Chuyên đề Kiến thức, kỹ năng chung về quản lý nhà nước

BÁO CÁO

SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG

QUẢN LÝ^VN^ỀHÀ NƯỚC

TP. HỒ CHÍ MINH - Tháng 12/2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

********

BÁO CÁO

SINH HOẠT CHUYÊN ĐỀ

THƯ VIỆN

CHUYÊN ĐỀ

KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG

VỀ

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – Tháng 12/2018

LỜI NÓI ĐẦU

Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh có quá

trình hình thành và phát triển lâu dài, trong 57 năm qua (05/10/1962 -

05/10/2018). Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

là cơ sở đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giáo viên dạy nghề, giáo viên dạy

kỹ thuật; Trường còn là nơi đào tạo kỹ sư công nghệ cung cấp nguồn

nhân lực trực tiếp cho khu vực phía Nam.

Nhu cầu về số lượng và chất lượng đội ngũ giáo viên dạy nghề

đang là một nhu cầu hết sức bức thiết. Cùng với những cải cách trong

công tác quản lý nhà nước về dạy nghề, việc củng cố các trường đào tạo

giáo viên kỹ thuật và dạy nghề đang là mối quan tâm lớn của Ðảng và

Nhà nước hiện nay.

Ðể làm tốt những chức năng nhiệm vụ được giao; cán bộ, viên

chức và sinh viên của Trường Ðại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí

Minh đang đem hết khả năng và nhiệt tình của mình để giữ vững vị trí

đầu ngành trong hệ thống sư phạm kỹ thuật và phấn đấu trở thành trường

đại học trọng điểm trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam, ngang tầm

với các trường đại học uy tín trong khu vực Đông Nam Á.

Thực hiện mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất

lượng năm học 2018 - 2019 cùng với chủ đề năm học: “Sáng tạo thông

qua học theo dự án - Innovation through Project – Based Learning”

Nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ thư viện bằng

việc triển khai tổ chức sinh chuyên đề trở thành hoạt động thường xuyên

nhằm chia sẻ, học tập, giúp đỡ nhau giữa cán bộ thư viện để phát huy khả

năng sáng tạo, đóng góp sáng kiến kinh nghiệm nâng cao chất lượng

phục vụ, đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện giáo dục đại học của nhà

trường.

Thư viện ĐH SPKT TP.HCM

028.38969920

[email protected]

thuvien.hcmute.edu.vn

facebook.com/hcmute.lib

3

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................3

Phần I: KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ

NƯỚC .......................................................................................................6

I. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM..........................................................6

1. Khái niệm...............................................................................................6

2. Ý nghĩa của làm việc nhóm ...................................................................6

3. Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc hiệu quả...........9

3.1. Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả ...................................9

3.2. Giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm.................................10

3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch ..................................................................10

4. Các yếu tố và kỹ năng để làm việc nhóm hiệu quả .............................10

4.1. Các yếu tố .........................................................................................10

4.2. Các kỹ năng ......................................................................................11

II. KỸ NĂNG TIẾP NHẬN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN................12

1. Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước................................12

1.1. Khái niệm văn bản............................................................................12

1.2. Văn bản quản lý nhà nước ................................................................13

1.3. Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật ...........................................13

1.4. Các loại văn bản hành chính thông dụng..........................................13

1.4.1. Văn bản hành chính thông thường.................................................13

1.4.2. Văn bản hành chính cá biệt............................................................14

1.5. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật .......................................................14

1.5.1 Văn bản quy phạm pháp luật ..........................................................14

1.5.2 Văn bản hành chính thông thường..................................................16

2. Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng ................16

2.1. Thông báo .........................................................................................16

2.1.1. Cấu trúc của một thông báo...........................................................16

2.1.2. Các loại thông báo thường sử dụng...............................................17

2.2. Công văn...........................................................................................18

2.3. Tờ trình .............................................................................................19

4

III. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO..........................................................19

