Bài giảng Hướng dẫn sử dụng một số công cụ tiện ích của Google

Một số tiện ích trên Internet

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MỘT SỐ CÔNG CỤ TIỆN ÍCH CỦA GOOGLE

1. Tóm tắt lý thuyết

Một số công cụ hữu ích trên internet bao gồm:

 Google Mail: Gửi thư và đính kèm các thông tin liên quan. Ngoài ra, có thể tạo ra các nhãn

(label) để phân loại thư và tạo ra luật lọc thư (filter).

 Google Docs: Tạo văn bản (document), bảng tính (spreadsheet), bài trình diễn (slide), biểu

mẫu (form) và có thể chia sẻ chỉ đọc hoặc có quyền đọc và ghi.

 Google Sites: Tạo trang web.

 Google Groups: Dùng làm nơi trao đổi thông tin, thảo luận của nhóm, có thể tải tập tin lên

(upload) để chia sẻ cho mọi người trong nhóm.

 Google Calendar: Tạo ra lịch làm việc cá nhân, công bố lịch làm việc này cho mọi người và

tạo ra công việc: kéo dài trong khoảng thời gian hoặc lặp lại theo một chu kì nhất định.

2. Sử dụng Gmail

2.1. Case study 1 – Gởi email

Nhận một yêu cầu tìm kiếm hình ảnh theo chủ đề từ giáo viên, tiến hành tìm kiếm và sau đó

gởi email kèm tập 1 tin nén (.zip, .rar) chứa các hình ảnh tìm được có tên trùng với MSSV.

2.2. Hướng dẫn chi tiết case study 1

Bước 1. Tiến hành tìm kiếm với Google các thông tin liên quan đến chủ đề được giáo viên giao.

Bước 2. Truy cập vào gmail thông qua địa chỉ: gmail.com.

Bước 3. Đăng nhập vào tài khoản email đã có.

Nếu chưa có thì nhấn vào nút CREATE AN ACCOUNT sau đó sau đó

điền các thông tin về họ tên, địa chỉ email, mật khẩu, ngày sinh, giới tính,

… để tạo tài khoản email mới.

Bước 4. lựa chọn soạn email bằng cách bấm vào nút Compose bên trái.

Bước 5. Trong giao diện soạn thảo email, điền địa chỉ email của giáo viên

trong textbox To (hỏi giáo viên thực hành để biết chính xác địa chỉ email

cần gửi).

Bước 6. Trong textbox Subject, viết tiêu đề như gợi ý. Tiêu đề này gợi ý cho

người nhận biết nên phân loại email mình nhận được theo label nào. Đồng

thời cũng phải nói lên một cách ngắn gọn nội dung email mình muốn gởi.

Bước 7. Cuối nội dung cần ghi rõ lại email của mình để tiện cho người khác chứng thực rằng bạn đã

gởi email đến họ và nếu muốn gởi email hồi đáp họ cần gởi lại theo địa chỉ nào.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 1

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

Bước 8. Nhập nội dung email. Lưu ý rằng việc nói rõ danh tính đầu nội dung là rất cần thiết để tiết

kiệm thời gian cho người nhận.

Bước 9. Để đính kèm một tập tin vào email, click chọn Attach a file. Sau đó chọn đường dẫn đến

tập tin cần đính kèm.

Nội dung email gợi ý

Bước 10. Sau khi đã soạn xong, bấm nút Send để gởi email đã soạn thảo xong đi. Hoặc ta có thể

chọn Save Now để lưu lại lần sau soạn tiếp.

2.3. Case study 2 – Lọc thư

Giáo viên sẽ reply lại email của bạn. Hãy tạo bộ lọc thư sao cho nếu email có tiêu đề có chữ

NMCNTT1 thì sẽ tự động đặt nhãn (label) là NMCNTT1 trước email đó.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 2

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

2.4. Hướng dẫn chi tiết case study 2

Bước 1. Chọn phần Settings ở góc trên bên phải để tạo ra bộ lọc thư.

Bước 2. Chọn thẻ Labels rồi nhấn nút Create new label để tạo nhãn mới.

Bước 3. Gõ tên label là “NMCNTT1” trong textbox trống có dòng chữ “Please enter a new label

name” rồi nhấn Create.

Sau đó ta sẽ tạo ra luật lọc thư là nếu email có trong tiêu đề chữ “NMCNTT1” thì tự động gán cho

nó nhãn là NMCNTT1 mà ta đã tạo sẵn.

Bước 4. Chọn tab Filters và click vào link Create a new filter.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 3

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

Bước 5. Nhập vào ô Has the words cụm từ NMCNTT1 để lọc các email có từ “NMCNTT1”.

Bước 6. Nhấn nút Create filter with this search.

Bước 7. Trong màn hình tiếp theo check chọn Apply the label rồi chọn label là NMCNTT1.

Bước 8. Nhấn nút Create filter để tạo bộ lọc đơn giản dùng để phân loại thư.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 4

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

Có thể gán một bức thư cho một label bằng cách kéo thả label vào thư hoặc kéo thư vào label (một

thư có thể được gán nhiều label).

