Bài giảng Microsoft Office PowerPoint 2010 - Bài 3: Làm việc với các biểu đồ (Charts) và bảng (Tables)

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Microsoft Office

PowerPoint 2010

Bài 3

Làm việc với các biểu đồ

(Charts) và bảng (Tables)

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Mục tiêu

•tạo một biểu đồ

•thao tác các yếu tố biểu đồ

•tạo ra một bảng

•định dạng và nâng cao một bảng

2

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Sử dụng biểu đồ

• Thể hiện thông tin trực quan

• Gây ấn tượng ngay lập tức các xu hướng, tỷ lệ hoặc so

sánh giữa các bộ dữ liệu theo thời gian

3

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Các loại biểu đồ (Chart Types)

•Các loại biểu đồ phổ biến nhất:

Column

So sánh giá trị theo thời gian hoặc theo loại trong một bài

thuyết trình theo chiều dọc. Các hình dạng cột có thể là

hình chữ nhật, hình trụ, hình nón, hình kim tự tháp.

Line

Pie

So sánh xu hướng liên tục.

So sánh chuỗi tạo nên một tổng thể.

Bar

So sánh giá trị theo thời gian hoặc loại trong một bài

thuyết trình theo chiều ngang. Cũng như với các loại biểu

đồ cột, bạn có thể chọn hình dạng thanh khác nhau.

4

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Các loại biểu đồ khác

Area

So sánh một sự thay đổi liên tục về khối lượng.

XY (Scatter) Xác định mẫu dữ liệu.

Stock

Hiển thị dữ liệu cao-thấp-gần (high-low-close). Để sử dụng hiển thị

này, bạn phải có ít nhất ba bộ dữ liệu.

Surface

Hiển thị xu hướng trong các giá trị bằng một trình bày 3-D và một

bề mặt liên tục.

Doughnut

Bubble

Tương tự như biểu đồ hình tròn, nhưng nhiều hơn một tập các

điểm dữ liệu.

So sánh ba giá trị. Các giá trị được hiển thị giống như một biểu đồ

phân tán, với các điểm được trình bày bởi bong bóng.

Radar

Xác định các mẫu hoặc các xu hướng với các điểm xuất hiện lên

theo dòng.

5

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Chèn biểu đồ

• Kích Insert Chart trong một giữ

chỗ (placeholder); hoặc

• Trên tab Insert, trong nhóm

Illustrations, kích Chart.

• Nhập dữ liệu biểu đồ trong bảng

tính Excel

• Có thể thay đổi loại biểu đồ sau

khi nhập dữ liệu

6

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Lựa chọn và hiệu chỉnh dữ liệu cho

biểu đồ

• Để chỉnh sửa dữ liệu:

– kích vào biểu đồ, sau đó dưới

Chart Tools, trên tab Design,

nhấp vào Edit Data; hoặc

– click chuột phải vào biểu đồ và

click Edit Data.

• Để chọn dữ liệu:

– kích vào biểu đồ, sau đó dưới

Chart Tools, trên tab Design,

nhấp vào Select Data.

7

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Thay đổi kiểu biểu đồ (Chart Style)

• Các kiểu biểu đồ: lựa chọn

các màu sắc và thiết kế

• Tăng cường sự ẩn dụ trực

quan của một biểu đồ

• Áp dụng một cách nhanh

chóng và dễ dàng

• Trên tab Design, dưới Chart

Tools, trong nhóm Styles

Chart, chọn một kiểu nhanh

8

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Thêm các yếu tố của biểu đồ

(Chart Elements)

• Các yếu tố biểu đồ:

– chart title (e.g. Budgeted Sales

Figures);

– vertical and horizontal axis titles (e.g.

Locations and Thousands);

– legend (e.g. years 2011, 2012, 2013

and 2014).

