Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Kết thúc dự án

Chương 6

KꢀT THÚC Dꢁ ÁN

ꢀ Các v

ꢀ

n

ñꢁ khi k

n lý v nhân s

n lý truy

n lý thông tin

n lý chuy n giao quy

ꢂ

t thúc dꢃ án

ꢃ

ꢀ Qu

ꢄ

ꢁ

n thông

ꢅ

ꢁ

n lꢃ

c

CÁC VꢂN Đꢃ KHI KꢀT THÚC Dꢁ ÁN

ꢀ

Các vꢄn ñꢅ cꢆn lưu tâm

ꢀ Con ngưꢆi

ꢀ Truyꢁn thông

ꢀ Thông tin

ꢀ Quyꢁn lꢃc

2

CÁC VꢂN Đꢃ KHI KꢀT THÚC Dꢁ ÁN

ꢀ Các thành viên cꢇa tꢈ dꢉ án sꢊ

ꢀ

Lo lꢇng vꢁ tương lai cꢈa hꢉ

Giꢄm sꢃ quan tâm ñꢊi vꢋi các nhiꢌm vꢍ còn lꢎi

Giꢄm ñꢏng cơ làm viꢌc

Không gꢇn bó vꢋi dꢃ án như lúc ban ñꢐu

ꢀ Khách hàng cꢇa dꢉ án sꢊ

ꢀ

Giꢄm sꢃ quan tâm ꢑ các mꢒc ñꢏ tꢓng thꢅ, bao quát

ꢀ

Gia tăng sꢃ quan tâm theo mꢒc ñꢏ cꢈa ngưꢆi sꢔ vꢕn hành

dꢃ án

ꢀ

Gia tăng sꢃ quan tâm vꢁ các chi tiꢂt, các kꢂt quꢄ cꢈa dꢃ án

Thưꢆng ít tham gia các cuꢏc hꢉp cꢈa dꢃ án

3

CÁC VꢂN Đꢃ KHI KꢀT THÚC Dꢁ ÁN

ꢀ Dꢉ án sꢊ cꢆn

ꢀ

Xác ñꢖnh và hoàn tꢀt các kꢂt quꢄ còn tꢗn ñꢉng

Kꢂt thúc các hꢘp ñꢗng và các yêu cꢐu công viꢌc

Thanh lý các tài sꢄn

Đꢊi chiꢂu và so sánh nhꢙng viꢌc ñã làm vꢋi các dꢙ liꢌu ñã

ñꢁ ra trong quá khꢒ

ꢀ

Thꢃc hiꢌn và ñꢄm bꢄo cam kꢂt

ꢀ Nhà quꢋn lý dꢉ án cꢆn nhꢌn thꢍc rꢎng

ꢀ

Quyꢁn hꢎn cꢈa nhà quꢄn lý bꢖ giꢄm ñi

Sꢃ ñꢗng ý, chꢀp thuꢕn cꢈa khách hàng cũng bꢖ giꢄm ñi

Sꢊ nhân viên cꢈa dꢃ án cũng bꢇt ñꢐu giꢄm ñi

ꢁ

B

ꢀ

c

n nhân t trên k

áo và m t t p h

ng qu n lý ꢎ mꢏc ñꢆ cao

ꢀ

ꢁ

t h

ꢂ

p v

ꢃ

i nhau ñꢄ

t

ꢅ

o ra m

ꢆt sꢇ

ñꢆ

n

ñ

ꢆ

ꢈ

ꢂp các v

ꢉn

ñꢊ ñòi hꢋi ph

ꢌ

i có kꢍ

4

ă

ꢌ

QUꢏN LÝ Vꢃ NHÂN Sꢁ

ꢀ Nhân s

ꢉ

ít quan tâm ñꢐn m

ñꢆu nghĩ ñꢐn m c tiêu dài h

i c a thành viên tꢈ dꢉ án

ꢑc tiêu cꢇa dꢉ án, bꢒt

ꢓn

ꢑ

ꢀ Câu h

ꢔ

ꢇ

ꢀ

Dꢃ án có bꢖ giꢄi tán hay không?

Dꢃ án nào sꢔ là dꢃ án kꢂ tiꢂp?

Khi nào hꢉ rꢆi khꢚi dꢃ án?