3. Sử dụng Google Docs

3.1. Case Study 3 – Tạo tài liệu và chia sẻ

Hãy tạo một tài liệu văn bản sử dụng Google Docs nêu lên 3 điều không nên làm trong khi

giao tiếp. Sau đó chia sẻ tài liệu này cho các thành viên khác trong nhóm để họ viết thêm

vào.

3.2. Hướng dẫn chi tiết case study 3

Bước 1. Truy cập vào trang chủ của Google Docs bằng link sau: docs.google.com

Bước 2. Chọn Create New > Document ở khung bên trái để tạo mới một tài liệu văn bản:

Bước 3. Sau khi trả lời câu hỏi ở trên (nêu lên 3 điều không nên làm trong khi giao tiếp) hãy đổi tên

tập tin này lại bằng cách vào File > Rename…

Bước 4. Chọn File > Share… để chia sẻ tài liệu này nhờ mọi người cùng bổ sung, hiệu chỉnh.

Bước 5. Click vào ô Add people và nhập email của thành viên để mời thành viên đó xử lý tập tin

này , cho phép người đó có quyền hiệu chỉnh hay chỉ xem văn bản bằng cách chọn combobox Can

Edit bên phải .

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 5

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

4. Sử dụng Google Sites

4.1. Case Study 4 – Tạo website

Hãy tạo trang web tự giới thiệu về bản thân. Sau đó gởi email tới cho giáo viên hướng dẫn

thực hành địa chỉ trang web này .

4.2. Hướng dẫn chi tiết case study 4

Bước 1. Truy cập vào Google Sites thông qua trang sites.google.com.

Bước 2. Bấm vào nút Create.

Bước 3. Trong mục Select a template to use, lựa chọn chủ đề theo ý thích.

Bước 4. Nhập tên website của bạn trong mục Name your site. Sau khi bạn nhập xong Google sẽ

kiểm tra để chắc chắn rằng chưa có ai đăng ký tên này . Google sẽ tự động điền Site location trùng

với tên của website (có thể thay đổi nếu muốn).

Bước 5. Mục Select a theme để chọn nền website theo các mẫu cho trước .

Bước 6. Mục More options để mô tả website và quy ết định muốn chia sẻ website này như thế nào.

Bước 7. Nhập captcha ở cuối và nhấn vào nút Create trên cùng để hoàn tất việc tạo site.

Bước 8. Nhấn nút Edit ở góc trên bên phải để thay đổi nội dung của trang chủ này thành trang tự

giới thiệu về bản thân bạn.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 6

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

5. Sử dụng Google Groups

Bước 1. Truy cập vào Google Groups thông qua địa chỉ: groups.google.com.

Bước 2. Bấm vào nút Create a group để tạo một group mới.

Bước 3. Lựa chọn một tên duy nhất để đặt cho nhóm. Tự động một email đại diện cho nhóm cũng sẽ

được tạo. Textbox bên dưới là để điền các thông tin mô tả sơ lược về nhóm.

Bước 4. Chọn các thông tin khác bao gồm:

 Group ty pe: Loại nhóm là danh sách email, diễn đàn thảo luận hoặc hỏi đáp.

 Basic Permissions:

o Mục View topics: Quy định ai được quy ền xem (các người quản lý hoặc thành viên

của nhóm hay mọi người).

o Mục Post: Quy định ai được quy ền gửi bài (các người quản lý hoặc thành viên của

nhóm hay mọi người).

o Mục Join the group: Quy định ai được quy ền gia nhập nhóm (mọi người hay những

người được mời hoặc những người đề nghị tham gia).

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 7

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

Bước 5. Nhấn vào nút Create group ở trên cùng để tiến hành tạo nhóm.

Bước 6. Nhấn vào dòng chữ Invite people to join the group để mời thành viên tham gia nhóm.

6. Sử dụng Google Calendar

6.1. Case Study – Tạo lịch với Google Calendar

Ngữ cảnh: Long là một sinh viên khoa Công nghệ thông tin Đại học khoa học Tự nhiên. Nhằm tích

lũy kinh nghiệm thực tế ngay từ khi còn trên ghế nhà trường nên Long có xin được làm bán thời

gian với công ty ELCA. Vừa làm vừa học, Long tranh thủ tham gia Câu lạc bộ Anh văn của Quận

nhằm trau dồi kĩ năng ngoại ngữ. Long rất thích môn thể thao cầu lông, bóng bàn và thường chơi

với bạn bè của mình. Mỗi tuần Long đều dành ra một buổi sáng để tĩnh tâm đánh giá lại một tuần

làm việc và lên kế hoạch cho tuần mới.