1. Sự ra đời và bản chất của nhà nước.....................................................19

1.1. Yêu cầu của báo cáo .........................................................................19

1.2. Phân loại báo cáo..............................................................................20

2. Các bước cơ bản để viết báo cáo .........................................................20

IV. KỸ NĂNG GIAO TIẾP..................................................................22

1. Khái niệm giao tiếp..............................................................................22

2. Các hình thức giao tiếp cơ bản trong hành chính ................................23

2.1. Theo cách tiếp xúc của giao tiếp.......................................................23

2.2. Theo tính chất của giao tiếp..............................................................23

2.3. Dựa vào tâm thế của giao tiếp ..........................................................24

Phần II: GIỚI THIỆU CÁC DỊCH VỤ THƯ VIỆN HCMUTE.......25

Phần III: XÂY DỰNG THƯ VIỆN SÁCH ĐIỆN TỬ LIÊN KẾT

PHÁT HÀNH ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CÁCH MẠNG CÔNG

NGHIỆP 4.0............................................................................................28

Phần IV: SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC HIỆU QUẢ CÁC CƠ SỞ

DỮ LIỆU TRỰC TUYẾN TRONG GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 4.0 .......33

TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................43

5

Phần I

KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CHUNG

VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

I.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1.

Khái niệm

Trong giai đoạn hiện nay, xu hướng làm việc nhóm đang được

khuyến khích ở hầu hết các lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “Trí tuệ tập

thể bao giờ cũng sáng suốt hơn trí tuệ của mỗi cá nhân”. Người ta coi

các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản tạo nên hiệu quả của vốn nhân lực

trong một tổ chức.

Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm là tập hợp các thành viên có số

lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ năng bổ sung cho

nhau, có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung.

2.

Ý nghĩa của làm việc nhóm

Trong hoạt động hàng ngày, chúng ta luôn có những hoạt động sinh

hoạt và làm việc tập thê, làm việc nhóm. Kết quả của các công việc này

tùy thuộc vào khả năng của các thành viên trong nhóm. Để phát huy

được hết khả năng, tiềm năng, tố chất của các thành viên, chúng ta phải

có những kỹ năng cần thiết và hiểu được một cách đúng nhất về ý nghĩa

của làm việc nhóm, làm việc tập thể. Do vậy, ý nghĩa của làm việc nhóm

bao gồm một số mặt sau:

- Phân công công việc

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong

các tổ chức với các mục tiêu để phân công công việc và phối hợp công

việc. Trong thực tế có những công việc mà một cá nhân không đủ khả

năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao, vì thế, lựa chọn làm

6

việc nhóm là phương pháp thực hiện công việc hợp lý nhất. Theo đó mỗi

thành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào nội dung làm việc

chung của nhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đối với vấn đề và yêu

cầu công việc mà nhóm được giao. Mỗi thành viên trong nhóm khi tiếp

nhận phần việc của mình sẽ phải có sự tương tác với công việc của các

thành viên khác trong nhóm.

- Quản lý và kiểm soát công việc

Làm việc nhóm cũng để tăng cường quản lý và kiểm soát công

việc, bởi vai trò và trách nhiệm của nhóm sẽ khiến các thành viên của

nhóm phải có sự xem xét toàn diện công việc được giao. Trong nhóm,

hoạt động của mỗi thành viên sẽ được kiểm soát bằng những quy chế làm

việc đã được cả nhóm thống nhất. Mỗi thành viên sẽ chịu sự quản lý của

người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải quyết vấn đề

theo khuôn khổ quy chế đã đề ra.

- Giải quyết vấn đề và ra quyết định

Làm việc nhóm là dịp để mỗi cá nhân đóng góp ý tưởng với những

phát kiến của mình. Từ những ý kiến quan điểm và giải pháp khác nhau,

thông qua hoạt động nhóm sẽ thống nhất các nội dung, vấn đề về một

mối, tránh được sự chủ quan, độc đoán.

- Thu thập thông tin và các ý tưởng

Làm việc nhóm là quá trình thu nạp thông tin và các ý tưởng hiệu

quả nhất. Mỗi thành viên trong quá trình, làm việc tham gia đóng góp ý

kiến cũng tức là cung cấp thông tin liên quan đến các vấn đề cần giải

quyết. Cũng chính trong quá trình làm việc nhóm, các ý tưởng khác nhau

sẽ được đề xuất, tạo nên sự đa dạng trong việc kiếm tìm các giải pháp

cho vấn đề cần giải quyết. Nhờ đó nhóm có cơ hội lựa chọn nhiều hơn

cho những quyết định cuối cùng.