Viꢌc trꢑ vꢁ công viꢌc cũ như thꢂ nào, có ñưꢘc không?

ꢀ Câu hꢔi cꢇa khách hàng

ꢀ

Khi nào sꢔ ñưꢘc vꢕn hành dꢃ án?

ꢀ

Dꢃ án sꢔ vꢕn hành ñúng như các yêu cꢐu mong muꢊn

hay không?

ꢀ

Dꢃ án nào sꢔ là dꢃ án kꢂ tiꢂp?

Nhꢙng viꢌc cꢐn làm ñꢅ có thꢅ kꢂt thúc dꢃ án?

ꢀ Nh

ꢕ

ng chuyên gia ch

ꢗn ñi

ꢇ chꢖt cꢇa dꢉ án có thꢗ

chuy

5

QUꢏN LÝ Vꢃ NHÂN Sꢁ

ꢀ Khó khăn trong quꢋn lý nhân sꢉ giai ñoꢓn kꢐt

thúc dꢉ án

ꢀ

Dꢃ án cꢐn duy trì mꢏt ñꢏi ngũ nhân sꢃ kinh nghiꢌm

ꢀ

Nhân sꢃ dꢃ án chꢛ thꢃc hiꢌn tꢊt khi hꢉ có sꢃ chꢇc chꢇn

nào ñó vꢁ tính liên tꢍc và vꢖ trí cꢈa sꢃ thuê mưꢋn lao ñꢏng

tương lai

ꢀ Nhà quꢋn lý dꢉ án cꢆn

ꢀ

Đꢏng viên và duy trì ñꢅ mꢉi ngưꢆi gꢇn bó vꢋi dꢃ án

ꢀ

Làm sao ñꢅ khuyꢂn khích mꢉi ngưꢆi tꢃ quꢄn lý ñꢅ hoàn

thành nhiꢌm vꢍ

ꢀ

Phꢄi cung cꢀp ñꢐy ñꢈ thông tin và nguꢗn lꢃc ñꢅ hoàn

thành các nhiꢌm vꢍ còn lꢎi cꢈa dꢃ án

6

QUꢏN LÝ TRUYꢃN THÔNG

ꢀ Nhà QLDA thành công:

ꢀ

Đꢄm bꢄo sꢃ cam kꢂt và nhiꢌt tình cꢈa ngưꢆi có liên hꢌ vꢋi

dꢃ án ñưꢘc duy trì và ñꢏng viên nhꢆ sꢃ phân quyꢁn và

cung cꢀp ñꢈ nguꢗn lꢃc

ꢀ Truy

ꢅ

n thông là quá trình 2 chi

ꢅu

Mꢍc tiêu, yêu cꢐu

Tꢈ

dꢉ

án,

Nhà quꢋn

khách hàng

lý d án

ꢉ

Phꢄn hꢗi vꢁ quy trình,

kꢂt quꢄ

7

QUꢏN LÝ TRUYꢃN THÔNG

ꢀ Yêu cꢆu thêm cꢇa khách hàng

ꢀ

Lꢕp kꢂ hoꢎch huꢀn luyꢌn cho nhân viên cꢈa hꢉ ñꢅ tiꢂp

nhꢕn và vꢕn hành dꢃ án

Khꢄo sát nhu cꢐu ñꢅ thích nghi và ñiꢁu chꢛnh các quy trình

và các hꢌ thꢊng vꢕn hành

Lꢕp kꢂ hoꢎch cho sꢃ gia tăng NVL thô khác nhau hay

hoꢜc dꢃ trꢙ sꢄn phꢝm

Lꢕp kꢂ hoꢎch quꢄng cáo hoꢜc bán sꢄn phꢝm sꢔ có cꢈa dꢃ

án

ꢀ Nhu cꢆu thêm cꢇa nhà QLDA

ꢀ

Lꢕp kꢂ hoꢎch tái phân công nhân viên

Đꢄm bꢄo kꢂt thúc dꢃ án theo trꢕt tꢃ

Tꢕp hꢘp tꢀt cꢄ thông tin cꢐn thiꢂt ñꢅ ñꢄm bꢄo viꢌc lưu trꢙ

các bài hꢉc và kinh nghiꢌm thu ñưꢘc tꢞ dꢃ án

8

QUꢏN LÝ TRUYꢃN THÔNG

ꢀ Tꢈ

chꢍ

c nhꢕ

ng cuꢘc hꢙp thưꢚng xuyên h

ơn

ꢀ M

ꢛ

r

ꢘng sꢉ

tham d

ꢉ

bao gꢜm

ꢀ

Tꢀt cꢄ các thành viên cꢈa tꢓ dꢃ án (càng lúc càng ít dꢐn)

