Bài giảng Quản trị dự án - Bài 5: Tổ chức quản trị dự án

BÀI 5: TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Bạn đang dự định sẽ đi du học vào năm tới trong khi

bạn lại đang đi làm, tiếng Anh của bạn chỉ đủ để giao

tiếp. Vấn đề đặt ra đối với bạn lúc này là:

Làm thế nào để bạn có thời gian để vừa làm tốt công

việc hiện tại vừa đảm bảo thời gian để đi học tiếng

Anh?

Làm thế nào để bạn có thể phân chia thời gian trong

ngày cho học tập và vui chơi mà vẫn đảm bảo hiệu

quả công việc và cuộc sống?

Ngoài ra bạn cần một khoản tiền để cho việc đi học

năm sau, trong khi cuộc sống hàng ngày bạn cũng cần

phải chi tiêu nhiều khoản.

Trong cuộc sống hàng ngày, việc tổ chức quản trị một

dự định, ước mơ cũng cần lên kế hoạch, vậy trong khi

Giảng viên: Th.S Hoàng Cao Cường

làm dự án bạn sẽ phải làm những gì để dự án của bạn

Chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp

đạt hiệu quả cao, tránh thất thoát nguồn lực và lãng

Điện thoại: 0982 16 18 19

phí thời gian, mời các bạn hãy tham gia học bài tổ

1

Email: [email protected]n

chức quản trị dự án.

MỤC TIÊU

• Cung cấp cho học viên một số công cụ có bản để quản trị dư án

• Giúp hoc viên hiểu và áp dụng được các sơ đồ, biểu đồ… trong

quản trị dự án.

• Học viên có thể tiếp thu các kiến thức và kỹ năng quản lý thời gian,

tiến độ, phân phối nguồn lực, dự toán ngân sách…. và áp dụng

chúng.

• Xây dựng và quản lý được ngân sách dự án

• Có thể tham gia quản trị các dự án không quá phức tạp

HƯỚNG DẪN HỌC

Quản trị dự án quyết định sự thành bại của dự án. Nếu tổ chức

quản trị tốt thì không những các hoạt động của dự án diễn ra trôi

chảy, đúng thời hạn và có chất lượng tốt mà còn có thể tiết kiệm

được chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động của dự án. Bài học này

trang bị cho học viên một số kiến thức cơ bản về quản trị dự án,

cung cấp cho học viên một số công cụ để quản trị dự án

1. QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

• Khái niệm và mục đích

• Phương pháp sơ đồ mạng công việc

• Phương pháp kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và

phương pháp đường găng (CPM)

• Phương pháp biểt đồ Gantt và biểu đồ đường chéo

1.1. KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH

• Khái niệm

Quản trị thời gian là quá trình bao gồm việc thiết lập mạng công việc,

xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án,

quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở nguồn lực

ã

cho phép và đáp ứng yêu cầu về chất lượng đ xác định.

• Mục đích

 Đảm bảo cho dự án tiến hành đúng thời gian trong phạm vi ngân

sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng về chất lượng dự án.

 Là cơ sở để giám sát chi phí và các nguồn lực khác cần cho Dự án.

5

1.2. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG

Khái niệm

Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới

ã

dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục đ được xác định cả về thời gian và

thức tự trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự

kiện.

Tác dụng

• Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ và công việc của dự

án.

• Xác định thời gian và thời hạn của dự án.

• Xác định các công việc Găng và đường Găng của dự án.

• Là cơ sở để tính toán thời gian duy trì.

• Cho phép xác định các công việc phải được thực hiện kết hợp để tiết

kiệm thời gian và nguồn lực.

• Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi thực hiện kế hoạch tiến

độ và điều hành dự án.

6

1.2. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG (TIẾP)

Mối qua hệ giữa các công việc

• Quan hệ phụ thuộc bắt buộc.

• Quan hệ phụ thuộc tuỳ ý.

• Quan hệ phụ thuộc bên ngoài

Phương pháp AOA ( Activities On Arrow)

Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa trên một số khái niệm sau:

• Công việc ( Activities): là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần

òi

được thực hiện của dự án. Nó đ hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để

hoàn thành.

ã

• Sự kiện: là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một nhóm công việc đ

hoàn thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp.

