Giáo trình Microsoft Word 2010

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Chương I: Giới thiệu về Microsoft Word 2010

1. Giới thiệu

Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn

bản đa năng nằm trong bộ Microsoft Office, cung cấp cho bạn một

lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng.

Với Word bạn có thể soạn thảo các trang tài liệu đơn giản như thư từ

đến các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, …

Vì Word cũng là một phần trong bộ Microsoft Office nên ta có thể

chia sẻ dữ liệu giữa Word với Microsoft Excel, Microsoft

PowertPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook

2. Các thanh công cụ trong Word 2010

2.1. Giao diện soạn thảo chính

Giáo trình word

2

Trung tâm kỹ thuật điện toán

2.2. Thẻ File

Gồm các tính năng sau:

-

Save: Lưu văn bản

Save As: Lưu văn bản với tên mới

Open: Mở một văn bản đã có sẵn

Clove: Đóng trang văn bản hiện tại

Info: Thông tin về trang văn bản hiện

tại

-

Recent: Các trang văn bản đã mở

gần đây

-

New: Tạo mới một trang văn bản

Print: In văn bản

Save & Send: Lưu văn bản và gửi chúng qua Email hoặc Internet

Help: Trợ giúp về Word

Options: Tùy chỉnh trong Word

Exit: Đóng chương trình Word

2.3. Thẻ Home

Gồm các chức năng:

-

Tùy chỉnh Font chữ, màu sắc, khoảng cách

Định dạng đoạn văn

Giáo trình word

3

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Phong cách định dạng

Tìm kiếm và thay thế

2.4. Thẻ Insert

Gồm chức năng chèn các đối tượng vào văn bản:

Trang văn bản

Table

Hình ảnh, âm thanh, biểu đồ

Đường liên kết, đánh đấu

Header & footer

Textbox, chữ WordArt, chữ Drop Cap

Công thức toán học và các ký hiệu

-

2.5. Thẻ Page Layout

Gồm các chức năng:

-

Thay đổi giao diện văn bản

Tùy chỉnh trang văn bản

Thay đổi màu nền trang văn bản

Giáo trình word

4

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Định dạng đoạn văn

Tùy biến hiển thị hình ảnh

2.6. Thẻ References

Gồm chức năng tạo/tùy chỉnh:

-

Mục lục

Ghi chú

Trích dẫn

…

2.7. Thẻ Mailings

Dùng soạn thảo và trộn thư:

-

Tạo/chỉnh sửa danh sách

Trộn thư

…

Giáo trình word

5

Trung tâm kỹ thuật điện toán

2.8. Thẻ Review

Dùng để kiểm tra lại văn bản:

Kiểm tra từ ngữ/văn phạm của văn bản

Thay đổi ngôn ngữ

Tạo/chỉnh sửa các dòng ghi chú

Kiểm soát sự thay đổi của văn bản

So sánh/kết hợp văn bản

-

Chức năng bảo vệ văn bản

2.9. Thẻ View

Dùng để thay đổi góc nhìn của văn bản, gồm các chức năng:

-

Thay đổi góc nhìn văn bản

Hiển thị cửa sổ Navigation, thanh thước, đường lưới

Phóng to/thu nhỏ văn bản

Sử dụng Macros

Giáo trình word

6

Trung tâm kỹ thuật điện toán

3. Tùy chỉnh hiển thị và định dạng trang văn bản

3.1. Tùy chỉnh hiển thị

3.1.1. Ẩn thanh Ribbon

Nếu bạn cảm thấy thanh Ribbon chiếm quá nhiều diện tích trên màn

hình, bạn có thể ẩn nó đi bằng nút Minimize the Ribbon nằm góc

trên bên phải màn hình

Để hiện lại thanh Ribbon, bạn chị việc nhấn nút đó thêm lần nữa

3.1.2. Tùy chỉnh hiển thị chức năng

-

Bật/Tắt thanh thước: Chọn thẻ View, chọn chức năng Ruler để

hiển thị thanh thước cho trang văn bản

Bật/Tắt đường kẻ: Chọn chức năng Gridlines để hiển thị các

đường kẻ trong trang

Bật/Tắt cửa sổ Navigation Pane: Chọn chức năng Navigation

Pane để hiển thị cửa sổ Navigations

Giáo trình word

7

Trung tâm kỹ thuật điện toán

3.1.3. Tùy chỉnh hiển thị màn hình

Chọn thẻ View, nhóm Window:

Để tạo ra một bản sao của trang văn bản hiện tại

Để chia nhỏ các cửa sổ Word đang mở (Nếu có 3 văn bản

Word đang mở, màn hình sẽ được chia làm 3 để hiển thị được cả

3 văn bản)

Để chia trang văn bản ra với 2 góc nhìn khác nhau, giúp cho

việc so sánh các phần trong văn bản dễ dàng hơn

3.2. Định dạng trang văn bản

Trước khi soạn bất kỳ một văn bản nào, bạn cũng cần phải xác định

văn bản đó thuộc dạng gì và định dạng lại trang cho đúng với kiểu

văn bản muốn tạo ra.

