Bài giảng Microsoft Office Word 2010 - Bài 10: Chia sẻ tài liệu

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Microsoft Office

Word 2010

Bài 10: Chia sẻ tài liệu

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Mục tiêu

•sử dụng các khối tạo •điều hướng các tài liệu

dựng (building block)

•tạo và chỉnh sửa các •quản lý phiên bản

khối tạo dựng

•chèn Quick Parts hoặc •bảo vệ tài liệu của bạn

các trường với một mật khẩu

tài liệu

2

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tìm hiểu về Building Blocks

•Tiết kiệm thời gian cho các hạng mục mà bạn sử

dụng thường xuyên

•Đảm bảo tính nhất quán trong các văn bản

•Bao gồm phần đầu và cuối trang, trang bìa, hộp

văn bản, thư mục, trích dẫn, giữ chỗ, phương trình,

chủ đề, và các điều khiển nội dung

•Có thể được lựa chọn từ Quick Parts, hoặc tạo ra

và thiết kế riêng và thêm vào Quick Parts Gallery

3

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng Quick Parts

AutoText

Chèn thông tin từ tài liệu vào khối tạo dựng.

Document

Property

Field

Chèn khối tạo dựng bằng cách sử dụng các trường thiết lập

trong thuộc tính hoặc Options trong Backstage.

Hiển thị tất cả các trường khác nhau để chèn vào tài liệu.

Building Blocks Liệt kê tất cả các khối tạo dựng sẵn.

Organizer

Save Selection Lưu dưới dạng khối tạo dựng để sử dụng trong các tài liệu

to Quick Part

Gallery

khác.

4

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng Quick Parts

•Để tạo AutoText, nhấp vào

tab Insert, trong nhóm Text,

kích Quick Parts, chọn AutoText,

nhấn Save Selection To AutoText Gallery

•Để kích hoạt AutoText, gõ tên AutoText:

– Nhấn F3, hoặc

– bấm vào tab Insert, trong nhóm Text,

chọn Quick Parts, nhấp vào AutoText

và nhấp vào nhập từ danh sách

5

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Chèn trường (Field)

6

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Chèn trường (Field)

• Giữ chỗ cho các thông tin đưa vào tài liệu và lưu lại

dưới dạng Quick Part để sử dụng trong tương lai

Categories

Danh sách danh mục cho các trường khác nhau mà bạn

có thể chèn.

Field names

Danh sách các trường khác nhau bằng cách sử dụng

cái tên rất giống với chức năng lệnh.

Field properties Hiển thị các tùy chọn khác nhau cho các trường được

lựa chọn.

Field Codes

Hiển thị cách mã trường xuất hiện khi đưa vào tài liệu.

7

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Chèn trường (Field)

• Nếu thay đổi khối tạo dựng hiện có, Word nhắc nhở để

thay thế nhập trước

• Các khối tạo dựng được lưu trong Building Blocks

Organizer và phòng trưng bày khác nhau cho mỗi khối

• Khi Word thoát, hướng dẫn để lưu tất cả các mục mới

tại Building Blocks.dotx

8

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Điều hướng với References

• Trực tiếp đến một phần khác của tài liệu giống hoặc khác

nhau, trang web, hoặc mới mở e-mail trống

• Để thiết lập siêu liên kết, trên tab Insert, trong nhóm Links,

chọn Hyperlink

9

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng Navigation Pane

• Điều hướng nhanh chóng đến các khu vực

khác nhau của tài liệu bằng cách sử dụng

Navigation Pane

• Để hiển thị Navigation Pane, vào tab

View, nhóm Show, chọn Navigation Pane

– Sau đó bấm vào tiêu đề cho văn bản để xem

• Tắt bằng cách sử dụng cùng một phương

pháp để kích hoạt hoặc kích Close trong

bảng tác vụ

10

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo mục lục (Table of Contents)

•Để tạo mục lục, bạn phải làm việc thông qua ba bước

cơ bản:

– 1. Xác định tiêu đề các văn bản bạn muốn bao gồm.

– 2. Chọn định dạng.

– 3. Biên soạn mục lục.

•Sử dụng kiểu tiêu đề tiêu chuẩn của Word, hoặc chọn

kiểu tùy biến riêng

•Đối với trang số định dạng khác nhau, thêm phần

ngắt sau trang mục lục và bắt đầu đánh số trang

•Mục lục có thể hành xử tương tự để liên kết

11

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo mục lục (Table of Contents)

• Để tạo, trên tab References

trong nhóm Table of Contents,

nhấp vào Table of Contents

• Các kiểu khác nhau bạn có thể

áp dụng

• Để tùy chỉnh, trên tab

References, trong nhóm Table

of Contents, nhấp vào Table of

Contents và bấm vào Insert

Table of Contents

12

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo mục lục (Table of Contents)

13

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo mục lục (Table of Contents)

Print Preview

Web Preview

Xem trước mục lục với các tùy chọn được lựa chọn.