• Đường: là sự kết nối liên tục các công việc theo hướng đi của mũi tên,

tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

7

1.2. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG (TIẾP)

Phương pháp AOA (Activities On

Arrow)

Nguyên tắc xây dựng mạng công việc

theo AOA:

• (1) Sử dụng một mũi tên có hướng

để trình bày một công việc. Mỗi

công việc được biểu diễn bằng một

mũi tên nối hai sự kiện.

• (2) Đảm bảo tính logic của AOA

trên cơ sở xác định rõ trình tự thực

hiện và mối quan hệ giữa các công

việc (công việc nào phải thực hiện

trước, thực hiện sau, có thể thực

hiện đồng thời).

8

Ví dụ

THỜI GIAN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC THỰC HIỆN

CÔNG VIỆC

(NGÀY)

TRƯỚC

A

B

C

D

E

4

7

10

8

-

B

A,C

B

5

Công việc và thời gian thưc hiện của dự án X

Lưu ý: công việc A, C đứng trước D

2

D(8)

A(4)

1

4

C(10)

Lưu ý: công việc B đứng trước E

B(7)

E(5)

3

9

Lưu ý: công việc B đứng trước C

1.2. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG (TIẾP)

Nguyên tắc xây dựng mạng công việc theo AON:

• Thứ nhất: các công việc được trình bày trong một nút (hình

chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật bao gồm tên

công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian

thực hiện công việc.

• Thứ hai: các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau

của các công việc

• Thứ ba: tất cả các điểm nút, trừ điểm nút cuối cùng, đều có ít

nhất một điểm nút đứng sau. Tất cả các điểm, trừ điểm nút

đầu tiên, đều có một điểm nút đứng trước.

• Thứ tư: trong sơ đồ mạng chỉ có một điểm nút (sự kiện) đầu

tiên và một điểm nút (sự kiện) cuối cùng.

10

Ví dụ

THỜI GIAN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC THỰC HIỆN

CÔNG VIỆC

(NGÀY)

TRƯỚC

A

B

C

D

E

4

7

10

8

-

B

A,C

B

5

Công viêc: A Thứ tự

công việc:

Ngày bắt đầu:

Ngày kết thúc:

Thời gian thực hiện công

việc:

Công viêc: D Thứ tự công

việc:

Ngày bắt đầu:

Ngày kết thúc:

Thời gian thực hiện công

việc:

Công viêc: C Thứ tự công

việc:

Ngày bắt đầu:

Ngày kết thúc:

Thời gian thực hiện công việc:

Công viêc: B Thứ tự công

việc:

Ngày bắt đầu:

Ngày kết thúc:

Thời gian thực hiện công

việc:

Công viêc: E Thứ tự công

việc:

Ngày bắt đầu:

Ngày kết thúc:

Thời gian thực hiện công

việc:

11

1.3. PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ

ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)

• Phương pháp kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) được

sử dụng lần đầu tiên vào năm 1958 để lập kế hoạch và quản lý

chương trình chế tạo tên lửa xuyên lục địa của hải quân Mỹ.

• Phương pháp đường găng (CPM) được sử dụng để quản lý xây

dựng và bảo trì các nhà máy hoá chất của công ty Dupont và

Remington Rand.

• Cả hai phương pháp trên đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các

công việc. Đều dẫn đến tính toán đường găng. Chỉ ra thời gian dự

trữ của các công việc.

• Vì vậy, khi đề cập đến phương pháp quản lý tiến độ người ta

thường viết tên đồng thời hai phương pháp trên (PERT/CPM)

12

1.3. PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ

ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM) (TIẾP)

• Khái niệm:

PERT viết tắt của "Program And Evalution Review Technic", CPM

viết tắt của “Critical Path Method) được hiểu là phương pháp xây

dựng và quản lý dự án. Phương pháp PERT/CPM giờ đây trở nên

đồng nghĩa với quản lý các dự án quan trọng và dài hạn.

• Tác dụng

Áp dụng PERT /CPM đối với quản trị dự án sẽ giúp các nhà quản

trị xây dựng được lộ trình và thời gian cho các hoạt động của dự

án theo từng bước, từng giai đoạn cụ thể. Đồng thời chủ động

khống chế được thời gin của dự án, tránh tình trạng không đảm

bảo tiến độ như khá nhiều dự án đang gặp phải.