ꢀ

Nhân viên cꢈa khách hàng có liên quan ñꢂn các công viꢌc

còn tꢗn ñꢉng/sai sót…

ꢀ Cho phép cu

ꢘ

c h

ꢙ

p xem xét nh

ꢕ

ng vꢄn

ñꢅ chi ti

ꢐt

mà trưꢝ

c

ñó

không ñưꢞc xem xét t

ꢓi nhꢕ

ng cuꢘc

hꢙp này

ꢀ T

ꢈ

ꢌ

ch

n các v

ñꢈi nhi

ꢍ

c nh

ꢕ

ng cu

ꢘ

c h

ꢙ

p cùng v

ꢝ

i nhóm ñꢗ th

ꢋ

o

lu

ꢄn

ñꢅ trong nhóm: tái phân công, thay

các thành viên…

ꢟ

m v

ꢑ

9

QUꢏN LÝ THÔNG TIN

ꢀ Nhꢕ

ng yꢐu tꢖ cꢆn lưu ý trong quá trình quꢋn lý

thông tin:

ꢀ

Hꢐu như tiꢁn bꢎc ñã ñưꢘc tiêu dùng và phân bꢓ

Đa sꢊ các kꢂt quꢄ ñã ñưꢘc hình thành

Đa sꢊ các nguꢗn lꢃc ñã ñưꢘc sꢟ dꢍng

ꢀ Nhꢕng thông tin cꢆn trong giai ñoꢓn cuꢖi dꢉ án:

ꢀ

Xác ñꢖnh các công viꢌc còn tꢗn ñꢉng

Ghi nhꢕn lꢎi bꢄn chꢀt thꢃc sꢃ cꢈa các kꢂt quꢄ

Tꢎo ra mꢏt tài liꢌu vꢁ dꢃ án

Kiꢅm soát nhꢙng gì chúng ta ñꢎt ñưꢘc so vꢋi nhꢙng gì ñã

ñꢁ ra

10

QUꢏN LÝ THÔNG TIN

ꢀ

Hoꢓt ñꢘng quꢋn lý thông tin nhꢎm

ꢀ Hoàn thành dꢃ án

ꢀ Đꢄm bꢄo khách hàng có thꢅ quꢄn lý mꢏt cách

hiꢌu quꢄ sꢃ vꢕn hành và bꢄo trì các thành quꢄ

dꢃ án

ꢀ Thꢃc hiꢌn sꢃ kiꢅm toán và thꢝm ñꢖnh sau dꢃ án

11

HOÀN THÀNH Dꢁ ÁN

ꢀ

Đꢗ hoàn thành dꢉ án cꢆn xác ñꢠnh:

ꢀ Nhꢙng gì ñã thꢃc hiꢌn

ꢀ Nhꢙng gì chưa hoàn tꢀt, còn phꢄi ñưꢘc thꢃc

hiꢌn

ꢀ

Nguꢜn tham khꢋo

ꢀ Bꢄn tiêu chuꢝn & các ñꢜc trưng cꢈa dꢃ án

ꢀ Hꢌ thꢊng kiꢅm soát sꢃ thay ñꢓi trong quá trình

thꢃc hiꢌn dꢃ án

ꢀ

Cái gì thay ñꢓi?

Tꢎi sao thay ñꢓi?

Ai là ngưꢆi chꢖu trách nhiꢌm?