Cách để mục lục xuất hiện trên tài liệu lưu dưới dạng trang web.

Hiển thị số trang với các mục trong mục lục.

Show page

numbers

Right align page Canh lề số trang ở lề phải.

numbers

Tab leader

Thêm lựa chọn leader từ mục lục để nhập số trang.

Use hyperlinks Các mục xuất hiện như là siêu liên kết thay vì số trang.

instead of page

numbers

General

Options

Modify

Chọn định dạng hoặc kiểu bố trí để sử dụng cho mục lục.

Chọn Kiểu để sử dụng như là ác mục trong mục lục.

Thay đổi các thuộc tính định dạng cho kiểu để sử dụng.

14

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Tạo mục lục (Table of Contents)

• Thay đổi tài liệu có nghĩa là cập nhật mục lục

• Để cập nhật bảng of nội dung, bấm vào bất cứ nơi nào

trong mục lục và sau đó:

– Trên tab References, trong nhóm Table of Contents, nhấp

vào Add Text hoặc Update Table, hoặc

– trong tab ở trên mục lục, chọn Update Table.

15

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Footnotes

– Các tham chiếu ở phía dưới của trang, nhưng có thể được đặt

trực tiếp bên dưới văn bản

– Mỗi số đánh dấu tham chiếu, được khởi động lại trên mỗi trang

– Trên tab References, trong nhóm Footnotes, chọn Insert

Footnote

• Endnotes

– Thông thường ở cuối của các tài liệu hoặc phần trích dẫn tài

liệu tham chiếu

– Trên tab References, trong nhóm Footnotes, bấm Footnotes

& Endnote Dialog Box Launcher và sau đó nhấp vào

Endnotes

16

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Để tùy chỉnh, trên tab References,

trong nhóm Footnotes, bấm

Footnotes & EndNote Dialog Box

Launcher

– Địa điểm (Location): Chọn mục và vị trí

– Định dạng (Format): Chọn định dạng

số hoặc đánh dấu tùy chỉnh, bắt đầu từ

số cụ thể hoặc tiếp tục từ trước

– Áp dụng các thay đổi (Apply changes):

Áp dụng cho toàn bộ tài liệu hoặc văn

bản đã chọn

17

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Sử dụng Footnotes và Endnotes

• Để xem văn bản, di chuột trên dấu hiệu tham chiếu

lưu ý

• Để di chuyển, cắt giảm tham chiếu

ở vị trí hiện tại và dán ở vị trí mới

• Để xóa, xóa tham chiếu đánh dấu

• Để chuyển đổi, chọn tham chiếu và vào tab

References, nhóm Footnotes & Endnotes, chọn

Footnotes & Endnotes Dialog Box Launcher sau

đó bấm nút Convert

18

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents)

• Mật khẩu (Passwords):

– Sử dụng cho các tài liệu nhạy cảm hoặc bí mật

– Có thể bao gồm sự kết hợp của chữ cái, số, khoảng trắng, và biểu tượng

– Không sử dụng tên, vợ, chồng / bạn đồng hành, trẻ em, vật nuôi,

hoặc biệt danh

– Trộn chữ hoa và chữ thường để bảo mật hơn

– Các mật khẩu càng dài, càng ít cơ hội cho một người nào đó có thể đoán

– Nếu cần thiết phải chia sẻ mật khẩu, thay đổi nó mỗi khi cần phải chia sẻ

– Ghi lại mật khẩu và giữ ở nơi an toàn, hoặc đưa danh sách để một người

nào đó để giữ cho an toàn

– Để thêm mật khẩu để đọc hoặc sửa đổi tài liệu, nhấp vào tab File, chọn

Save As, kích Tools trong hộp thoại Save, và nhấp vào General Options

19

Microsoft^®

Core Skills

Word 2010

Bảo vệ tài liệu (Protecting Documents)

Password to Phải nhập mật khẩu

Open

để mở tài liệu.

Password to Phải nhập mật khẩu

modify

để mở và chỉnh sửa

tài liệu.

Read-only

Có thể mở và chỉnh

recommended sửa tài liệu, nhưng

phải lưu với tên khác

nhau, để lại ban đầu

nguyên vẹn.

20