Bài giảng Microsoft Office Word 2010 - Bài 5: Định dạng tài liệu

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Microsoft Office

Word 2010

Bài 5: Định dạng tài liệu

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Mục tiêu

• chèn phần đầu (headers)

hoặc cuối trang (footers)

• làm việc với định dạng tài liệu

• thay đổi khổ giấy (paper size)

• tùy chỉnh phần đầu hoặc

cuối trang

• thay đổi định hướng

(orientation)

• làm việc với các trang lẻ /

trang chẵn

• thay đổi lề (margin)

• chèn ngắt trang (page break)

• chèn số trang (page number)

• áp dụng các nền hay chủ đề

2

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Thay đổi khổ giấy (Paper Size)

•Khổ giấy mặc định được xác định

theo thiết lập của máy tính

•Để thay đổi khổ giấy:

– Trên tab Page Layout, nhóm Page

Setup, nhấp vào Size, hoặc

– nhấp đúp vào bất cứ nơi nào trong khu

vực tối hơn của thanh thước do (ruler),

và sau đó nhấp vào tab Paper

3

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Thay đổi khổ giấy (Paper Size)

Paper

Chọn khổ giấy chuẩn.

size

Paper

Lựa chọn khay chứa giấy.

source

Preview Hiển thị cách tài liệu sẽ được

xem xét khi thay đổi được

chấp nhận.

Print

Thiết lập các tùy chọn cho

Options cách máy in xử lý in ấn tài liệu.

4

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Thay đổi định hướng (orientation)

•Đề cập đến bố cục văn bản in:

– Portrait đề cập đến định hướng thẳng đứng

– Landscape đề cập đến định hướng ngang

•Để thay đổi định hướng tài liệu:

– Trên tab Page Layout, nhóm Page Setup, bấm

Orientation;

– nhấp đúp vào vùng tối của thanh thước do, nhấp vào

tab Margins và chọn định hướng

5

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Thay đổi lề (margin)

•Để thay đổi lề:

– Trên tab Page Layout, trong nhóm Page

Setup, chọn Margins, hoặc

– Điểm ở lề để điều chỉnh trên thanh thước

đo và kéo để đo lường đối với lề, hoặc

– Nhấp đôi vào vùng tối của thước ngang

hoặc dọc cho lề

•Bấm phím Alt để đo lường chính

xác trên thanh thước đo

6

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Thay đổi lề (margin)

• Khoảng không gian giữa cạnh văn bản giấy và khu vực in

• Điều chỉnh các thiết lập lề cho toàn bộ tài liệu hoặc các bộ

phận khác

• Margin ranh giới giữa màu sáng và tối vào thước

Left Margin Marker

Right Margin Marker

Top

Margin

Marker

7

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Chèn ngắt trang (page break)

• Word tự động ngắt trang tài liệu với các ngắt trang mềm

• Để ngắt trang tại vị trí cụ thể, chèn ngắt trang thủ công

• Để nhập một ngắt trang thủ công hoặc cứng:

– Trên tab Insert, trong nhóm Pages, bấm Page Break, hoặc

– nhấn Ctrl + Enter, hoặc

– trên tab Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn Breaks và nhấp vào Page

• Để loại bỏ mã gắt trang nếu con trỏ ở:

– Tại đầu trang tiếp theo, nhấn phím Backspace

– Vào cuối đoạn có mã ngắt trang, nhấn phím Delete

8

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Làm việc với ngắt đoạn (Section Break)

• Thay đổi định dạng phân cách trang

trong tài liệu

• Để chèn ngắt đoạn, trên tab Page

Layout, nhóm Page Setup, nhấn

Breaks:

Continuous Bắt đầu phần mới trên cùng trang.

Even Page

Odd Page

Bắt đầu phần mới trên trang chẵn

gần nhất.

Bắt đầu phần mới trên trang lẻ

gần nhất.

9

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Làm việc với cột (Column)

• Thiết lập ba cột theo “kiểu cột báo” (newspaper style) nơi văn bản từ

dưới cùng của một cột di chuyển lên trên cùng cột kế tiếp

• Chế độ Draft hiển thị chiều rộng cột thích hợp nhưng không phải cạnh

nhau (side by side)

• Để xem các cột cạnh nhau, sử dụng chế độ xem Print Layout

• Có thể áp dụng các cột văn bản trước khi hoặc sau khi nhập văn bản

• Để ngắt cột thủ công và bắt buộc văn bản tiếp tục trong cột tiếp theo:

– Trên tab Page Layout , trong nhóm Page Setup, chọn Breaks và sau đó chọn

Column, hoặc

– Nhấn Ctrl+Shift+Enter nơi việc ngắt cột được thực hiện

• Để chèn ngắt trang, di chuyển đến nơi cấn ngắt trang, và sau đó:

