Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Lập kế hoạch thực hiện dự án (Phần 1)

CHƯƠNG 4

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

DỰ ÁN

CÁC NỘI DUNG CHÍNH

◼ Nhận thức chung về lập kế hoạch thực hiện dự án

◼ Hoạch định phạm vi của dự án

❑

Danh mục công việc

Thời gian thực hiện từng công việc

Yêu cầu về nguồn lực của từng công việc

◼ Lập kế hoạch tiến độ dự án

❑

Các công cụ lập kế hoạch tiến độ

Xác suất hoàn thành dự án

Kỹ thuật rút ngắn thời gian thực hiện dự án

◼ Lập kế hoạch huy động và điều phối nguồn lực

❑

Các công cụ điều phối nguồn lực

Kỹ thuật điều phối nguồn lực

❑

◼ Lập kế hoạch ngân sách

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

◼ Khái niệm

❑

Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc của dự

án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ thể cần thực

hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu đã

xác định của dự án.

◼ Vị trí

❑

Lập kế hoạch là bước tiếp theo sau dự án đã được xác định và là bước

khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.

❑

Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự án thành hiện

thực.

Ý NGHĨA CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN

◼ Cung cấp cách nhìn tổng quan về các công việc để tiến dần đến

mục tiêu của dự án.

◼ Tạo cơ sở tuyển dụng, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc

thực hiện dự án.

◼ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.

◼ Phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro.

◼ ...

ĐẶC ĐIỂM CỦA KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Một quyết định

Một sự cam kết

Kế hoạch dự án

Một quy trình thực hiện

NGUYÊN TẮC LẬP KHDA

◼ Kế hoạch phải bao quát được mọi khía cạnh của dự án bao

gồm:

◼

Phạm vi dự án

Chi phí

Chất lượng

Thời gian

Kỹ thuật

Hợp đồng cung ứng

...

◼ Đơn giản, linh hoạt

◼ Được thực hiện từ khi bắt đầu triển khai dự án và kéo dài

liên tục trong suốt vòng đời dự án

NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KHDA

Nguồn lực

Mục

Tiêu DA

Các CV cần thiết

Thời gian và tiến độ

(phạm vi)

Ngân sách thực hiện

Lập dự án

Kế hoạch thực hiện dự án

Định nghĩa dự án

Các quy tắc dự án

Mục tiêu vi và kết quả

HOẠCH ĐỊNH

DỰ ÁN

Tiền hoạch

định quản lý

rủi ro

Bước 1:

Xác định phạm

vi DA (WBS)

• Phương thức phát triển

• Các công việc quản lý rủi ro

Bước 2:

Xác định trình tự

các công việc

Bước 3:

Dự đoán các gói

công việc

Dự đoán thời gian

Bước 4:

Xây dựng KH tiến

độ

Các yêu cầu

về TB, ước

lượng kỹ

năng và phân

công

Bước 5:

Cấp phát và cân

đối tài nguyên

Bước 6:

Phát triển ngân

sách

Các giới hạn về tài

• Hoạch định chi tiết về chi

phí, thẩm định chi phí

nguyên

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

(tất cả các CV; thời gian; Phân công trách nhiệm; ngân sách; dự báo tài nguyên)

HOẠCH ĐỊNH BƯỚC 1

◼ XÁC ĐỊNH PHẠM VI CỦA

DỰ ÁN

❑ Phạm vi DA

❑ Các công cụ

PHẠM VI DỰ ÁN

◼ Khái niệm

❑

Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo kết quả của

dự án và chỉ các công việc đó mà thôi.

◼ Hoạch định phạm vi

❑

Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án

Cần tránh các xu hướng

❑

◼

Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.

Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.

◼

◼ Phương pháp và công cụ sử dụng

◼

Branstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản

◼

WBS (Work Breakdown Structure) - Cấu trúc phân tách công việc – Cho các dự án

vừa và lớn

◼ Kết quả phải đạt

◼

Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo trật tự logic

CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC

(WBS – Work Breakdown Structure)

◼ WBS - Cơ cấu phân chia công việc

◼

WBS là việc phân chia một dự án thành các nhiệm vụ và các công việc cần thiết theo

các cấp bậc khác nhau

◼

WBS là công cụ nền tảng nhất của lập kế hoạch dự án

◼ Hình thức WBS

❑

WBS được thể hiện dưới hình thức “Cây đa hệ” - phản ánh theo cấp

bậc các công việc cần thực hiện của dự án.

◼

Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện.

Các cấp bậc thấp dần thể hiện ở mức độ chi tiết của mục tiêu.

Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể tương ứng với đơn vị thời gian của dự án.

❑

Số lượng các cấp bậc của WBS phụ thuộc quy mô và độ phức tạp của

dự án

Hình thức WBS

Mức 0 – Dự án

Mục tiêu của DA

Mức 1 – CV

chính theo

tập hợp

1

2

3

Mức 2 – Các

CV cần

Thực hiện

1.1

1.2

1.3

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

Mức 3 – Các

CV cần

1.2.1

1.2.2

2.2.1

2.2.2

3.3.1

3.3.2

Thực hiện

LỢI ÍCH CỦA WBS

◼ Là tài liệu nền tảng của lập kế hoạch dự án và là đầu vào của

nhiều tiến trình hoạch định khác.