- Xử lý thông tin

7

Trên cơ sở các nguồn dữ liệu, cứ liệu đã được cung cấp, nhóm sẽ

phải lựa chọn những thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề

nhóm cần giải quyết. Việc xử lý thông tin sẽ do tập thể nhóm quyết định

với cái nhìn đa chiều, đa diện và đảm bảo tính khách quan. Sự tham gia

của các thành viên trong nhóm thực chất hướng tới tiêu chí này.

- Phối hợp, tăng cường sự tham gia và cam kết

Một nhóm hiệu quả sẽ là nhóm cỏ sự phối hợp chặt chẽ3 tăng

cường được sự tham gia của các thành viên trong nhóm, thậm chí là sự

tham gia của những người ngoài nhóm theo sự thống nhất ứao đổi, học

hỏi của cả nhóm. Nhóm phối hợp tốt là nhóm phát huy được tối đa khả

năng của các thành viên vì mục tiêu chung của cả nhóm. Nhóm phối hạp

tốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã được

thông qua trước cả nhóm, không có quan điểm cá nhân trong quyết định

cuối cùng của nhóm.

- Đàm phán và giải quyết xung đột

Làm việc nhóm sẽ tăng cường mối quan hệ giao tiếp. Mọi ý kiến cá

nhân đưa ra đều được xem xét trên quan điểm của cả nhóm. Để thuyết

phục các thành vỉên khác, những ý kiến, giải pháp đưa ra phải dựa trên sự

thương thuyết với những luận điểm, luận cứ và luận chứng xác đáng.

- Thỏa mãn nhu cầu quan hệ xã hội và tăng cường ý thức về bản

thân trong các mối quan hệ với những người khác

Làm việc nhóm đáp ứng được nhu cầu quan hệ xã hội. Quá trình

làm việc nhóm cũng là quá trình kết nối, tìm hiểu về nhau của các thành

viên trong cùng một nhóm, đồng thời cũng là quá trình tự ý thức của bản

thân mỗi người trong mối tương quan với các thành viên khác của nhóm,

từ đó điều chỉnh hành vi, ngôn ngữ, thậm chí cả tính cách cho phù hợp

với tập thể nhóm.

- Nhận được sự giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể

8

Thông qua nhóm, mỗi cá nhân có cơ hội tự điều chỉnh mình trên cả

phương diện giao tiếp, khả năng phối hợp và kiến thức, nhận được sự

giúp đỡ trong việc thực hiện mục tiêu cụ thể. Thế mạnh trong khả năng

và trình độ được phát huy, và bên cạnh đó những điểm yếu của mỗi cá

nhân cũng sẽ được khắc phục.

- Chia sẻ, thông cảm khi củng tạo nên một thành quả lao động cụ

thể

Nhóm cũng là nơi có thể chia sẻ, thông cảm và tìm được cộng

hưởng khi cùng tạo nên một thành quả lao động cụ thể. Ý thức về trách

nhiệm cá nhân trong nhóm, thành quả công việc của nhóm ảnh hưởng

trực tiếp đến từng cá nhân đã tạo nên sự đồng cảm giữa các thành viên

trong nhóm.

3.

Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc hiệu quả

3.1. Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu quả

Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá hiệu quả nhóm trên cơ sở sự cam

kết làm việc hiệu quả của mỗi thành viên, mỗi người sẽ là một chủ thể

trong nhóm.

Mọi vấn đề kết luận cuối cùng đều có sự thỏa thuận thông qua nhất

trí hoặc biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân. Khi có xung đột phải được

giải quyết và được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực.

Mọi chiến lược hành động và quyết định không bị chi phối bởi một

cá nhân.

Giao tiếp nhóm hiệu quả nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm và

cách cư xử của mỗi thành viên và giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và

hành động của nhau.

Phải có sự chia sẻ quyền lực để kích thích phát triển năng lực, cá

nhân và sở thích. Giữa các thành viên nên có sự chia sẻ tầm nhìn, trách

nhiệm và mức độ đáp ứng.