Để định dạng lại trang văn bản, bạn chọn thẻ Page Layout, tại nhóm

Page Setup:

Được dùng để định dạng lại lề của trang giấy.

Bạn có thể chọn những lề có sẵn hoặc sử dụng chức năng

Custom Margin để định đạng trang giấy cho đúng { muốn

Khi chọn chức năng Custom Margin, cửa sổ Page Setup sẽ hiện ra,

chọn thẻ Margins để canh chỉnh lề cho trang giấy, tại nhóm Margin:

Giáo trình word

8

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Top: Là khoảng cách từ đầu trang đến hàng đâu tiên của văn bản

Bottom: Là khoảng cách từ cuối trang đến hàng cuối của văn bản

Left: Là khoảng cách từ bên trái trang đến ký tự đầu tiên

Right: Là khoảng cách từ bên phải trang đến ký tự cuối cùng

Gutter: Là khoảng cách để là gáy sách

Gutter position: Vị trí của gáy sách

Lưu ý: Dấu ngoặc kép (“) có nghĩa đơn vị tính là inch, để đổi đơn vị

tính về centimet, bạn thay dấu ngoặc kép (“) bằng ký tự cm

Để định dạng lại chiều khổ giấy, có 2 loại:

Portrait: kiểu giấy đứng

Landscape: kiếu giấy ngang

Được dùng để định dạng kích thước

trang giấy, có nhiểu kiểu trang giấy

Giáo trình word

9

Trung tâm kỹ thuật điện toán

mặc định cho bạn lựa chọn như: letter, A4, A5, …

Hoặc bạn cũng có thể dùng chức năng More Page Sizes… để tạo khổ

giấy vừa ý

Khi sử dụng chức năng More Page Sizes… cửa sổ Page Setup sẽ hiện

ra, bạn chọn tab paper để canh chỉnh khố giấy theo ý mình.

Ở mục Paper Sizer, bạn có thể chọn kiểu giấy có sẵn như letter, A3,

A4, …

Hoặc tự định nghĩa khổ giấy mới bằng cách gõ bề ngang trang giấy

trong ô Width và chiều cao trang giấy tại ô Height.

Bấm nút OK để hoàn thành thao tác

Giáo trình word

10

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Chương II: Thao tác soạn thảo văn bản

1. Tạo mới văn bản

Để tạo mới một văn bản, Bạn có thể làm theo các cách sau:

-

Chọn thẻ File, mục New và chọn Bank Document để tạo một

văn bản trống

-

Sử dụng phím tắt Ctrl + N

Ngoài ra bạn có thể tạo mới văn bản theo những mẫu có sẵn

tại mục New

2. Mở một văn bản đã có

Chọn thẻ File, bấm nút Open để mở hộp thoại Open

(Hoặc dùng phím tắt Ctrl + O)

-

Giáo trình word

11

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Chọn đường dẫn đến nơi lưu tập tin tại mục Lookin.

Chọn loại tập tin cần mở tại mục Files of types

Chọn Tập tin cần mở trong cửa sổ file

Click Nút Open để mở tập tin

3. Lưu văn bản

Có 2 cách lưu văn bản:

-

Save: Lưu văn bản với tên của văn bản đang mở hiện tại

Save As: Lưu văn bản với tên mới

Lưu {: Khi văn bản được lưu lần đầu, mặc định là sẽ được lưu theo

kiểu Save As

Để lưu văn bản, ta có thể làm theo các cách sau:

Giáo trình word

12

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Sử dụng phím tắt Ctrl + S

Bấm vào biểu tượng chiếc đĩa ở góc trên bên trái của cửa sổ

Chọn mục File  Save (Save As)

o Chọn đường dẫn đến nơi lưu tập tin tại

mục Lookin.

o Chọn loại tập tin cần lưu tại mục

Files of types

o Đánh tên tập tin vào mục File

name

o Click Nút Save để mở tập tin

Giáo trình word

13

Trung tâm kỹ thuật điện toán

4. Các chế độ hiển thị

Để chuyển chế độ hiển thị trong Word, bạn có thể qua thẻ View

hoặc chỉnh nhanh tại thanh công cụ ở góc dưới bên phải

Ý nghĩa của các chế độ View:

