Giáo trình Microsoft Office 2010

Trung tâm kỹ thuật điện toán

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ POWER POINT

1.1 Giới thiệu

PowerPoint 2010 là một phần trong bộ Microsoft Office 2010. PowerPoint

là một công cụ hữu ích giúp chúng ta tạo được bài thuyết trình sinh động và

lôi cuốn. Các đối tượng được sử dụng trong PowerPoint rất phong phú từ

hình, âm thanh, phim ảnh đến các hiệu ứng chuyển chữ, cuộn trang… để

minh họa cho chủ đề đang diễn giải.

Vì nằm trong bộ Office nên việc chia sẽ dữ liệu giữa PowerPoint, Excel,

Word rất dễ dàng như chèn biểu đồ từ Excel hoặc đoạn văn từ Word vào slide

của Power Point.

1.2 Khởi động chương trình

Biểu tượng của PowerPoint 2010:

Khi cài đặt bộ Office 2010 chương trình sẽ tạo ra các Shortcut trên

desktop, để khởi động chương trình bạn chỉ việc click đôi vào biểu tượng

PowerPoint trên desktop.

Hoặc khởi động chương trình bằng cách vào Start  All Programs 

Microsoft Office  Microsoft Office PowerPoint 2010

1

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

1.3 Môi trường làm việc

Môi trường soạn thảo của PowerPoint gồm các nhóm chính sau:

- Thanh Menu trên cùng được bố trí theo các thẻ, mỗi thẻ thực hiện các chức

năng riêng biệt (Insert, Design, Animation, …)

- Vùng ngoài cùng bên trái là danh sách các Slide được bố trí theo dạng Slide

hoặc Outline.

- Vùng lớn nhất ở giữa là vùng soạn thảo cho các Slide

- Phía dưới vùng soạn thảo là vùng để chèn các ghi chú vào Slide

- Thanh dưới cùng thể hiện thông tin slide, cách hiển thị, chế độ phóng to/thu

nhỏ kích thước Slide và một nút để chạy Slide.

2

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

CHƯƠNG 2: TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH

2.1 Tạo bài thuyết trình

Khi tạo một bài thuyết trình, PowerPoint cung cấp cho chúng ta vài cách thức

sau:

a) Rỗng

Đây là cách tạo bài thuyết trình mặc định khi PowerPoint được khởi động, để

tạo thêm một bài thuyết trình rỗng khác chúng ta sẽ làm theo các bước sau:

- Chọn thẻ File tại thanh Ribbon

- Chọn chức năng New

- Chọn Blank Presentation

- Click nút Create để tạo bài thuyết trình mới

Lúc này bạn có thể tiếp tục tạo soạn thảo các Slide cho bài thuyết trình của

mình.

3

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Một cách nhanh để tạo một bài thuyết trình rỗng là dùng tổ hợp phím tắt Ctrl

+ N

b) Từ mẫu sẵn có

Template là các mẫu có sẵn trong PowerPoint, các template có thể chứa các

layout, color, font, effect,… PowerPoint cung cấp rất nhiều mẫu template với

các chủ đề khác nhau phù hợp với từng tình huống báo cáo, ngoài ra bạn còn

có thể download những mẫu template có sẵn khác trên Internet. Hoặc bạn

cũng có thể tự tạo những mẫu template của riêng mình để sử dụng nhiều lần

hoặc chia sẻ cho người khác. Rất nhiều mẫu template đẹp và cập nhật liên tục

tại: office.com, templateswise.com,…

Sử dụng mẫu template PowerPoint hỗ trợ sẵn:

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn mục New

Click chọn chức năng Sample Template

-

Chọn mẫu template vừa ý và bấm nút Create để tạo bài thuyết trình

mới.

4

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Sử dụng Template từ trang office.com:

- Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

- Chọn mục New

- Những mẫu template của office sẽ được gom nhóm lại theo từng nội dung

và nằm phía dưới mục Office.com Templates

- Click chọn nội dung cần soạn thảo, chọn mẫu template phù hợp và nhấn

nút Download để tải mẫu template về máy

- Lưu ý những mẫu template có hình người ở góc dưới là những mẫu được

người khác tự thiết kế và chia sẻ

5

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Sử dụng mẫu template khác:

Những mẫu template được download từ internet hoặc tự mình tạo ra sẽ được

lưu trong nhóm My templates, để sử dụng những mẫu template này bạn phải:

- Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

- Chọn mục New

- Chọn chức năng My templates

- Cửa sổ My templates sẽ hiện ra, chọn mẫu template muốn sử dụng và click

nút OK

c) Từ bài thuyết trình khác

Có thể sử dụng mẫu của những bài thuyết trình khác có nội dung tương tự

như bài mình sắp tạo để tiết kiệm thời gian tạo lại các hiệu ứng, màu nền,...

- Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

- Chọn mục New

- Chọn chức năng New from existing

6

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Cửa sổ chọn tập tin xuất hiện, bạn chỉ việc chọn tập tin cần thiết và bấm nút

Create new để PowerPoint áp dụng những mẫu template trong tập tin trình

chiếu đó vào tập tin soạn thảo mới.

d) Từ tập tin dàn bài

Một cách tạo mới bài thuyết trình là chúng ta sẽ soạn

thảo một dàn bài có sắn bằng các ứng dụng soạn thảo

khác như notepad, word, wordpad,

…

Sau đó

PowerPoint sẽ nhập dàn bài này thành các silde và bạn

chỉ cần nhập thêm nội dung, hình ảnh,… để cho ra bài

thuyết trình hoàn chỉnh.

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn chức năng Open

Tại cửa sổ Open mới xuất hiện, nhóm Files of type bạn chọn All

Outlines

7

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Chọn tập tin dàn bài và click OK

-

2.2 Lưu bài thuyết trình

a) Lưu bài thuyết trình

Sau khi soạn thảo bài thuyết trình xong, việc

quan trọng là phải lưu lại để sử dụng vào lần sau.

Có 2 cách lưu bài truyết trình là Save và Save As.

Chức năng Save: Lưu bài thuyết trình chồng lên bài

cũ, với lần lưu đầu tiên thì PowerPoint sẽ mặc định lưu kiểu Save As

Chức năng Save As: Lưu bài thuyết trình với định dạng hoặc tên khác

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn Save/Save As

Tại cửa sổ lưu file hiện ra

-

Chọn đường dẫn lưu file

Nhập tên file vào mục File name

Chọn định dạng lưu tập tin tại mục Save as type (Mặc định sẽ là định

dạng powerpoint 2010 *.pptx), hoặc bạn có thể chọn định dạng

powertpoint bản cũ hơn (*.ppt)

-

Chọn Save để hoàn tất

8

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

b) Lưu bài thuyết trình ở định dạng khác:

PowerPoint hỗ trợ rất nhiều định dạng thông dụng hiện nay. Để lưu bài thuyết

trình với dạng khác, tại cửa sổ Save As, mục Save as type bạn chọn định dạng

cần lưu và nhất nút Save.

Một vài định dạng thông dụng PowerPoint hỗ trợ:

Phần mở

Định dạng

Chú thích

rộng

Chỉ được mở bằng PowerPoint 2007

hoặc 2010, các phiên bản trước không

mở được

PowerPoint

Presentation

.pptx

PowerPoint Macro-

Enabled

Presentation

Tương tự như .pptx nhưng có thể lưu

được macro và VBA

.pptm

PowerPoint

2003 Presentation

97-

Định dạng tương thích với các phiên

bản PowerPoint trước

.ppt

.pdf

.potx

PDF

Lưu với định dạng PDF

PowerPoint

Template

Mẫu Template của PowerPoint 2007

PowerPoint

2003 Template

97-

.pot

Mẫu Template của PowerPoint cũ hơn

Chỉ có thể mở tập tin PowewrPoint ở

chế Slide Show

PowerPoint Show

.pps, .ppsx

c) Chuyển bài thuyết trình thành dạng phim ảnh

PowerPoint cho phép chúng ta chuyển bài thuyết trình thành dạng phim thông

dụng (.wmv) để có thể mang đi chia sẻ với các nơi khác. Khi chuyển bài

thuyết trình thành video tất cả các hiệu ứng, đoạn phim, nhạc,… chèn vào

9

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

slide đều được tự động chuyển theo. Để chuyển về định dạng video bạn phải

làm theo các thao tác sau:

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn mục Save & Send

Chọn chức năng Create a Video

-

Chọn chất lượng video tại nhóm đầu tiên

o

Computer & HD Displays: Tạo Video độ phân giải lớn nhất, phù hợp

cho việc xem trên màn ảnh rộng (960x720)