◼ Là một công cụ để xây dựng nhóm và truyền thông.

◼ Là một công cụ để ước lượng thời gian, phân bổ nguồn lực,

ước lượng nỗ lực và xây dựng ngân sách cho dự án.

◼ Là công cụ xác định các ranh giới của dự án. Công việc không

được xác định trong WBS được xem như là nằm ngoài phạm

vi của dự án.

◼ Là công cụ giúp kiểm soát sự thay đổi.

◼ …

Phương pháp hệ thống xác định WBS

◼ Bản chất

❑

Là phương pháp phân chia các dự án thành các hệ thống lớn, sau đó là

các phân hệ và cuối cùng là các công việc cụ thể theo từng hệ thống.

Sản xuất

một loại xe mới

Xác định

yêu cầu

Kiểm tra

thử xe

Thiết kế xe

Chế tạo xe

Lập biểu đồ

động cơ

Hoạt động A

Hoạt động B

Khung sườn

Cửa

Hoạt động A

Hoạt động B

Lập biểu đồ

ống xả

Bản vẽ

khung ngoài

Hoạt động C

Hoạt động D

Đèn pha

Động cơ

Hoạt động C

Hoạt động D

Bản vẽ

phần trong

Phương pháp chu kỳ xác định WBS

◼ Bản chất

◼

Là phương pháp phân chia các công việc của dự án theo các giai đoạn hình

thành và phát triển, sau đó thành các hệ thống theo từng giai đoạn và cuối

cùng là các công việc cụ thể.

Xây dựng một ngôi nhà

Chuẩn bị

mặt bằng

Trang trí

nội thất

Xâ y nhà

Hoàn thiện

Điện – Nước

Cửa

Hoạt động A

Hoạt động B

Xâ y mó ng

Matis

Tường và

trần tầng 1

Sơn lót

Tường và

Trần tầng 2

Cầu thang

Hoạt động C

Hoạt động D

Sơn chính thức

Vệ sinh

Các thiết bị khác

Sân thượng

Phương pháp chức năng xác định WBS

◼ Bản chất

◼

Là phương pháp phân chia các công việc dự án theo từng chức năng quản

lý, sau đó là việc hình thành các bộ phận chức năng và cuối cùng là các

công việc ứng với từng bộ phận chức năng

Dự án

Marketing

Kỹ thuật - CN

Nhân sự

Tài chí nh

Xác định TT

mục tiêu

Cơ cấu tổ chức

Cán bộ quản lý

Công nghệ

Thiết bị

Tổng kinh phí

Nguồn vốn

Dự báo nhu cầu

Phâ n tí ch

cạnh tranh

Nhâ n viên

NVL

Phâ n tí ch HQ

Đào tạo

Marketingmix

Xây lắp

Đánh giá so sánh

DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN

◼ Khái niệm

❑

Danh sách các công việc là một tập hợp tất cả các yếu tố công việc cần

thiết để hoàn thành dự án.

❑

Danh sách công việc thường là sự mở rộng của WBS và được sử dụng

như một công cụ cơ bản trong xây dựng tiến độ dự án.

◼ Căn cứ xác định danh sách công việc

❑

WBS

Thông tin lịch sử về những dự án trước đó

Các ràng buộc

Ý kiến chuyên gia

HOẠCH ĐỊNH BƯỚC 2

◼ XÁC ĐỊNH TRÌNH TỰ CÁC

CÔNG VIỆC

SẮP XẾP TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC

◼ Khái niệm

◼

Sắp xếp trình tự tực hiện công việc là tiến trình xác định

mối liên hệ phụ thuộc giữa các công việc trong dự án.

Sao cho với trình tự này, tất cả các công việc đều được

thực hiện để tạo ra các kết quả và hoàn thành mục tiêu dự

án.

◼ Các nội dung chính

❑

Xác định các loại quan hệ phụ thuộc.

Biểu diễn quan hệ phụ thuộc the sơ đồ.

❑

TÍNH CHẤT CÁC QUAN HỆ PHỤ THUỘC

◼ Phụ thuộc bắt buộc

❑

Là trình tự tự nhiên của các công việc, do loại công việc dự

án đòi hỏi.

◼ Phụ thuộc tùy chọn

❑

Là trình tự nhà quản trị dự án chủ động lựa chọn. Cho phép

các công việc xảy ra trình tự như ý muốn của PM, có thể

theo thực tiễn kinh doanh tại doanh nghiệp, hoặc theo điều

kiện đặc thù của dự án.

◼ Phụ thuộc bên ngoài

❑

Các mối quan hệ phụ thuộc nằm ngoài tầm kiểm soát của dự

án.