9

3.2. Giai đoạn tiếp cận và chuẩn bị làm việc nhóm

3.2.1.Giai đoạn lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị các điều kiện, nguồn lực cần

thiết cho việc thực hiện làm việc nhóm. Giai đoạn này cần lựa chọn

nhóm trưởng. Đây là việc quan trọng bởi vai trò điều tiết của trưởng

nhóm. Nhóm làm việc phải trên cơ sở hướng tới những mục tiêu cụ thể,

rõ ràng, dễ hiểu. Mục tiêu phải có sự định lượng để có thề đánh giả.

3.2.2.Giai đoạn thực hiện

Để thực hiện làm việc nhóm, tnrớc hết, cần tạo điều kiện để các

thành viên trong nhóm hiểu về nhau. Bên cạnh đó cũng cần xây dựng các

nguyên tắc làm việc, tạo ra sự đồng thuận chung trong tiếp cận và thực

hiện các nhiệm vụ, đồng thời cũng xác định trách nhiệm của mỗi thành

viên với kết quả chung.

Kết quả làm việc nhóm được đảm bảo thông qua hoạt động chung

và hoạt động của mỗi thành viên trong nhóm. Nhóm cũng thảo luận đề ra

kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính hoàn thành và chuển

bị cho các hoạt động tiếp theo.

Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn bộ phần

việc của mỗi thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng lịch

trình và có kết quả. Sau khi hoàn thành, nhóm cần trao đổi, rút kinh

nghiệm, có thể khen thưởng hoặc quy trách nhiệm đối với các thành viên.

4.

4.1. Các yếu tố

- Yếu tố bên trong: Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và

Các yếu tố và kỹ nắng để làm việc nhóm hiệu quả

sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, khả năng điều hành của

trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…

- Yếu tố bên ngoài: Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều

kiện làm việc, quy mô nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối vơi kết quả làm

10

việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối với

công việc của nhóm....

4.2. Các kỹ năng

- Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các

thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này

phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên. Lắng nghe không chỉ

tiếp nhận ý kiến mà còn thanh lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến, cần thể

hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử chỉ, ánh mắt và tư thế. Khi người trình

bày ý kiến cảm nhận được cử tọa đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn

khích hơn; cần thể hiện thái độ lắng nghe với sự quan tâm thực sự.

- Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể

nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề

cho các thành viên khác của họ. Chất vấn phải trên tinh thần tôn trọng

đối tác, giàu thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằng thái

độ gay gắt; mọi nội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ.

- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng

đã đưa ra. Đồng thời cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng

tình với ý kiến của minh. Sức thuyết phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ,

hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân thiện.

- Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của

những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến

chúng thành hiện thực. Tôn trọng người khác cũng chính là tôn trọng

chính mình. Tôn trọng cũng là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ

cho lòng nhiệt tâm đối với công việc.

- Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và

biết cách tiếp nhận sự giúp đỡ; sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của

các cá nhân tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm.

11

- Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những

suy nghĩ của mình cho nhau, sẻ chia là yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọi

ngưòi với nhau.

- Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc

nhóm. Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm

sẽ không thể thực hiện. Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau

thực hiện kế hoạch đã đề ra. Phối hợp cần đồng bộ và nhất quán.

Ngoài ra, cần rèn luyện các kỹ năng sau:

- Khả năng thuyết phục

- Khả năng làm việc dưới áp lực

- Tôn ừọng đồng nghiệp

- Khả năng tổ chức công việc

- Khả năng kiểm soát tình huống

- Tinh thần trách nhiệm

- Sự quyết tâm

- Sự tin tưởng

- Bình tĩnh

- Khả năng hợp tác

- Kỹ năng giao tiếp

- Tinh thần lạc quan

- Lòng kiên trì

- Nhạy bén

II. KỸ NĂNG TIẾP NHẬN VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN

1. Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước

1.1 Khái niệm văn bản

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:

Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong

các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”.

Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một

chỉnh thể, ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có

một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ

chức theo một kết cấu chặt chẽ”.

Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu

hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng

một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.

12

1.2. Văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý

thành vănn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban

hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà

nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh

các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà

nước với các tổ chức và công dân.

1.3. Khái niệm văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, trong đó có các quy

tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước

đảm bảo thực hiện.

1.4. Các loại văn bản hành chính thông dụng

1.4.1. Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin

trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một

chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ

quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị;

thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc

giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chính đưa ra các quyết định

quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật

hoặc văn bản cá biệt.