– Bảng dữ liệu (data table)

• Chart layout xác định vị trí của các

yếu tố trên slide

• Truy cập các yếu tố trên tab Layout

dưới Chart Tools

9

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Định dạng các yếu tố của biểu đồ

• Thay đổi thể hiện của các

yếu tố biểu đồ làm cho

chúng nổi bật nhiều hơn

hoặc ít hơn

• Chọn phần tử biểu đồ trên

tab Format, trong nhóm

Current Selection

• Chọn Shape Styles and

WordArt trên tab Format

10

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Sử dụng bảng

• Tổ chức thông tin thành các hàng

và cột

• Hiển thị các mối quan hệ giữa các

bộ dữ liệu

• Chèn bảng đơn giản hoặc vẽ ra

những phức tạp

• Áp dụng Table Styles để định

dạng bảng nhanh chóng

11

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Chèn bảng

• Nhấp vào tùy chọn bảng trong

một trình giữ chỗ nội dung

(content placeholder); hoặc

• Trên tab Insert, trong nhóm

Tables, nhấp vào mũi tên cho

Table, sau đó nhấp vào Insert

Table.

• Xác định số lượng các hàng

và cột.

12

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Vẽ bảng (Drawing Tables)

• Vẽ bảng để tạo ra một cấu trúc

bảng duy nhất hoặc phức tạp

• Đầu tiên vẽ ranh giới bảng

ngoài

• Tiếp theo, vẽ đường viền theo

chiều ngang và chiều dọc

• Xoá bỏ các đường viền không

cần thiết

13

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Làm việc với văn bản trong bảng

• Gõ văn bản trong các ô

• Nhấn Tab để tiến tới ô tiếp theo

• Nhấn Shift + Tab để di chuyển đến ô trước

• Nhấn Tab trong dòng cuối cùng để thêm một hàng khác

• Nhấn Enter bên trong ô cho dòng bổ sung

14

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Các hàng (Rows) và các cột (Columns)

•Thêm và xóa hàng và cột dưới

Table Tools, vào tab Layout,

trong nhóm Rows & Columns.

•Hợp nhất hoặc chia tách các ô

dưới Table Tools, vào tab

Layout, trong nhóm Merge.

•Điều chỉnh kích thước ô và

phân phối như nhau

15

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Thay đổi canh lề (Alignment) hoặc

định hướng (Orientation)

•Thay đổi canh lề theo chiều

ngang và dọc của văn bản

•Thay đổi định hướng của văn bản

để phù hợp với thiết kế bảng

16

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Sử dụng các kiểu bảng (Table Styles)

•Table Style: sự kết hợp

của các tùy chọn định

dạng, bao gồm cả màu sắc

•bắt nguồn từ màu sắc chủ

đề trình bày

17

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Chèn bảng từ Microsoft Word hoặc

Microsoft Excel

• Tái sử dụng các bảng từ Microsoft Word hoặc Excel

• Tạo bảng trong Word hoặc Excel, sao chép vào clipboard

Office, và dán vào bài thuyết trình; hoặc

• Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp vào mũi tên cho

cho Table và nhấp vào Excel Spreadsheet.

18

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Bài tập thực hành

19

Microsoft^®

Core Skills

PowerPoint 2010

Nhiệm vụ thực hành 3.1

• Các tập tin thực hành cho các nhiệm vụ được đặt trong thư mục

Lesson3. Nếu bạn muốn lưu các kết quả của nhiệm vụ, lưu

chúng trong cùng thư mục với bằng cách thêm từ My trước tên

tập tin để bạn không ghi đè lên tập tin thực hành ban đầu.

– Trong bài thuyết trình TimeManagement, trên slide 2, chèn một bảng với ba

cột và bốn hàng. Trong các ô của hàng đầu tiên, nhập Task, Minutes/ Day,

và Hours Saved / Week. Sau đó bắt đầu với các ô thứ hai, nhập các phần

sau đây vào các ô của cột bên trái: Paper documents, Email, và Calendar.

– Trên slide 2, chèn một hàng ở phía trên cùng của bảng, và hợp nhất các ô

của nó. Trong các ô hợp nhất, nhập và canh giữa tiêu đề Effect of Focused

Activity.

– Trong bảng trên slide 2, tắt định dạng Banded Rows, và chuyển về định

dạng First Column. Sau đó, áp dụng các kiểu Medium Style 2 - Accent 2

cho bảng, và áp dụng một đường viền xung quanh toàn bộ bảng.

– Trên slide 3, nhúng vào worksheet Costs. Sau đó, mở rộng đối tượng bảng

20

tính để nó lấp đầy không gian có sẵn trên slide.