Internet & DVD: Tạo Video với độ phân giải trung bình, phù hợp chia

sẻ qua mạng hay ghi đĩa (640x480)

10

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

o

Portable Devices: Tạo Video với độ phân giải nhỏ, phù hợp với các

thiết bị di động (320x240)

-

Chọn chức năng ghi lại con trỏ của bài thuyết trình trong video

o

Don’t Use Record Timings and Narrations: Không dùng con trỏ của bài

thuyết trình trong video

Use Recorded Timings and Narrations: Sử dụng vị trí con trỏ trong

Video, chức năng này chỉ được bật khi đã ghi lại vị trí con trỏ trong

bài thuyết trình.

o

-

Record Timings and Narrations: Ghi lại con trỏ trong bài thuyết trình

Preview Timings and Narrations: Xem lại vị trí con trỏ

Cuối cùng bấm nút Create Video để lưu lại

-

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện để nhập tên và đường dẫn Video sẽ

lưu.

d) Tùy chỉnh sao lưu bài thuyết trình

Việc tự động sao lưu này rất quan trọng vì nó sẽ tránh

được việc mất bài thuyết trình khi có những sự cố đột

xuất mà bạn chưa kịp lưu lại.

-

Chọn thẻ File trên thành Ribbon

Chọn chức năng Option

Tại cửa sổ Option hiện ra, chọn mục Save

11

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Tại nhóm Save presentations:

o

Save files in this format: Chọn định dạng lưu mặc định

Save AutoRecover information every: Tùy chỉnh thời gian tự động sao

lưu

o

-

AutoRecover file location: Thư mục tập tin tự động sao lưu

Default file location: Tùy chọn thư mục mặc định lưu bài

Tại nhóm Preserver fidenlity when sharing this presentation:

Embed fonts in the file: chức năng này sẽ import font chữ vào slide,

giúp bài thuyết trình không bị lỗi font khi đem qua máy khác nếu máy

đó chưa có font chữ

o

-

Bấm OK để hoàn tất

2.3 Bảo mật trong PowerPoint

Cũng như các ứng dụng văn phòng khác, PowerPoint cũng cho phép chúng ta

thiết đặt một vài thuộc tính bảo mật sau:

a) Cài đặt mã bảo vệ trong PowerPoint

12

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Nếu tài liệu của chúng ta có chứa dữ liệu nhảy cảm

thì chúng ta có thể đặt mật khẩu cho văn bản, có 2

loại mật khẩu:

-

Mật khẩu khi mở bài (Open Password)

Mật khẩu khi chỉnh sửa (Modify Password)

Để cài đặt mật khẩu cho bài thuyết trình, bạn làm

theo các bước sau:

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn chức năng Save As

Tại cửa sổ Save As mới xuất hiện, click nút Tool bên góc trái dưới và

chọn chức năng General Option…

-

o

Tại cửa sổ General Option

Nhập Password khi mở vào ô Password to Open

o

Nhập Password khi chỉnh sửa vào ô Password to modify

-

Bấm OK để kết thúc

Ngoài ra bạn cũng có thể đặt mật khẩu nhanh bằng cách sau:

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn mục Info

13

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Click vào nút Protect Presentation và chọn chức năng Encrypt with

Pasword

-

Nhập Password tại cửa sổ mới hiện ra và bấm OK để hoàn tất,

Password làm theo cách này là Password để mở tập tin (Open

Password)

b) Gỡ bỏ mã bảo vệ

Trong trường hợp đã dặt mật khẩu và muốn gỡ bỏ mật khẩu đó, bạn phải vào

lại cửa sổ General Option bằng cách:

14

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

Chọn thẻ File trên thanh Riboon

Chọn chức năng Save As

Click vào nút Tool ở góc dưới bên trái và chọn chức năng General

-

Option

-

Tại cửa sổ General Option bạn xóa mật khẩu cần thiết và bấm nút OK

để hoàn tất quá trình

c) Tính năng File Block Settings

File Block Settings là tính năng PowerPoint sẽ áp dụng cho tập tin không được

tạo ở máy hiện tại hoặc các tập tin PowerPoint cũ hơn. Gồm có 3 lựa chọn:

