

chức năng quản trị cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án

hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách,

nguồn lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định.

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 17

CÁC CHỨC NĂNG CỦA PM

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 18

QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG

QL

Phạm vi

QL

Lập DA

Thời gian

QL

Cung ứng

QL chi

phí

QLDA

QL

Rủi ro

Chất lượng

QL

Thông tin nhân lực

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 19

QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO QUÁ TRÌNH

Điều chỉnh

Xác định,

lựa chọn và

Tổ chức DA

• Điều phối

thực hiện

• Kiểm soát

Hoạch định

Kết thúc

Điều chỉnh

cho DA hiện tại

Học hỏi

cho DA tương lai

PGS.TS Nguyễn Trường Sơn

Ch1 – Tong quan ve QTDA – 2009 - 20

Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án - Nguyễn Trường Sơn