12

HOÀN THÀNH Dꢁ ÁN

ꢀ Vꢄn ñꢅ liên quan ñꢐn công viꢟc còn tꢜn ñꢙng

ꢀ

Thꢚa thuꢕn giꢙa nhà QLDA và khách hàng/chꢈ ñꢐu tư

chương trình hoàn thành phꢐn công viꢌc còn tꢗn ñꢉng

ꢀ

Thiꢂt lꢕp nhꢙng mꢍc tiêu ưu tiên trong chương trình

ꢁ

Khi

ꢀn cho viꢁc kꢀt thúc dꢂ án ñưꢃc quꢄn lý tꢅt

và có th

ꢆ tꢂ

ꢁ bꢄng kiꢇm tra quá trình kꢀt thúc dꢂ án

13

BꢏN KIꢡM TRA QUÁ TRÌNH KꢀT THÚC Dꢁ ÁN

Các hoꢅt ñꢆng

Ngày hoàn thành

Ngưꢐi thꢇc hiꢑn

1. Bꢋn dꢉ án chi tiꢐt

A. Thiꢂt lꢕp nhꢙng thay ñꢓi vꢁ bꢄn dꢃ án chi tiꢂt

B. Xem & duyꢌt lꢎi bꢄn chi tiꢂt

2. Kꢐ hoꢓch dꢉ án

A. Ngày phân phát thꢃc tꢂ trên giꢀy tꢆ

B. Ngày hoàn thành thꢃc tꢂ trên giꢀy tꢆ

C. Tꢓ chꢒc cuꢏc hꢉp dꢃ án cuꢊi cùng

3. Tài chính

A. Thiꢂt lꢕp chi phí & trách nhiꢌm cuꢊi cùng

B. Chuꢝn bꢖ & phân phát bꢄn báo cáo tài chính cuꢊi cùng

4. Các yêu cꢆu công viꢟc & hꢞp ñꢜng

A. Kꢂt thúc tꢀt cꢄ yêu cꢐu công viꢌc & hꢘp ñꢗng

B. Chuꢝn bꢖ báo cáo cꢈa nhà thꢐu

5. Các hoꢓt ñꢘng ꢛ công trưꢚng

A. Kꢂt thúc các hoꢎt ñꢏng ꢑ công trưꢆng

B. Chuyꢅn nhưꢘng trang thiꢂt bꢖ ꢑ công trưꢆng

6. Nhân sꢉ

A. Cꢕp nhꢕt các báo cáo nhân sꢃ

B. Hoàn tꢀt viꢌc phân công lꢎi

C. Tꢓ chꢒc cuꢏc hꢉp ñꢏi ngũ dꢃ án lꢐn cuꢊi

7. Khách hàng

A. Hoàn tꢀt sꢃ bàn giao dꢃ án

8. Tꢈng quát

14

A. Hoàn tꢀt bꢄn báo cáo dꢃ án

KIꢡM TOÁN SAU Dꢁ ÁN

ꢀ

Mꢑc tiêu cꢇa bꢋn kiꢗm toán sau dꢉ án

ꢀ Nhꢕn ra tình trꢎng hiꢌn tꢎi cꢈa dꢃ án

ꢀ Nhꢕn ra nhꢙng sai lꢐm tiꢁm ꢝn cꢈa dꢃ án

ꢀ Xem xét có cꢐn thay ñꢓi cách thꢒc quꢄn lý hoꢜc

hoꢎch ñꢖnh dꢃ án hay không

15

KIꢡM TOÁN SAU Dꢁ ÁN

ꢀ Mꢑc tiêu kiꢗm toán ñꢖi vꢝi khách hàng

ꢀ

Nhꢕn dꢎng sꢃ hoàn thành cꢈa kꢂt quꢄ dꢃ án

Nhꢕn dꢎng nhꢙng tꢗn ñꢉng cꢐn phꢄi ñưꢘc thꢃc hiꢌn

Lý do cꢈa nhꢙng chi phí bꢖ vưꢘt quá

ꢀ Mꢑc tiêu kiꢗm toán ñꢖi vꢝi nhà QLDA

ꢀ

Xem xét chi phí hoꢎch ñꢖnh có ñꢎt ñưꢘc không?

Nhꢕn dꢎng tính thích hꢘp cꢈa kꢠ thuꢕt quꢄn lý dꢃ án

Nhꢕn dꢎng nhꢙng công viꢌc sꢟ dꢍng tài sꢄn dꢃ án

16

KIꢡM TOÁN SAU Dꢁ ÁN

ꢀ Kích thưꢝc, cꢄu trúc, trꢙng tâm cꢇa bꢋn báo cáo

ki

ꢗm toán?