-

Do not open sellected file types: không cho phép mở tập tin

Open sellected file types in Protected View: Cho phép mở nhưng

không cho phép chỉnh sửa

-

Open sellected file types in Proteced View and allow editing: Cho phép

mở và chỉnh sửa nội dung

Tùy chỉnh chức năng File Block Settings:

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn chức năng Option

Tại cửa sổ Option hiện ra chọn mục Trust center bên trái và click vào

nút Trust Center Settings…

-

Tại cửa sổ Trust Center, chọn mục File Block Setting bên trái để hiện

bảng setting

Chọn Open hoặc Save cho các kiểu văn bản cần thiết đặt

15

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Bấm Restore Defaults: để khôi phục lại tùy chỉnh mặc định

Bấm OK để kết thúc

Bấm Cancel: để hủy bỏ các thao tác vừa thực hiện

2.4 Thao tác với Slide

a) Chèn một Slide mới

Để chèn một Slide mới, bạn có thể làm theo các cách sau

Cách 1:

-

Click chuột vào nơi bạn muốn chèn slide mới trên vùng danh sách

Slide, khi đó bạn sẽ thấy một đường gạch ngang nhấp nháy thể hiện

nơi vị trí slide mới sẽ được chèn

-

Chọn thẻ Home trên thanh Ribbon

16

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Click vào chức năng New Slide và chọn kiểu Layout cho slide mới

Cách 2:

-

Click chuột phải tại vị trí cần chèn Slide mới

trong vùng danh sách Slide

Chọn New Slide để hoàn tất quá trình (Slide mới

chèn vào sẽ có kiểu Lauout của Slide trên nó)

Hoặc bạn có thể chèn nhanh các Slide bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + M

b) Sao chép Slide

Dùng chức năng này để tạo ra nhiều Slide giống nhau

trong bài thuyết trình mà không phải tạo lại từng Slide

17

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Chọn các Slide cần sao chép tại vùng danh sách Slide

Click chuột phải vào một trong các Silde đã chọn và click vào chức

năng Duplicate Slide

Lưu ý: Giữ phím Shift để chọn các Slide liên tục hoặc giữ phím Ctrl để chọn

khác Slide không liên tục

c) Thay đổi vị trí các Slide

Nếu các Slide trong bài thuyết trình nằm không đúng vị trí

xuất hiện, bạn vẫn có thể xắp xếp lại chúng bằng vài thao

tác đơn giản sau:

-

Chọn Slide cần di chuyển tại vùng danh sách Slide

Click và kéo chuột trái đến vị trí mới (Khi kéo

chuột sẽ xuất hiện một đường ngang để xác định

vị trí mới của Slide)

d) Xóa Slide

-

Chọn Slide cần xóa trên vùng danh sách Slide

Click chuột phải vào slide đã chọn và click chức

năng Delete Slide, hoặc sử dụng phím Delete

2.5 Mở/Đóng bài thuyết trình

a) Mở bài thuyết trình có sẵn

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Click chọn chức năng Open

Tại cửa sổ Open mới xuất hiện

18

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Chọn ví trí tập tin tại mục Look in

Chọn loại tập tin cần mở tại mục Files of type (Mặc định PowerPoint

sẽ chọn All PowerPoint Presentation)

Click chọn tập tin cần mở

-

Bấm Open để lựa chọn kiểu mở

o

Open: Mở và cho phép chỉnh sửa

Open Read-Only: Mở và chỉ cho phép

đọc, muốn lưu phải lưu thành một bản

khác

o

Open as Copy: Mở bài thuyết trình dưới

dạng một bản sao

Open in Browser: Chỉ có tác dụng khi

tập tin được lưu dưới dạng trang Web

Open inProtected View: Mở bài thuyết trình và không cho chỉnh sửa

lên nó

Open and Repair: Mở và sữa lỗi (nếu có)

b) Đóng bài thuyết trình

-

Chọn thẻ File trên thanh Ribbon

Chọn chức năng Close để đóng bài thuyết trình

19

Giáo trình Power Point

Trung tâm kỹ thuật điện toán

-

Nếu bài thuyết trình chưa được lưu, cửa sổ nhắc nhở việc lưu lại trước

khi đóng sẽ xuất hiện

o

Save: Lưu và đóng bài thuyết trình

Don’t Save: Đóng mà không lưu

Cancel: Hủy bỏ chức năng đóng

20

Giáo trình Power Point