-

Print Layout: Xem văn bản giống như khi được in

Full Screen: Xem văn bản toàn màn hình (giống đọc sách)

Web Layout: Xem văn bản dưới dạng một trang Web

Outline: Xem bố cục trình bày của văn bản

Draft: (Bản Nháp) Giúp dễ dàng chỉnh sửa tài liệu

Ngoài ra bạn cũng có thể phóng to hoặc thu nhỏ chế độ hiển thị của

văn bản bằng chức năng Zoom trên thẻ View

Hoặc thanh cộng cụ ở góc dưới bên phải

Ý nghĩa của các nút trong chức năng Zoom:

-

Zoom: Phóng to/thu nhỏ với kích thước tùy ý

100%: Trở về kích thước 100% của văn bản

Giáo trình word

14

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

One Page: Hiển thị 1 trang trên màn hình

Two Pages: Hiển thị 2 trang trên màn hình

Page Width: Chiều rộng của trang bằng với chiều rộng của

màn hỉnh

5. Sử dụng chuột và bàn phím

5.1. Thao tác với chuột

5.1.1. Sao chép định dạng đoạn văn bản

Để sao chép định dạng một đoạn văn bản

cho nhiều đoạn văn bản khác, bạn có thể

dùng chức năng Format Painter ở thẻ Home

-

Đầu tiên, đánh khối đoạn văn bản cần sao

chép

Bấm vào nút Format Painter 1 lần (nếu

muốn định dạng cho một đoạn văn bàn khác), 2 lần (nếu muốn

định dạng cho nhiều đoạn văn bản)

-

Đánh khối đoạn văn bản bạn muốn định dạng

Bấm nút Esc để tắt chức năng này nếu trước đó bạn bấm nút

Format Painter 2 lần

5.1.2. Sao chép/Di chuyển đoạn văn bản

Để sao chép hoặc di chuyển 1 đoạn văn bản đến một vị trí khác,

bạn có thể làm như sau:

-

Đánh khối đoạn văn bản cần sao chép hoặc di chuyển

Bấm giữ chuột trái và kéo chuột đến vị trí xác định (Nếu muốn

sao chép đoạn văn bản thì bấm và giữ thêm nút Ctrl)

Giáo trình word

15

Trung tâm kỹ thuật điện toán

5.1.3. Sao chép/Di chuyển Dòng/Cột trong Table:

Cách làm tương tự như khi sao chép/di chuyển đoạn văn bản

Chọn dòng hoặc cột bạn muốn sao chép/di chuyển

Bấm giữ chuột trái và kéo chuột đến vị trí bạn muốn

-

5.1.4. Phóng to/Thu nhỏ trang văn bản:

Để phóng to hoặc thu nhỏ văn bản, bạn có thể sử dụng chức năng

Zoom trên thanh công cụ, tuy nhiên có một cách nhanh hơn là sử

dụng chuột:

-

Bấm và giữ phím Ctrl

Lăn nút giữa chuột lên trên để phóng to hoặc lăn xuống để thu

nhỏ

5.1.5. Đánh khối đoạn văn bản:

Để đánh khối một đoạn văn bản bất kỳ bạn phải bấm giữ nút

chuột trái vào đầu đoạn văn và kéo đến cuối đoạn văn, Tuy nhiên

bạn có thể đánh khối nhanh đoạn văn bản cần thiết bằng cách

đưa chuột về bên lề trái đoạn văn và bấm nhanh chuột trái 3 lần.

5.2. Thao tác với bàn phím

5.2.1. Nhóm phím di chuyển

Phím

Chức năng









Di chuyển con nháy qua trái 1 ký tự

Di chuyển con nháy qua phải 1 ký tự

Di chuyển con nháy lên trên 1 hàng

Di chuyển con nháy xuống dưới 1 hàng

Giáo trình word

16

Trung tâm kỹ thuật điện toán

5.2.2. Nhóm phím xóa ký tự

Phím

BackSpace Xóa ký tự bên trái của con nháy

Chức năng

Delete

Xóa ký tự bên phải của con nháy

Dùng để chuyển đổi giữa chế độ chèn hoặc

thay thế ký tự

Insert

5.2.3. Nhóm phím điều khiển

Phím

Chức năng

Home

End

Page Up

Di chuyển con nháy về đầu hang

Di chuyển con nháy về cuối hang

Di chuyển xuống một trang màn hình

Page Down Di chuyển lên một trang màn hình

5.2.4. Gõ tiếng việt trong Word

Mặc định, Word không cung cấp chức năng gõ tiếng việt, để gõ tiếng

việt, bạn phải dùng phần mềm hỗ trợ như: Vietkey, Unikey, ABC,

… với các bảng mã Unicode, VNI, ABC, …, ở đây chúng ta chỉ nói

đến bộ gõ Unikey với bảng mã Unicode, đây là bảng mã hỗ trợ rất tốt

tiếng Việt và là bảng mã phổ biến nhất hiện nay, khi khởi động

chương trình Unikey, ở góc dưới khay đồng hồ sẽ xuất hiện biểu

tượng (kiểu gõ tiếng Việt) hoặc (kiểu gõ tiếng Anh), để thay đổi

kiểu gõ bạn chỉ cần click chuột vào biểu tượng.