ꢀ

Chi phí dꢃ án

ꢀ

Bꢄn chꢀt dꢃ án

Kꢂt quꢄ dꢃ án

ꢀ

ꢀ Báo cáo kiꢗm toán không phꢋi là báo cáo kꢐ toán

chi phí

ꢀ

Báo cáo là cơ sꢑ cho hoꢎt ñꢏng pháp lý giꢙa khách hàng

và nhà QLDA

ꢀ

Là cơ sꢑ cho các phê chuꢝn/ưꢋc lưꢘng tương lai

17

THꢢM ĐꢣNH SAU Dꢁ ÁN

ꢀ

Đưꢞc th

lòng v

ꢉ

c hi

ꢟ

ꢌ

n vì lý do công b

ꢎng hoꢤc sꢉ hài

ꢅ

k

ꢥ

thu

t c a bên thꢍ 3

ꢇ

ꢀ

ꢦ

th

nh

ꢕ

ng t

ñꢠnh ñưꢞc th

u trách nhi

ꢈ

ch

ꢍ

c l

ꢝ

ꢉ

m

n, DA có chi phí v

c hi n b i m t b

ñꢐn qu n lý c p cao

ꢖ

n cao,

ꢧm

ꢟ

ꢛ

ꢋ

ꢘ

ph ñꢘc

ꢌn

l

ꢌp ch

ꢠ

ꢟ

ꢄ

ꢀ Xem xét toàn b

ꢘ dꢉ án tꢨ giai ñoꢓn khái niꢟm ñꢐn

2-3 n m sau khi hoàn thành

ă

ꢀ

Đánh giá giai ñoꢎn ñꢁ cương dꢃ án

Đánh giá sꢃ quꢄn lý & thꢃc hiꢌn dꢃ án

Đánh giá sꢃ phù hꢘp vꢋi viꢌc vꢕn hành cꢈa khách hàng

ꢁ

ñánh giá sꢇ ñáng giá k

ꢁt quꢌ cꢒa dꢇ án ñã ñꢅt so

18

vꢃ

i nh ng gì ñã hoꢅch ñꢔnh

ꢓ

THꢢM ĐꢣNH SAU Dꢁ ÁN

ꢀ Giúp cꢋi tiꢐn sꢉ thꢉc hiꢟn dꢉ án vꢅ mꢤt tꢈ chꢍc

ꢀ

Ưꢋc lưꢘng chi phí tꢊt hơn bꢑi dꢃa vào dꢃ liꢌu quá khꢒ

chính xác hơn

Đánh giá nhà thꢐu phꢍ tꢊt hơn bꢑi dꢙ liꢌu cho hoꢎch ñꢖnh

và ñánh giá rꢈi ro tꢊt hơn

Đánh giá nhà thꢐu phꢍ tꢊt hơn bꢑi công tác ñánh giá và

giám sát cꢝn thꢕn hơn

Quꢄn lý dꢃ án tꢊt hơn bꢑi sꢟ dꢍng công cꢍ tꢊt hơn và nhà

quꢄn lý có kinh nghiꢌm hơn

19

QUꢏN LÝ CHUYꢡN GIAO QUYꢃN LꢁC

ꢀ Chuyꢗn giao quyꢅn lꢉ

c giꢕ

a ngưꢚi qu

ꢋn lý dꢉ

án

và ngưꢚi v n hành d

ꢌ

ꢉ

án

ꢀ Trong giai

qu n lý d

tâm c a giai

ñ

o

ꢓ

n k

ꢐ

t thúc d

ꢉ

án, vai trò c

ꢇ

a nhà

ꢋ

ꢉ

án tr

ꢛ

thành m

ꢘ

t trong nhꢕng trꢙng

ñꢈi tꢨ:

ꢇ

ñ

o

ꢓn chuy

ꢗn

ꢀ

Đꢎt ñưꢘc mꢍc tiêu sang hoàn thành tꢀt cꢄ

Giꢄi quyꢂt các vꢀn ñꢁ tꢓng thꢅ sang hoàn thiꢌn các chi tiꢂt

Thiꢂt lꢕp & duy trì quyꢁn hành sang giao phó và chuyꢅn

giao quyꢁn hành

20