Hãy sử dụng Google Calendar để giúp Long tạo ra lịch làm việc trực tuy ến như sau:

T2

T3

T4

T5

T6

T7

CN

Đánh giá và

lên kế hoạch

tuần mới

Toán A1

(E401

7h-9h)

Triết học

(GD1

7h-9h)

Toán A2

(F201

7h-9h)

CNXHKH

Nhập môn

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 8

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

(C32

LT (F110)

9h-11h)

9h-11h

CLB Anh

ELCA

văn

(1h-5h)

Cầu lông

Bóng bàn

Các môn học: Toán A1, Toán A2, Triết học, Nhập môn LT, CNXHKH chỉ học trong học kì 1 từ

tháng 9 đến tháng 1 hoặc từ tháng 2 đến tháng 6 (tùy theo học kì đang học mà anh/chị lựa chọn).

Lịch làm việc part-time tại ELCA chỉ có tác dụng trong hai tháng, từ tháng 10 đến tháng 11 hoặc từ

tháng 3 đến tháng 4 (tùy theo học kì đang học mà anh/chị lựa chọn).

Sinh hoạt tại CLB Anh văn hai tuần diễn ra một lần.

Hàng tuần Long đều đi chơi cầu lông và bóng bàn. Cuối tuần nào anh ta cũng dành nguyên buổi

sáng để đánh giá các việc đã làm trong tuần và suy nghĩ kế hoạch cho tuần làm việc sau.

6.2. Hướng dẫn tạo lịch

Truy cập vào Google Calendar theo địa chỉ: calendar.google.com. Đăng nhập với tài khoản Google

đã đăng kí trước.

6.2.1. Tạo ra các công việc vào các ngày cố định

Đầu tiên hãy tạo các công việc cần phải làm trong tuần chưa quan tâm đến thời hạn có hiệu lực của

công việc này . Như vậy mặc định là các công việc sẽ tạo ra sẽ chỉ có hiệu lực tại ngày tạo mà thôi.

Nếu công việc bắt đầu lúc 5h và kết thúc lúc 7h hãy kéo thả trên lịch của Calendar như sau:

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 9

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

Đến đây Calendar sẽ hiện hộp thoại cho phép ta nhập tiêu đề của công việc. Sau khi nhập xong nhấn

Enter hoặc click vào nút Create Event để tạo ra sự kiện. Lần lượt nhập vào tất cả các công việc có

như thời khóa biểu.

Sau khi thực hiện xong bước này ta sẽ có một lịch làm việc nội dung thô như sau:

6.2.2. Các công việc kéo dài trong một khoảng thời gian

Để hiệu chỉnh một công việc từ chỗ chỉ diễn ra tại một ngày trở thành công việc luôn diễn ra trong

một khoảng thời gian nhất định, đầu tiên ta đưa chuột lên tên công việc sau đó click lên đó. Lúc này

màn hình sẽ chuy ển sang giao diện cho phép hiệu chỉnh thông tin chi tiết cho một sự kiện.

Để chỉnh cho một sự kiện chỉ diễn ra trong khoảng thời gian từ ngày b ắt đầu đến ngày kết thúc,

click vào hai text box trên cùng để chỉnh lại thời gian:

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 10

CTT009 – Nhập môn Công nghệ thông tin 1

M ộ t số tiệ n íc h trê n In te rn e t

Cụ thể hãy hiệu chỉnh lại ngày bắt đầu và ngày kết thúc của 5 môn học: Toán A1, Toán A2,

CNXHKH, Triết học, Nhập môn LT sao cho bắt đầu vào ngày 1 của tháng 9 hoặc ngày 1 của tháng

2, ngày kết thúc là vào ngày 31 tháng 1 hoặc này 30 tháng 6.

Trong đó các buổi thực tập ở ELCA ngày bắt đầu và kết thúc lần lượt là ngày 1 và 30 (31) của tháng

10, 11 hoặc 3, 4.

6.2.3. Các công việc lặp đi lặp lại theo chu kì

Để chỉ định số lần lặp lại của các công việc, cụ thể chơi cầu lông mỗi 2 tuần một lần và chỉ thuê sân

10 buổi, bóng bàn chơi mỗi 3 tuần một lần và chỉ thuê bàn 8 buổi, ta sẽ click vào nút Repeat. Sau

khi click ta sẽ có hộp thoại như sau:

6.2.4. Xem lịch theo tuần, tháng, năm

Khung bên tay phải sẽ cho ta các chế độ xem theo ngày , theo tuần, theo tháng và theo năm.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 11

Một số tiện ích trên Internet

6.2.5. Chia sẻ lịch cho mọi người

Để chia sẻ lịch, đầu tiên ta xác định lịch muốn chia sẻ ở khung bên tay trái. Sau đó trong menu sổ

xuống chọn Share this calendar.

Trong giao diện cấu hình tiếp theo ta có thể lựa chọn công bố toàn bộ lịch cho mọi người hay chỉ

chia sẻ một số thông tin nhất định mà thôi.

Không những thế, ta còn có thể chỉ định muốn chia sẻ lịch cho những người nào bằng cách nhập địa

chỉ email của họ trong khung Share with specific people.

Khoa CNTT | ĐH KHTN TP HCM

Trang 12