Bài giảng Nhập môn về kỹ thuật - Chương 4: Kỹ năng giao tiếp

Chương 4

KỸ NĂNG GIAO TIẾP

MỤC LỤC

4.1 Mở đầu về giao tiếp

4.1.1 Khái niệm giao tiếp

4.1.2 Chức năng của giao tiếp

4.1.3 Các loại hình giao tiếp cơ bản

4.2 Cấu trúc của giao tiếp

4.2.1 Truyền thông trong giao tiếp.

4.2.2 Giao tiếp là quá trình nhận thức lẫn nhau.

4.2.3 Giao tiếp là quá trình tác động qua lại, ảnh hưởng

lẫn nhau.

MỤC LỤC

4.3 Kỹ năng đối thoại

4.3.1 Đặt vấn đề.

4.3.2 Các kiểu đối thoại.

4.3.3 Can thiệp của người phỏng vấn.

4.3.4 Các thái độ của người phỏng vấn.

4.3.5 Chuẩn bị một buổi đối thoại

4.3.6 Đối thoại qua điện thoại

4.3.7 Kết thúc cuộc đối thoại.

4.4 Kỹ năng lắng nghe.

4.4.1 Khái niệm chung

4.4.2 Nguyên nhân nghe không hiệu quả

4.4.3 Kỹ năng lắng nghe hiệu quả.

MỤC LỤC

4.5 Một số kỹ năng giao tiếp khác

4.5.1 Kỹ năng đặt câu hỏi

4.5.2 Kỹ năng báo cáo

4.5.3 Kỹ năng giao dịch bằng thư tín.

4.5.4 Kỹ năng giao tiếp qua email.

4.5.5 Các kỹ năng xã giao thông thường.

4.6 Văn hóa giao tiếp của người Việt Nam và người

nước ngoài

4.1 Mở đầu về giao tiếp

4.1.1 Khái niệm giao tiếp

4.1.1.1 Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là quá trình tác động qua lại giữa con người

với con người nhằm mục tiêu trao đổi ý tưởng, tình

cảm, vốn kinh nghiệm, kỹ năng và kinh nghiệm nghề

nghiệp.

4.1.1.2 Vai trò và ý nghĩa của giao tiếp

- Con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội.

- Để có thể sống, lao động và học tập con người không

thể không dành thời gian để giao tiếp.

- Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và

phát triển nhân cách.

- Nếu tách khỏi sự giao tiếp xã hội, con người không thể

hình thành và phát triển nhân cách được.

- Giao tiếp có chức năng định hướng hoạt động, điều

khiển, điều chỉnh hành vi của con người, con người sẽ tự

hiểu mình được nhiều hơn, hiểu được tâm tư, tình cảm, ý

nghĩ, nhu cầu của người khác.

4.1.1.3 Mục đích của giao tiếp

Giao tiếp

Đáp ứng các nhu

cầu tinh thần

Đáp ứng các nhu

cầu vật chất

Thiết lập tình

cảm

Hình thành

mối quan hệ xã

hội

giữa các cá

nhân

Giao tiếp

So sánh, xử

Phát, nhận

thông tin

lý

các thông

tin

Trao đổi với

nhau

4.1.2 Chức năng của giao tiếp

4.1.2.1 Các chức năng thuần túy xã hội

Là các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu xã hội

hay của một nhóm người, bao gồm:

a) Chức năng thông tin, tổ chức:

- Trong hoạt động chung, người này giao tiếp với

người kia để thông báo cho nhau những thông tin giúp

cho hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách có

hiệu quả.

- Ví dụ, thủ trưởng truyền đạt mệnh lệnh cho nhân

viên, nhân viên báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ

của mình cho thủ trưởng.

4.1.2.1 Các chức năng thuần túy xã hội

b) Chức năng điều khiển:

- Chức năng này được thể hiện trong khía cạnh tác động

lẫn nhau của giao tiếp.

- Trong giao tiếp, người ta dùng những phương pháp tác

động lẫn nhau như: ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm,

… để điều khiển người khác.

- Chức năng này cực kỳ quan trọng trong hoạt động

quản trị và kinh doanh.

4.1.2.1 Các chức năng thuần túy xã hội

b) Chức năng điều khiển:

- Bằng các hình thức giao tiếp khác nhau như ra lệnh,

thuyết phục, tạo dư luận, mà nhà quản trị hướng hoạt

động của nhân viên vào thực hiện mục đích chung của

doanh nghiệp.

- Cũng thông qua các hình thức tác động lẫn nhau trong

giao tiếp mà nhà kinh doanh có thể thỏa thuận được với

các đối tác về những hợp đồng thương mại có lợi.

4.1.2.1 Các chức năng thuần túy xã hội

c) Chức năng phối hợp hành động:

- Trong một tổ chức thường có nhiều bộ phận với các

chức năng, nhiệm vụ khác nhau.

- Để cho một tổ chức hoạt động một cách thống nhất,

đồng bộ thì các bộ phận, các thành viên trong tổ chức cần

phải giao tiếp với nhau để phối hợp hành động cho có hiệu

quả.