– Trên tab Insert, trong nhóm Pages, bấm Page Break, hoặc

– Nhấn Ctrl + Enter

10

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Làm việc với cột (Column)

• Để cài đặt thiết lập mới các cột, chèn ngắt đoạn Continuous

• Để thay đổi phần chỉ bố trí cột, chèn phần ngắt

• Để tạo ra các cột, trên tab Page Layout, trong nhóm Page

Setup, nhấp vào Columns

– Đối với nhiều lựa chọn hơn, nhấp vào More Columns

11

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Làm việc với cột (Column)

Presets

Chọn kiểu bố trí, như kiểu cột báo, trái hoặc phải cho các

trang web hoặc thủ công với banner trên một bên.

Number of

columns

Thiết lập số lượng các cột.

Width and

spacing

Thay đổi chiều rộng và khoảng cách giữa cột này và cột

tiếp theo.

Apply to

Chọn văn bản để áp dụng cấu trúc cột.

Line between Tự động chèn đường thẳng đứng giữa mỗi cột.

Start new

column

Chỉ có sẵn khi áp dụng từ điểm này đến phần tiếp theo.

12

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Làm việc với cột (Column)

• Để thay đổi số lượng các cột, chọn văn bản và sử dụng

Columns để thiết lập số mới

• Để điều chỉnh chiều rộng hoặc khoảng cách giữa mỗi cột:

– Sử dụng hộp thoại Columns, hoặc

– kéo đánh dấu thích hợp vào thanh thước đo (ruler) cho mỗi bên của

cột để điều chỉnh

• Mỗi cột có các điểm đánh dấu thụt lề riêng có thể được

điều chỉnh

• Để chèn hoặc tắt các đường thẳng đứng giữa mỗi cột, trong

hộp thoại More Columns , bấm vào Line between

13

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Kiểm soát luồng văn bản (Text Flow)

• Để đặt dấu gạch nối, trên tab Page Layout,

trong nhóm Page Setup, nhấp vào Hyphenation

• Chọn nhiều lựa chọn hơn bằng cách sử dụng tính năng

Hyphenation Options:

14

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng các phần đầu (headers)

và cuối trang (footers)

• Headers

– Văn bản hoặc đồ họa xuất hiện ở đầu trang

• Footers

– Văn bản hoặc đồ họa xuất hiện ở cuối trang

• Có thể là giống nhau trên mỗi trang, hoặc khác nhau trên trang

đánh số chẳn và lẻ

• Có thể có header và footer khác nhau trên trang đầu tiên

• Headers in trong khu vực lề trên

• Footers in trong khu vực lề dưới

15

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Chèn số trang (page number)

• Số trang chèn vào trong phần đầu hoặc cuối trang

• Trên tab Insert, trong nhóm Header & Footer, chọn

Page Number

Top of Page

Chọn kiểu cho số trang ở đầu trang, hoặc

khu vực header.

Bottom of Page

Page Margins

Chọn kiểu cho số trang ở cuối trang, hoặc

khu vực footer.

Chọn vị trí lề cho số trang.

Current Position Chọn kiểu cho số trang ở vị trí hiện tại hoặc định vị.

Format Page

Numbers

Chọn kiểu số khác nhau, bao gồm số chương, hoặc có số trang

bắt đầu số khác nhau.

Remove Page

Numbers

Gỡ bỏ số trang khỏi tài liệu.

16

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Chèn ngày (Date) hoặc thời gian (Time)

• Để chèn ngày hoặc giờ vào vị trí trong tài liệu, trên tab

Insert, trong nhóm Text, nhấp Date & Time

• Số định dạng ngày tháng hoặc thời gian dựa trên các

tiêu chuẩn

– Có thể nhấn vào Set As Default cho định dạng đặc biệt

– Cũng có thể thiết lập ngày hoặc thời gian để luôn luôn là

ngày và thời gian hiện tại bằng cách sử dụng Update

automatically (cập nhật tự động)

17

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo header và footer

•Sử dụng tab Insert, trong nhóm Header & Footer

18

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo header và footer

• Đường nét đứt với định danh xuất hiện

• Word xác định các phần khác nhau trong header hoặc footer

• Link to Previous - sử dụng cùng một header hoặc footer từ phần

trước, hoặc có header và footer khác nhau trong mục hiện tại

• Thông thường chứa không nhiều hơn hai hoặc ba dòng văn bản

• Để chỉnh sửa header hoặc footer, nhấn đúp vào vùng header hoặc

footer

19

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Xen kẽ Header và Footer

• Thiết lập các trang lẻ và chẳn, trang đầu tiên khác nhau,

hoặc cả hai

• Sử dụng Link to Previous để quyết định header và footer

khác nhau

20