Văn bản hành chính thông thường gồm: Công văn; Thông cáo;

Thông báo; Báo cáo; Tờ trình; Biên bản; Dự án, Đề án; Kế hoạch,

chương trình; Diễn văn; Công đỉện; các loại giấy tờ (giấy mời, giấy đi

đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,...); các loại phiếu (phiếu gửi,

phiếu báo, phiếu trình,…).

13

1.4.2.Văn bản hành chính cá biệt

Là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp

dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành

theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng

một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ.

Văn bản hành chính cá biệt gồm: Lệnh, Nghị quyết, Nghị định,

Quyết định, Chi thị; Điều lệ, Quy chế, Quy định,…

1.5. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành

của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.

Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản

này phải tuân thủ theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, không tùy

tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa.

Văn bản kỹ thuật là những văn bản được hình thành trong một số

lĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thủy

văn,... Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu, và đưa vào áp dụng

thực tế trong đời sống xã hội.

Căn cứ vào cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ

quan, đơn vị ta có thể phân loại văn bản thành những loại sau:

1.5.1.Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có

thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy

tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước

đảm bảo thực hiện.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật gồm:

- Hiến pháp.

- Bộ Luật, Luật, Nghị quyết của Quốc hội.

14

- Pháp lệnh, Nghị quyết của ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị

quyết liên tịch giữa ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch ủy

ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.

- Nghị định của Chính phủ; Nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ

với Đoàn Chủ tịch ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

- Nghị Quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.

- Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư của

Viện trường Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư của Bộ trường,

Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án

nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Thông

tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án

Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

Quyết định của Tổng Kiểm toàn Nhà nước.

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh).

- Quyết định của ủy ban nhân dân cấp tỉnh. .

- Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn

vị hành chính - kinh tế đặc biệt.

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố

trực thuộc tỉnh, thành phổ thuộc thành phố trực thuộc trung ương (gọi

chung là cấp huyện).

- Quyết định của ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi

chung là cấp xã).

- Quyết định của ủy ban nhân dân cấp xã.

15

1.5.2.Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường gồm:

- Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công

văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu,

công văn giao dịch, công văn phúc đáp...)

- Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ

trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...

2.

2.1. Thông báo

Thông báo là một văn bản hành chính thông thường dùng để truyền

Kỹ năng soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng

đạt nội dung một quyết định, tin tức, một sự việc, thông tin về hoạt động

của các cơ quan, tổ chức cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để

biết để thực hiện. Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương

một chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp.

2.1.1. Cấu trúc của một thông báo

Thường gồm ba phần :

- Phần mở đầu: Nêu mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo,

đối tượng tiếp nhận thông báo. Nếu chủ thể thông báo sử dụng thẩm

quyền cao hơn (thừa lệnh cấp trên) để thông báo phải ghi rõ trong phần

mở đầu.

-Phần nội dung: Nêu rõ nội dung cần thông báo đến đối tượng tiếp

nhận.

Tùy theo nội dung cần thông báo, người soạn thảo có thể viết

phần này

thành một đoạn văn, nhiều đoạn văn hoặc trình bày theo hệ thống đề mục

(bằng số Ả rập).

- Phần kết thúc : Nhấn mạnh nội dung cần thông báo, xác định thời

gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự được áp dụng nếu có phạm vi.

16

2.1.2.Các loại thông báo thường sử dụng

- Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương,

một chính sách mới...

Nội dung cần thể hiện:

+ Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt;

+ Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt;

+ Yêu cầu quán triệt triển khai thực hiện.

- Thông báo một sự việc, một tin tức.

Nội dung thể hiện:

+ Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự người chủ trì cuộc họp;

+ Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp;

+ Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).

- Thông báo về nhiệm vụ được giao.

Nội dung cần thể hiện:

+ Ghi gắn gọn đầy đủ nhiệm vụ được giao;

+ Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ;

+ Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.

- Thông báo về các quan hệ mới trong hoạt động của bộ máy quản

lý và lãnh đạo.

Nội dung cần thể hiện:

+ Ghi rõ, đầy đủ tên cơ quan chủ quản, tên trụ sở, số điện thoại,

fax;

+ Ngày, tháng, năm thay đổi.