4.1.2.1 Các chức năng thuần túy xã hội

d) Chức năng động viên, kích thích:

Chức năng này có liên quan đến lĩnh vực cảm xúc của con

người.

- Trong quá trình giao tiếp con người không chỉ truyền

thông tin cho nhau hay tác động điều khiển lẫn nhau mà còn

tạo ra những cảm xúc kích thích hành động của họ.

- Trong hoạt động của mình nhà quản trị có khi dùng những

hình thức giao tiếp với nhân viên như khen ngợi, động viên,

có những lời nói và việc làm thể hiện sự quan tâm đến gia

đình họ, bản thân họ sẽ làm cho cấp dưới cảm động, hài lòng

từ đó kích thích họ làm việc tốt hơn.

4.1.2.2 Các chức năng tâm lý xã hội

Là các chức năng giao tiếp phục vụ các nhu cầu của từng

thành viên của xã hội, bao gồm:

a) Chức năng tạo mối quan hệ: Đối với con người, trạng

thái cô đơn, cô lập đối với những người xung quanh là một

trong những trạng thái đáng sợ nhất. Giao tiếp giúp cho con

người tạo ra những mối quan hệ với mọi người.

b) Chức năng cân bằng cảm xúc: Mỗi chúng ta đôi khi có

những cảm xúc cần được bộc lộ. Sung sướng hay đau khổ,

hy vọng hay thất vọng, niềm vui hay nỗi buồn đều muốn

được người khác cùng chia sẻ. Chỉ có trong giao tiếp chúng

ta mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được

cảm xúc của mình.

4.1.2.2 Các chức năng tâm lý xã hội

c) Chức năng phát triển nhân cách: Trong giao tiếp con

người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con

người trở nên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm và thế

giới quan được hình thành, củng cố và phát triển.

Thông qua giao tiếp những tiêu chuẩn đạo đức, cũng như

tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc, tính vị

tha, tính trung thực, … không chỉ được thể hiện mà còn

được hình thành ở chúng ta.

Cũng thông qua giao tiếp con người học hỏi được cách

đánh giá hành vi và thái độ, nhận biết được chính mình để

rồi hoàn thiện các phẩm chất nhân cách của bản thân.

4.1.3 Các loại hình giao tiếp cơ bản

Có nhiều cách phân loại giao tiếp theo những tiêu chuẩn

khác nhau:

4.1.3.1 Dựa vào nội dung tâm lý của giao tiếp, người ta

phân ra:

- Giao tiếp nhằm thông báo những thông tin mới.

- Giao tiếp nhằm thay đổi hệ thống động cơ và giá trị.

- Giao tiếp nhằm kích thích, động viên hành động.

4.1.3 Các loại hình giao tiếp cơ bản (tt)

4.1.3.2 Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp, người ta

phân ra:

- Giao tiếp liên nhân cách (giữa 2 – 3 người với nhau).

- Giao tiếp xã hội: là giao tiếp giữa một người với một

nhóm người (như lớp học, hội nghị, …).

- Giao tiếp nhóm: đây là loại hình giao tiếp đặc trưng cho

một tập thể nhỏ liên kết với nhau bởi hoạt động chung và

nó phục vụ cho hoạt động này.

4.1.3 Các loại hình giao tiếp cơ bản (tt)

4.1.3.3 Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra làm

hai loại:

- Giao tiếp trực tiếp:

+ Là loại hình giao tiếp thông dụng nhất trong mọi hoạt

động của con người, trong đó các đối tượng của giao tiếp

trực tiếp gặp gỡ nhau và thường dùng ngôn ngữ nói và

biểu cảm để truyền cho nhau những ý nghĩ và tình cảm của

mình.

4.1.3.3 Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra

làm hai loại (tt):

- Giao tiếp trực tiếp (tt):

+ Đây là loại hình giao tiếp có hiệu quả nhất, bởi vì trong

các tình huống mặt đối mặt nhờ có những thông tin không

bằng lời đi kèm mà mọi sự hiếu lầm , thông tin thiếu chính

xác sẽ được điều chỉnh kịp thời trong quá trình giao tiếp.

+ Điển hình của loại hình giao tiếp này là các cuộc phỏng

vấn, đàm thoại trực tiếp, các cuộc hội đàm song phương,

các cuộc hội nghị ở quy mô nhóm nhỏ, …

4.1.3.3 Dựa vào tính chất tiếp xúc, ta có thể chia ra

làm hai loại (tt):

- Giao tiếp gián tiếp:

+ Là giao tiếp thông qua một phương tiện trung gian

khác như thư từ, sách báo, điện thoại, truyền hình, fax,

v.v…

+ Đây là hình thức giao tiếp kém hiệu quả hơn vì sự

phản hồi thông tin rất chậm, nhất là hình thức giao tiếp

bằng văn bản.

+ Hơn nữa loại giao tiếp này rất ít đựoc hỗ trợ bởi các

phương tiện phi ngôn ngữ, vì vậy các đối tác có thể

không hiểu hết những khía cạnh tế nhị của thông tin.