Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án & Các vấn đề trong quản lý dự án - Huỳnh Thị Phương Lan
CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA
1. Cấu trúc tổ chức
2. Nhóm dự án
3. Lãnh đạo
4. Phương pháp giải quyết vấn đề
5. Quản lý xung đột
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
KHÁI NIỆM
Tổ chức là một nhó m người được sắp xếp theo một
trật tự nhất định để có thể cùng phối hợp hoạt động
với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.
Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để
phối hợp hoạt động giữa cá c người trong tổ chức.
Caáu truùc
Muïc tieâu
Nhieàu ngöôøi
B
A
2
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
• Không có thổ chức tốt hay xấu mà chỉ có tổ chức
thích hợp hay không thích hợp
• Trong mỗi tổ chức, mỗi thành viên phải được xác
định rõ ràng về trách nhiệm
• Trách nhiệm (Accountability)
• Quyền hạn (Authority, Power)
• Bổn phận/nhiệm vụ (Responsibility/Obligation)
Trách nhiệm = Quyền hạn + Nhiệm vụ
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Dạng bộ máy hành chính
Theo quy định quyền hạn
Trực tuyến
Trực tuyến – Tham mưu
Trực tuyến – Chức năng
Theo cách chia bộ phận
Theo chức năng
Theo sản phẩm
Theo vùng địa lý
Theo khá ch hàng
Theo thời gian (ca, kíp)
Dạng Hữu cơ
Cấu trúc đơn giản
Cấu trúc ma trận
SBU (Strategic Business Unit)
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CẤU TRÚC CHỨC NĂNG
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CT THEO KHU VỰC ĐA LÝ
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CT THEO SẢN PHẨM
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CT THEO KHÁ CH HÀNG
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Mục tiêu
Phân chia bộ phận
Cấu trúc tổ chức
Nâng cao hiệu quả và
phân quyền:
• Quyền hạn
• Trách nhiệm
• Tính chịu trách
nhiệm
• Chức năng
• Dạng chức
năng
• Dạng dự án
• Dạng ma trận
• Sản phẩm
• Khách hàng
• Lãnh thổ
• Quá trình
10
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng:
Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận
chức năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được
tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Tài chính
Phó GĐ
Marketing
Phó GĐ
Sản xuất
Phó GĐ
Kỹ thuật
Khuyến
Sản xuất
Kỹ thuật điện
mãi
Kiểm tra
Bán hàng
Kỹ thuật
chất lượng
…
cơ
…
…
11
Nghiên
cứu thị
Quản lý
tồn kho
Thiết kế
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc tổ chức dạng chức năng
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ
nguồn lực
Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà
Nhược điểm:
Không có quyền lực dự án tập trung, do đó không có ai có trách
nhiệm cho dự án tổng thể.
Ít hoặc không có hoạch định và viết báo cáo dự án
Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
12
Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu
thế nhất
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc tổ chức dạng dự án:
Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm
những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng
khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý
chức năng không có sự tham gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc
Kỹ thuật
Sản xuất
…
Tiếp thị
…
Phó GĐ
Phó GĐ
Phó GĐ
Dự án 1
Dự án 1
Dự án 1
Kỹ thuật
Kỹ thuật
Kỹ thuật
Sản xuất
Sản xuất
Sản xuất
…
…
…
Tiếp thị
Tiếp thị
Tiếp thị
13
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc tổ chức dạng dự án:
Ưu điểm:
Có sự kiểm soát chặt chẽ do có quyền lực dự án
Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi
phí
Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án
Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
Nhược điểm:
Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
Không chuẩn bị những công việc trong tương lai
Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự
á n
14
Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn
bắt đầu và kết thúc.
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:
Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc
Phó GĐ
Tài
chính
Phó GĐ
Sản
Phó GĐ
Kỹ thuật
Phó GĐ
Marketin
g
Phó GĐ
QL các dự
án
xuất
GĐ dự án 1
GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
15
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:
Ưu điểm:
Sử dụng hiệu quả nguồn lực
Tổng hợp dự án tốt
Luồng thông tin được cải thiện
Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
Duy trì kỷ luật làm việc tốt
Động lực và cam kết được cải thiện
Nhược điểm:
Sự tranh chấp về quyền lực
Gia tăng các mâu thuẫn
Thời gian phản ứng lại chậm chạp
Khó khăn trong giám sát và kiểm soát
Quản lý phí tăng cao
Trải qua nhiều căng thẳng (stress)
16
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cấu trúc định
hướng chức
năng:
Một người cam
kết cho mỗi dự án
Cấu trúc
dự án
“thuần túy”
Cấu trúc
chức năng
“thuần túy”
Cấu trúc định
hướng dự án:
Nhóm dự án có
sự hỗ trợ của
chức năng
...
99
100
0
1
5
90
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Cao
Theo
Chức năng
Theo
Ma trận
Theo
Dự án
Thẩm
quyền
Nhà
QLDA
Thấp
Phổ của các kiểu tổ chức
Cô ng ty
Xây dựng
Cty về các
tiện ích
(Utility)
(Điện,nước)
(vận hành thường xuyên)
(Theo dự án)
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CHỌN LỰA CẤU TRÚC TỔ CƯỨC
Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức
Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án
Dự án có thường xuyên diễn ra?
Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?
Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án
Hệ thống kiểm soát phản hồi
Các dạng công nghệ được sử dụng
Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?
Mức độ phức tạp của dự án
Thời gian của dự án
Nguồn lực được sử dụng trong các dự án
Chi phí cố định
Các yêu cầu về dữ liệu
19
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
CHỌN LỰA CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Theo
Chức năng
Chia sẻ dữ liệu
Chia sẻ nguồn lực
Ít phức tạp
1 loại công nghệ
Theo
Dự án
Theo
Ma Trận
Cần phản hồi nhanh
Nhiều loại Công nghệ
Phức tạp
Nguồn lực nhỏ
Ít ổn định
Công nghệ hỗn hợp
Tổ chức không đặc biêt
Muốn giảm chi phí
Tải về để xem bản đầy đủ
67 trang
28580
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản lý dự án - Chương 3: Tổ chức dự án & Các vấn đề trong quản lý dự án - Huỳnh Thị Phương Lan", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- bai_giang_quan_ly_du_an_chuong_3_to_chuc_du_an_cac_van_de_tr.ppt