Nội dung cần thể hiện:

+ Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý;

+ Lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý;

+ Thời gian tiến hành (thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc).

17

2.2. Công văn

Công, văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn

bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Công văn

là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ

quan, tổ chức với công dân. Công văn có nội dung bao quát khá rộng rãi,

bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ

chức.

Cấu trúc thông thường của công văn hành chính gồm 3 phần :

- Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn.

Thông thường, phần mở đầu được trình bày bằng một câu đơn có thành

phần phụ là trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế.

- Phần nội dung trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin.

Tùy theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viết

thành một đoạn văn hay một câu dài. Nếu có nhiều vấn đề cần phải trao

đổi hoặc trả lời, người soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệ

thống đề mục (đánh số Ả rập). Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ

ràng mạch lạc, liên quan logic với nhau nhằm thể hiện được mục tiêu của

công văn.

- Phần kết thúc: trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang

tính hình thức, nhưng cũng rất cần thiết. Nếu là công văn mời họp, phần

kết thúc thông thường là: “Đề nghị..., đến dự buổi họp đầy đủ và đúng

giờ để buổi họp thu nhiều kết quả…”. Trong một số công văn khác, phần

kết thúc là lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu đối với cá nhân, cơ quan,

tổ chức nhận được văn bản. Trong phần kết thúc công văn, người soạn

thảo cần đặc biết lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng văn

bản: gửi cho cơ quan cấp trên, gửi cho cơ quan ngang hàng hoặc gửi cho

cấp dưới để lựa chọn văn phong phù hợp.

18

2.3. Tờ trình

Tờ trình là một loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơ

quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê

duyệt, vấn đề mới có thể là một chủ trương, phương án công tác, chính

sách, tiêu chuẩn, định mức... hoặc bãi bỏ một văn bản, quy định không

còn phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội.

Kết cấu của Tờ trình gồm 3 phần:

- Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích mặt tích cực của

tình hình để làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề mới; phân tích thực tế để

thấy được tính cần kíp của đề xuất.

- Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, dự kiến

những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; nêu

những khó khăn, thuận lợi và biện pháp khắc phục. Phần này cũng có thể

trình bày những phương án. Luận điểm và luận chứng được trình bày cần

cụ thể, nêu rõ sự việc hoặc những số liệu có thể xác minh để làm tăng sức

thuyết phục của đề xuất.

- Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới; đề nghị

cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất để sớm triển khai thực hiện. Có thể

nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.

III. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

1.

Các loại báo cáo và yêu cầu của báo cáo

1.1. Yêu cầu của báo cáo

Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác: thực tế như thế

nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo

không được che dấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào

những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.

Báo cáo cụ thể, trọng tâm: báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên

và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các

19

quyết định quản lý, vì vậy không được viết chung chung, tràn lan, vụn

vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm.

Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: mục đích chính của báo cáo là

phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh nên phải

nhanh chóng và kịp thời.

1.2. Phân loại báo cáo

Căn cứ vào nội dung, báo cáo được chia thành các loại sau:

- Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết.

- Báo cáo chuyên đề: Báo cáo đi sâu vào một vấn đề trong hoạt

động của cơ quan, doanh nghiệp. Mục đích nhằm tổng hợp, phân tích,

nhận xét và đề xuất các giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo

- Báo cáo chuyên môn: Được thành lập theo yêu cầu của ngành

hoặc cơ quan đơn vị sử dụng.

- Báo cáo chung: đề cập khái quát tất cả các mặt của toàn bộ vấn

đề.

- Báo cáo thực tế: Trình bày thực tế làm rõ một nhận định hoặc

trình bày thực tế công tác, đề xuất biện pháp giải quyết vấn đề.

2.

Các bước cơ bản để viết báo cáo

- Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo.

+ Xác định mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên

hoặc do tính chất của công việc đang thực hiện quyết định;

+ Thu thập dữ liệu cần báo cáo: các dữ liệu có thể được thu thập từ

những nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng

ban; từ số liệu qua báo cáo của chính các phòng, ban; từ ý kiến nhận định

phản hồi của cán bộ nhân viên cơ quan, của những người có liên quan,

của báo chí. Các dữ liệu thu thập để viết báo cáo sơ kết và báo cáo tổng

kết gồm:

20