13

1.3. PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ

ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM) (TIẾP)

Điều kiện áp dụng

1. Xác định một cách chính xác dự án sản xuất

2. Xác định người quản lý dự án, người có ảnh hưởng

tới tiến độ thực hiện dự án và là người ra những

quyết định quan trọng

3. Phân tích dự án thành các nhóm công việc và cụ thể

hóa một số công việc nếu cần

4. Xác định thật chính xác từng công việc

5. Tìm chi phí để thực hiện từng công việc

6. Thực hiện kiểm tra định kỳ để xem hệ thống có

chệch hướng hay không

14

1.3. PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ

ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM) (TIẾP)

Phương pháp thực hiện áp dụng cho PERT/CPM

6 bước

1. Xác định các công việc(nhiệm vụ) cần thực hiện của dự án

2. Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc

3. Vẽ sơ đồ mạng công việc

4. Tính toán thời gian và chi phí cho từng công việc của dự án

5. Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện

6. Xác định đường găng

15

1.3. PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ

ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM) (TIẾP)

Phương pháp xây dựng sơ đồ PERT/CPM

òi

• Phương pháp PERT/CPM đ hỏi phải thực hiện một cách rõ ràng

các mối liên hệ giữa các công việc khác nhau của một dự án nhằm

để xác định đường găng

• Đường găng đó là đường hoàn toàn dài nhất đi từ điểm đầu đến

điểm cuối của sơ đồ PERT

• Để xây dựng sơ đồ PERT cần phải biết độ dài của các công việc và

mối liên hệ của các công việc đó.

• Một sơ đồ PERT bao gồm các giai đoạn và các công việc đó.

• Các giai đoạn biểu diễn bằng các đường thẳng (còn các đường tròn

gọi là điểm nút ). Các công việc được biểu diễn bằng các cung có

mũi tên chỉ hướng.

16

PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

(PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)

Phương pháp xây dựng sơ đồ PERT/CPM

Một số chú ý:

• Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm cuối

• Mỗi công việc được biểu diễn chỉ bằng một cung nối giữa hai

đỉnh có mũi tên chỉ hướng

• Các công việc được biểu diễn nối tiếp nhau

• Có trường hợp hai công việc được tiến hành song song.

Trường hợp này sẽ có điểm hội tụ trở lại của các công việc

song song.

17

PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

(PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)

Phương pháp xây dựng sơ đồ PERT/CPM

• Hai công việc nối tiếp nhau

A(4 ngày)

B(7 ngày)

1

2

3

• Hai công việc hội tụ / thực hiện đồng thời

A(4 ngày)

A(5 tuần)

1

2

3

2

B(7 ngày)

B(3 tuần)

• Công việc biến giả

A(3 tuần)

C(2 tuần)

2

1

4

Biến giả

B(4 tuần)

D(6 tuần)

3

18

PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

(PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)

• Nếu vẽ sai trong tình huống phải sử dụng biến giả, sẽ dẫn đến

hậu quả là tính toán sai các yếu tố nguồn nhân lực và chi phí.

• Ví dụ:

Công

việc

Công

việc

trước

Vẽ sai

A

C

1

2

4

B

A

B

C

-

Vẽ đúng

A, B

2

A

B

C

Biến giả

1

4

3

19

1.3. PHƯƠNG PHÁP KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ

ÁN (PERT) VÀ PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM) (TIẾP)

Nguyên tắc đánh số các sự kiện

• Đánh số theo trình tự các sự kiện từ trên xuống dưới và từ trái qua

phải.

• Sự kiện ở đầu mũi tên mang số lớn hơn sự kiện ở cuối mũi tên.

• Khi gặp sự kiện có nhiều mũi tên thì quay về đánh số các sự kiện

bình thường nằm trên các đường khác.

E

A

2

3

Ví dụ:

H

Gặp sự kiện có nhiều mũi tên

D

1

5 6

7

G

H

I

Quay về đánh số sự kiện bình thường

(Nằm trên đường khác)

B

8

4

F

20

Bài giảng Quản trị dự án - Bài 5: Tổ chức quản trị dự án - Hoàng Cao Cường