Giáo trình Kế toán máy
CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
GIÁO TRÌNH
KẾ TOÁN MÁY
KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
(Dùng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế, Kế toán tại các trường ĐH, CĐ, THCN)
NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA - THÔNG TIN
HÀ NỘI - 2009
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................. 4
HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN ......................................................................................... 6
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT........................................................................... 7
1. Khái niệm phần mềm kế toán ............................................................................ 10
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán ........................................................ 10
4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán ................................................... 13
5. Phân loại phần mềm kế toán .............................................................................. 14
11. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 31
KẾ TOÁN ................................................................................................................. 33
1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán ..................................................................... 34
2. Nhập số dư ban đầu............................................................................................ 39
4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ..................................................................................... 41
5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính ............................................... 42
6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận...................................................... 44
8. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................... 46
9. Bài tập thực hành ............................................................................................... 47
Bản quyền của MISA JSC
1
1. Nguyên tắc hạch toán......................................................................................... 54
2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt ............................................................ 54
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền .............................................................. 57
4. Thực hành trên phần mềm kế toán..................................................................... 59
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................... 71
6. Bài tập thực hành ............................................................................................... 72
CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN VẬT TƯ ......................................................................... 77
1. Nguyên tắc hạch toán......................................................................................... 78
2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho.............................................................. 78
3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư........................................................................... 79
4. Thực hành trên phần mềm kế toán..................................................................... 80
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................... 89
6. Bài tập thực hành ............................................................................................... 89
1. Nguyên tắc hạch toán......................................................................................... 94
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định............................................................. 95
4. Thực hành trên phần mềm kế toán..................................................................... 97
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 110
6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 111
1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 114
2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương................................................................... 114
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương.................................................................. 114
4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 115
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 124
6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 125
1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 128
2
Bản quyền của MISA JSC
3. Sơ đồ hạch toán kế toán mua hàng................................................................... 129
4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 129
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 138
6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 139
1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 144
3. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng.................................................................... 145
4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 146
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 155
6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 156
CHƯƠNG 9: KẾ TOÁN THUẾ ........................................................................... 161
1. Nguyên tắc hạch toán....................................................................................... 162
2. Mô hình hóa hoạt động thuế ............................................................................ 163
3. Sơ đồ hạch toán kế toán thuế ........................................................................... 163
4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 165
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 172
6. Bài tập thực hành ............................................................................................. 172
1. Nhiệm vụ kế toán tổng hợp.............................................................................. 176
2. Mô hình hóa hoạt động kế toán tổng hợp ........................................................ 176
3. Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp.................................................................... 177
4. Thực hành trên phần mềm kế toán................................................................... 177
5. Câu hỏi ôn tập .................................................................................................. 185
6. Bài tập thực hành - Bài tập tổng hợp ............................................................... 185
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................... 206
Bản quyền của MISA JSC
3
Lời mở đầu
LỜI MỞ ĐẦU
Trong hoạt động thương mại, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh
hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế một hệ thống quản lý
tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời
thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách
nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng và
phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển và ngày càng
phổ cập của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành
công cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các
doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán
kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện ích
của các phần mềm kế toán đòi hỏi người sử dụng, bên cạnh nghiệp vụ kế
toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử dụng phần mềm, phải hiểu biết
và sử dụng một cách thành thục.
Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy đã ra đời. Giáo
trình này được biên soạn nhằm phục vụ các đối tượng sinh viên đã và đang
theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chuyên
ngành về tài chính kế toán cũng như các chuyên ngành khác về kinh tế, đã
có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế toán. Mục tiêu chính của giáo trình là:
• Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm
kế toán, quy trình xử lý chung của phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau
khi tốt nghiệp ra trường tiếp cận nhanh nhất và có thể sử dụng ngay được
bất kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại doanh nghiệp.
• Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm được các
tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng như có hiểu biết cơ bản về các loại
phần mềm kế toán và các nhà cung cấp trên thị trường. Từ đó, họ có thể
tự lựa chọn hoặc tư vấn cho lãnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với
doanh nghiệp mình.
4
Bản quyền của MISA JSC
Lời mở đầu
Giáo trình gồm 09 chương và 01 phụ lục.
Chương 1: Trình bày các vấn đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với
chương này, người học sẽ được trang bị những kiến thức cơ bản về phần
mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị trường và cách lựa chọn
phần mềm phù hợp.
Chương 2: Hướng dẫn cách mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần
mềm kế toán, các bước cần thực hiện khi ứng dụng phần mềm kế toán trong
hoạt động của doanh nghiệp.
Từ chương 3 đến chương 9: mỗi chương là một phần hành kế toán cụ thể,
hướng dẫn người học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình hóa hoạt
động của phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện trên phần
mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi chương đều có câu hỏi ôn tập và bài
tập thực hành giúp người học hoàn thiện kiến thức của mình.
Phụ lục: Giải đáp câu hỏi ôn tập cuối các chương, giúp người học một lần
nữa củng cố lại kiến thức của mình để có thể thực hiện tốt các mục tiêu đã
đề ra.
Giáo trình được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm
khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp
chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng
Bản quyền của MISA JSC
5
Quy ước về ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ mô hình hóa hoạt động kế toán
QUY ƯỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG
CÁC SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG
KẾ TOÁN
Ký hiệu
Ý nghĩa
Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện
Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện
Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất
trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra
hoặc không có
Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt
động sau một hoạt động đã hoàn thành =>
giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên
quan đến đối tượng cụ thể
Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và
các luồng đồng thời xảy ra
Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và
các đầu vào xảy ra đồng thời
Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào
và nhiều đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu
đúng, sai
Note - Ghi chú
6
Bản quyền của MISA JSC
Danh mục các từ viết tắt
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt
Ý nghĩa
Bảng cân đối kế toán
BCĐKT
BHXH
CCDC
CĐKT
CĐTK
CNTT
GTGT
HMLK
Bảo hiểm xã hội
Công cụ dụng cụ
Cân đối kế toán
Cân đối tài khoản
Công nghệ Thông tin
Giá trị gia tăng
Hao mòn lũy kế
Kết quả hoạt động kinh doanh
Ngân hàng
KQHĐKD
NH
NVL
Nguyên vật liệu
Quyết định
QĐ
QLDN
SXKD
TK
Quản lý doanh nghiệp
Sản xuất kinh doanh
Tài khoản
TNDN
TSCĐ
XDCB
Thu nhập doanh nghiệp
Tài sản cố định
Xây dựng cơ bản
Bản quyền của MISA JSC
7
Tổng quan về phần mềm kế toán
C H Ư Ơ N G
1
TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được:
 Khái niệm phần mềm kế toán
 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
 Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
 Phân loại phần mềm kế toán
 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
 Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy
 Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng
 Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất
 Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước
ngoài
Bản quyền của MISA JSC
9
Tổng quan về phần mềm kế toán
1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động
xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ
gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ,
sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác. Tóm lại:
• Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,
tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.
• Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.
• Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế
toán thủ công.
2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
10
Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công
đoạn:
a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
• Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát
sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống
tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
• Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong
máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
b. Công đoạn 2: Xử lý
• Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập
trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê
trong công đoạn sau.
• Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm
sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các
nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ
cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
• Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo
thống kê, phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn
hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống
kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
• Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các
báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được
nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn
là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá
sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
Bản quyền của MISA JSC
11
Tổng quan về phần mềm kế toán
3. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
3.1. Tính chính xác
Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo
cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian
tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn
thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa
thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày
xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất
là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán
thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép
trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn
tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế
toán tổng hợp bị sai lệch.
3.2. Tính hiệu quả
Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông
tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả
năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh
hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.
Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính
toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và
thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
3.3. Tính chuyên nghiệp
Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh
nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các
chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên
nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính,
12
Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán
kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương
hiệu cho riêng mình.
3.4. Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán
từ mua hàng, bán hàng,... cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều
người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán.
Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể
là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với
nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa
làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
a. Đối với doanh nghiệp
ꢀĐối với kế toán viên
• Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay.
• Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm
vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính
xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có
kinh nghiệm về nghiệp vụ.
ꢀĐối với kế toán trưởng
• Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế
toán.
• Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào
cho người quản lý khi được yêu cầu.
ꢀĐối với giám đốc tài chính
• Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo
nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
• Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh
nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
Bản quyền của MISA JSC
13
Tổng quan về phần mềm kế toán
ꢀĐối với giám đốc điều hành
• Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần
thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản
xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
• Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp
của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác,
khách hàng và nhà đầu tư.
b. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán
• Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp.
5. Phân loại phần mềm kế toán
5.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
5.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ
thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting)
là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất
bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể
mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn
chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm
cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho.
Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà
hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần
mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị.
Trong môn học này không đề cập sâu tới các phần mềm kế toán loại này.
5.1.2. Phần mềm kế toán tài chính quản trị
Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn
phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu
trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo
cáo phân tích thống kê tài chính.
Môn học kế toán máy chủ yếu đề cập tới loại phần mềm này.
14
Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán
5.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm
5.2.1. Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng
gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng
và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng
rãi và phổ biến trên thị trường.
ꢀ Ưu điểm
- Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp
nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng. Vì vậy giá
thành của loại phần mềm này thường rất rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật,
bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tư ban đầu.
- Tính ổn định của phần mềm cao: Do được nhiều doanh nghiệp hoạt
động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm có tính ổn
định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được người dùng nhanh
chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện pháp khắc
phục và sửa chữa kịp thời.
- Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng
gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc
cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh
chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm.
- Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài
liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo
giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải
qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển
khai cho người sử dụng.
- Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần
mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triển khai ngay
lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình
thêm các tính năng mới theo yêu cầu.
Bản quyền của MISA JSC
15
Tổng quan về phần mềm kế toán
ꢀNhược điểm
Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động
trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ
gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ
không có trong phần mềm.
5.2.2. Phần mềm đặt hàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm
thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp
trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung
cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ
phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại
phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.
ꢀƯu điểm
Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp.
ꢀ Nhược điểm
- Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ
dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài
chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các
chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này.
Những chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tư
ban đầu.
- Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung
cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho
hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt,
nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu
mới tới lượt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi.
- Tính ổn định của phần mềm kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ được
đưa vào sử dụng ở một hoặc vài doanh nghiệp, cộng với áp lực về thời
gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thường phát sinh rất
nhiều lỗi kể cả trước, trong và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài.
16
Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán
- Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất
lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một
cách dễ dàng nên doanh nghiệp sử dụng rất dễ gặp rủi ro là có được phần
mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp phần mềm không
như ý, không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không
hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí phát triển. Mặt
khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu không thỏa thuận
được về giá với nhà cung cấp, các doanh nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi.
6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán
Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư
103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc
"Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán".
6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
• Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay
đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các
văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.
• Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách
tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
• Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
kế toán.
• Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu.
6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán
• Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết
minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn
tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.
• Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể
kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các
sự cố đơn giản.
Bản quyền của MISA JSC
17
Tổng quan về phần mềm kế toán
• Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp
phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải
hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính.
6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán
a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
• Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của
doanh nghiệp.
• Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản
lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
• Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần
mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu
kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
• Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản
lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông
tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ;
phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…
• Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố
trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
b. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
• Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
• Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào
máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy
theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán
và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.
• Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy
chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên;
quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
18
Bản quyền của MISA JSC
Tải về để xem bản đầy đủ
209 trang
21780
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán máy", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_ke_toan_may.pdf