Khi gõ tiếng Việt, có nhiều kiểu gõ nhưng chủ yếu vẫn là 2 kiểu Telex

và VNI

Giáo trình word

17

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Ví dụ

Phím

Dấu

Kiểu gõ Telex

Kiểu gõ VNI

Sắc

Huyền

Hỏi

Ngã

Nặng

Mũ

Móc

Khác

á, é, í, ó, ú

à, è, ì, ò, ù

ả, ẻ, ỉ, ỏ, ủ

ã, ẽ, ĩ, õ, ũ

ạ, ẹ, ị, ọ, ụ

â, ê, ô

S

F

R

X

1

2

3

4

5

6

7

8

9

J

aa, ee, oo

ow, uw

aw

ơ, ư

ă

đ

dd

Ví dụ: Muốn gõ đoạn: “Trung Tâm Kỹ Thuật Điện Toán – Đại học

Bách Khoa”

Bạn gõ như sau:

-

Kiểu Telex: “Trung Taam Kyx Thuaatj Ddieenj Toans – Ddaij hocj

Bachs Khoa”

Kiểu VNI: “Trung Ta6m Ky4 Thua6t5 D9ie6n5 Toan1 – D9ai5

hoc5 Bach1 Khoa”

6. Thao tác trên khối văn bản

6.1. Chọn khối văn bản

Để chọn khối văn bản, bạn có thể làm theo các cách sau:

-

Click và giữ chuột trái ở đầu văn bản, sau đó kéo chuột về cuối

văn bản cần chọn

Click chuột trái vào đầu văn bản, giữ phím Shift và click chuột

trái vào cuối văn bản

Giáo trình word

18

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Kết hợp phím Shift và các phím Home, End, các phím di chuyển

để chọn khối văn bản

6.2. Sao chép – di chuyển khối văn bản

Để sao chép/di chuyển khối văn bản, sau khi

chọn khối văn bản cần sao chép/di chuyển, sử

dụng các lệnh cắt/sao chép ở thẻ Home

Ý nghĩa của các biểu tượng trong nhóm lệnh

Lệnh

Biểu tượng Phím tắt Chức năng

Chuyển khối văn bản

Cắt (Cut)

Ctrl + X

Ctrl + C

vào bộ nhớ đệm

Sao chép khối văn

bản vào bộ nhớ đệm

Dán khối văn bản từ

bộ nhớ đệm vào văn

bản

Sao chép

(Copy)

Dán

(Parse)

Ctrl + V

Đặt con nháy tại nơi muốn dán và sử dụng lệnh Parse.

6.3. Xóa khối văn bản

Để xóa khối văn bản, chọn khối đoạn văn bản cần xóa và bấm

phím Delete

Giáo trình word

19

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Chương III: Định dạng văn bản

1. Định dạng nội dung văn bản

1.1. Định dạng Text trong văn bản

1.1.1. Đổi Font chữ

Microsoft đã cung cấp rất

nhiều kiểu chữ để bạn chọn

lựa kiểu chữ phù hợp với văn

bản, để đổi font chữ:

-

Chọn thẻ Home, tại nhóm

Font, click vào biểu tượng

mũi tên của hộp chọn font

Hộp thoại chọn font sẽ mở ra,

Bạn chọn một font bất kỳ để

hoàn thành thao tác

Nếu bạn nhớ tên font hoặc một phần tên font, bạn có thể gõ trực

tiếp tại ô chọn font, khi đó, Word sẽ tự động tìm kiếm kiểu font

gần giống với tên font mà bạn đã gõ

1.1.2. Đổi kích thước chữ

Để thay đổi kích thước chữ:

-

Chọn thẻ Home, nhóm Font, click vào

biểu tượng mũi tên tại hộp Font Size

Danh sách kích thước font sẽ hiện ra cho

bạn chọn

Nếu không có kích thước bạn muốn trong

hộp danh sách, bạn có thể gõ trực tiếp

Giáo trình word

20